ASSOCIAZIONE MILANO BIBLIOTECA DEL 2000

A cura di Giovanni Solimine

La riproduzione con qualsiasi mezzo di tali studi č consentita unicamente al Comune di Milano, Settore Cultura/Biblioteche e alla Regione Lombardia - Unitŕ Organizzativa Beni Librari e Sistemi Documentari e a quanti dagli stessi autorizzati.

Il presente documento espone i principi e le scelte di fondo che guideranno la politica delle collezioni della nuova Biblioteca Europea di Informazione e Cultura (BEIC), in via di istituzione a Milano.

Nei precedenti elaborati progettuali, ed in particolare nello Stralcio del progetto biblioteconomico prodotto nel settembre 2000, sono già state tracciate le linee principali della fisionomia documentaria della BEIC. Un primo approfondimento era già stato presentato nel Documento preliminare prodotto nello scorso mese di marzo.

Il presente documento ritorna su quei punti, approfondendo le questioni generali, risolvendo alcuni problemi rimasti insoluti, fornendo precise linee guida per lo sviluppo, la gestione e il trattamento delle collezioni. Naturalmente, il presente Progetto delle collezioni richiederà periodiche revisioni e andrà poi tradotto in pratica dai responsabili della struttura nel momento in cui la BEIC verrà formalmente istituita: si precisa però che sarà necessario dare avvio all’impianto delle collezioni con qualche anno di anticipo rispetto al completamento dei lavori di costruzione della sede della biblioteca, in modo che alla data della sua apertura al pubblico sia già disponibile un nucleo significativo di documenti.

Il diseguale livello di approfondimento a cui si spinge il presente progetto è dovuto, in alcuni casi, alle specifiche caratteristiche di alcuni ambiti disciplinari (che rendono più difficile una previsione a distanza di anni dalla formazione delle raccolte), e in altri casi a questioni particolari, che saranno di volta in volta evidenziate. Non per tutti i settori, ad esempio, era possibile formulare delle stime dei costi correnti sufficientemente precise, ma si è ritenuto di doverlo fare specie per alcuni ambiti (come la sottoscrizione di periodici correnti) per i quali ciò non riguardava solo l’impegno finanziario necessario per formare la dotazione iniziale, ma costituiva anche una quota significativa del budget da destinare annualmente allo sviluppo delle collezioni.

Lo Stralcio del progetto biblioteconomico della BEIC individuava tra le azioni da compiere lo svolgimento di un modulo di progettazione delle collezioni documentarie, cui ha provveduto un apposito Gruppo di lavoro, di cui hanno fatto parte

• Gianna Del Bono, già responsabile delle sale di consultazione della Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze ed attualmente docente di Biblioteconomia presso l’Università di Pavia;
• Antonella De Robbio, della Biblioteca del Seminario matematico dell’Università di Padova;
• Giovanni Di Domenico, già responsabile della istituzione di nuove biblioteche all’interno delle Università di Salerno e del Sannio ed attualmente docente di Biblioteconomia presso l’Università di Urbino;
• Enrico Martellini, della Biblioteca della Scuola Normale Superiore;
• Assunta Pisani, della Stanford University Library, California (USA);
• Giovanni Solimine, docente di Biblioteconomia presso l’Università della Tuscia, che ha già collaborato alla redazione dello Stralcio del progetto biblioteconomico e che ha assunto la responsabilità di coordinare il modulo sulle collezioni.

Il progetto delle collezioni intende dare alla BEIC una fisionomia documentaria coerente con le sue finalità e la sua strategia di servizio.

La BEIC intende dare una risposta di elevata qualità ai bisogni informativi e culturali dell’area metropolitana milanese, con il "semplice" obiettivo di mettere a disposizione del pubblico la più vasta offerta possibile di libri, periodici e altri documenti, senza distinzione di supporti. Ma la BEIC vuole essere una biblioteca capace di "andare oltre" il pur doveroso soddisfacimento di questo tipo di domanda e vuole ancorare tali servizi ai trend di sviluppo di una moderna metropoli europea e proporre una sintesi tra fisionomie differenti di servizi informativi e documentari, praticando con decisione i terreni della multimedialità e delle politiche di rete, aggiungendo nuovi pubblici a quanti già usufruiscono solitamente dei servizi bibliotecari, collegando i servizi di base alla formazione permanente, fino a toccare quei filoni specialistici che sono maggiormente vicini alle tradizioni culturali della società milanese e lombarda.

La denominazione di Biblioteca Europea di Informazione e Cultura nasce dall’assunto di fondo che l’ambito di riferimento culturale è quello dell’Europa, intesa come realtà storico-geografica ma anche istituzionale: la vocazione europea della BEIC si concretizzerà in una particolare attenzione alla documentazione della storia, della cultura, delle lingue, della realtà socio-economica del continente europeo e in un sistematico impegno nella educazione delle giovani generazioni alla dimensione europea della vita collettiva. La BEIC rappresenterà nelle proprie raccolte la produzione editoriale, sia letteraria che saggistica, dei paesi europei, anche attraverso l’acquisizione di molte opere in lingua originale e si proporrà alle principali biblioteche europee come interlocutore per progetti di scambio e collaborazione a livello internazionale. Essere biblioteca "di informazione e cultura" significa poi impegnarsi nell’offerta di servizi informativi, ma cercando di offrire ai cittadini gli strumenti per un’appropriazione e una rielaborazione critica dei contenuti, favorendo l’esercizio di attività di lettura, di studio e di svago direttamente rivolte allo sviluppo della conoscenza e della persona umana.

La BEIC dovrà caratterizzarsi nella ricerca di un nuovo punto di equilibrio tra gli specialismi e la diffusione della cultura e dovrà proporsi al tempo stesso come biblioteca pubblica moderna di eccellenza, capace di soddisfare le esigenze di informazione e consultazione generale, e come strumento di raccordo tra queste esigenze e quelle del mondo della ricerca e dell’alta divulgazione.

Di conseguenza, la fisionomia documentaria della BEIC sarà molto composita e variegata, ma dovrà essere al tempo stesso molto precisa e organica: l’obiettivo può essere raggiunto solo se le diverse tipologie di materiali documentari e le diverse sezioni della Biblioteca, le quali copriranno aree di interesse diverse e si rivolgeranno a fasce diverse di utenti, saranno ricondotte a unità dai servizi che la BEIC impianterà. La garanzia di organicità può essere assicurata solo da un sistema integrato di gestione delle informazioni e dall’allestimento di strumenti di mediazione molto efficaci.

Pur senza anticipare in questa sede le scelte sulla politica dei servizi che la BEIC dovrà darsi, può essere utile precisare che l’architettura delle collezioni che qui si sta definendo dovrà mantenere la sua coerenza e integrità. Ad esempio, andranno conciliate le politiche del prestito – che per una biblioteca come la BEIC, che intende avere una forte vocazione al servizio pubblico, sono molto importanti – con la fisionomia documentaria: ciò vuol dire che la BEIC, come ad esempio la Bibliothèque publique d’information del Centre Pompidou di Parigi, punterà essenzialmente sulla consultazione in sede.

Vengono ora ripresi, a scopo di illustrazione introduttiva, alcuni degli obiettivi di offerta contenuti nello Stralcio, che hanno fatto da sfondo a tutto il lavoro della équipe che ha lavorato al Progetto delle collezioni.

2.2. Attualità e prime informazioni

La BEIC acquisirà tutte le novità editoriali (libri, giornali, riviste, audiovisivi) italiane, nonché la più significativa produzione straniera, che saranno ritenute pertinenti con la sua fisionomia di biblioteca generale.

L’organizzazione di questi materiali (si prevede una esposizione contemporanea, continuamente rinnovata, di circa 10.000 documenti) seguirà il modello biblioteconomico del "settore di ingresso" diffuso nelle biblioteche pubbliche britanniche e tedesche. Questo settore precede, fisicamente e funzionalmente, le sale di lettura. Anche per questo motivo l’esposizione del materiale e la sua fruizione avranno la caratteristiche dell’informalità e somiglierà più a quella delle librerie che a quella tradizionalmente usata nelle biblioteche: scaffali, vetrine e bacheche saranno dedicate a presentare il materiale secondo "aree di interesse" il più possibile aderenti ai gusti più comuni e mutevoli dell’utenza; molti volumi verranno esposti di piatto e saranno accompagnati da estratti di recensioni e commenti; i lettori potranno aggirarsi liberamente tra le novità e potranno consultare tali pubblicazioni accomodandosi su poltrone o divani, sfogliarli stando seduti al bar.

In quest’area della biblioteca troverà posto anche una sezione di letteratura corrente di circa 10.000 titoli, pari al totale della migliore produzione annua italiana di fiction e a un’ampia selezione delle corrispondente produzione straniera, in primo luogo europea. Tale sezione verrà sottoposta ad un continuo turn over, sostituendo le opere che saranno spostate nella sezione di "letteratura" delle aree dipartimentali con le ultime novità.

Un modulo speciale, di fatto strettamente connesso alla sezione attualità, riguarderà l’offerta del materiale relativo al tempo libero (viaggi, sport, hobby, bricolage e così via), per il quale si prevede una dotazione di circa 20.000 documenti.

Una prima caratterizzazione della fisionomia della BEIC sarà quella di essere una reference library in cui vi è una forte integrazione fra risorse professionali (i bibliotecari), risorse informative (cataloghi, repertori bibliografici, banche dati on line) e materiale documentario posseduto.

A corredo del settore di reference, la biblioteca sarà dotata di un ricchissimo apparato di materiali di consultazione a carattere generale. Questo servizio, che pure dovrà contare su una notevole quantità di materiale cartaceo (circa 100.000 volumi), si avvarrà di molti prodotti multimediali, che tendono sempre più spesso a sostituire le pubblicazioni a stampa con testo discontinuo (annualmente vengono immessi sul mercato moltissimi repertori, cataloghi, bibliografie su CD-Rom).

Essenziale sarà anche il collegamento con banche dati remote e servizi automatizzati di informazione, che dovranno essere disponibili in grande quantità e facilmente accessibili.

Ad una prima area di consultazione generale faranno seguito alcune sezioni di consultazione specialistica e le sezioni a scaffale aperto organizzate per aree tematiche. Nei sottoparagrafi che seguono vengono illustrate le caratteristiche di alcune sezioni di consultazione specialistica.

Scopo di un servizio di informazione di comunità è quello di soddisfare esigenze informative primarie della cittadinanza, concentrando e diffondendo le informazioni di varia natura prodotte dai soggetti, pubblici e privati, erogatori di servizi e prestazioni di utilità comune, riguardanti la casa, la scuola, il mercato del lavoro, il tempo libero, la tutela della salute e dell’ambiente ecc. Questo servizio andrà impiantato in collaborazione con i produttori di informazioni (istituzioni locali, camere di commercio, enti di promozione turistica, ordini professionali, associazioni di categoria ecc.) e allestito a partire da altri servizi informativi già esistenti (reti civiche, Televideo, Informagiovani ecc.).

L’allestimento del servizio dovrà ovviamente tener conto del fatto che la comunità di cui qui si sta discutendo è una comunità sempre più compita, non solo da un punto di vista sociale e culturale, ma anche per origine, etnia, lingua, credo religioso, e così via. La BEIC sarà quindi anche una biblioteca multiculturale e questa sezione avrà in particolare la funzione di favore l’incontro e l’integrazione di culture diverse.

Per quanto riguarda la necessità di documentare la storia e le tradizioni locali, va considerata la peculiare identità milanese e lombarda e l’esigenza di soddisfare anche i bisogni di una maggiore attenzione verso questo genere di servizio. La BEIC si occuperà in molte sue sezioni di rappresentare l’identità culturale e sociale lombarda. Pertanto, anche la sezione di informazione di comunità – pur essendo prevalentemente orientata all’attualità – non dovrà trascurare un’attività di vera e propria documentazione locale.

Per questa sezione si prevede una dotazione di circa 20.000 documenti.

Questa sezione si rivolge ad un segmento particolare di utenza e riguarda chi esercita attività imprenditoriali e commerciali. Il servizio mira a creare maggiori e più qualificate opportunità di informazione economica, rendendo disponibili indagini di mercato, documenti tecnici, brevetti, fonti statistiche, informazioni sulla concorrenza, repertori specialistici, letteratura grigia (progetti di studio e di ricerca, rapporti tecnici, standard e normative tecniche ecc.), raccolte di abstracts, archivi legislativi e raccolte di norme e direttive (regionali, nazionali, comunitarie), spogli di articoli, rassegne stampa, banche dati specializzate.

Anche in sintonia con le nuove guidelines prodotte dall’IFLA per le biblioteche pubbliche, secondo le quali tali strutture hanno anche il compito di "agenzia per il cambiamento" all’interno della comunità servita, il servizio di business information avrà un carattere di fattore di innovazione, formazione, crescita, sviluppo economico-sociale e rivolgerà la sua attenzione in particolare alla PMI.

Tale servizio potrà essere organizzato e gestito in collaborazione con la Camera di Commercio, la Confindustria, le associazioni degli imprenditori e di altre categorie produttive, e per la sua erogazione ci si potrà avvalere anche della cooperazione di biblioteche e centri di documentazione specializzati: i destinatari privilegiati sono le piccole aziende, prive di un proprio ufficio studi, ma potrà essere offerto anche a liberi professionisti e a studenti e studiosi di discipline economiche, sociali e giuridiche.

Anche per questa sezione si prevede una dotazione di circa 20.000 documenti.

Dal servizio di consultazione generale l’offerta della BEIC si irradierà in diverse aree tematiche, in cui saranno collocate almeno 500.000 opere a scaffale aperto.

L’assunto di partenza è che i campi di interesse che la Biblioteca intende coltivare non hanno praticamente alcuna limitazione e che essa dovrà puntare molto sull’interdisciplinarità e quindi, anche se i diversi settori saranno articolati per aree tematiche e/o d’interesse, non dovrà venir meno l’unitarietà delle sue raccolte, garantita dai collegamenti thesaurali predisposti a livello del catalogo sistematico e del sistema informativo della Biblioteca.

Per i motivi appena illustrati alcune sezioni si svilupperanno attorno ad aree tematiche e disciplinari, mentre alcune saranno rivolte a particolari ambiti di interesse.

Per quanto riguarda le sezioni di lettura e consultazione più tradizionali, organizzate secondo un approccio di tipo disciplinare, si pensa ad una organizzazione per grossi nuclei tematici, corrispondenti a interessi consolidati: il progetto prevede la realizzazione di tre dipartimenti tematici di ampio respiro, dotati anche di notevole autonomia funzionale e gestionale.

Ogni dipartimento avrà una sua "area di consultazione", a carattere propedeutico, che fungerà da introduzione alle varie materie rappresentate in quel determinato settore e svilupperà una particolare attenzione ai collegamenti di tipo "orizzontale" fra le discipline, ai percorsi trasversali che le uniscono e ai nuovi filoni di studio, che portano anche alla nascita di nuovi saperi. L’organizzazione delle sale "a grappoli" attorno a grandi aree disciplinari consente anche l’attivazione di più punti di distribuzione: per il materiale non collocato a scaffale aperto, ma di pertinenza di quella determinata area, ciascun dipartimento farà riferimento anche ad uno spazio dei magazzini e potrà alimentarsi attraverso uno specifico punto di distribuzione. Inoltre, ciascun dipartimento disporrà di un suo piccolo magazzino accessibile agli utenti, dove sarà sistemato il materiale che non dovrà essere necessariamente a portata di mano o che verrà sottoposto a periodica revisione.

I tre dipartimenti potranno coprire le seguenti aree:

• Scienze e tecnologie (nei precedenti elaborati progettuali veniva ipotizzata una dotazione di circa 85.000 documenti e 600 periodici a scaffale aperto);
• Scienze umane e sociali (nei precedenti elaborati progettuali veniva ipotizzata una dotazione di circa 210.000 documenti e 1.100 periodici a scaffale aperto);
• Arti e Letterature (nei precedenti elaborati progettuali veniva ipotizzata una dotazione di circa 200.000 documenti e 750 periodici a scaffale aperto).

Il materiale di queste sezioni sarà sottoposto ad un continuo svecchiamento, trasferendo periodicamente nel magazzino i documenti che abbiano perso il carattere della immediata utilità o che possano essere sostituiti da edizioni più aggiornate.

Il principio che verrà applicato è che l’offerta va organizzata attorno ai contenuti e non alle forme dei documenti. Le sezioni tematiche, quindi, saranno articolate per aree funzionali e non per supporti documentari: in ogni dipartimento, quindi, saranno disponibili documenti cartacei (monografie e periodici), documenti audiovisivi, CD-Rom, postazioni di lavoro multimediali. Quindi i supporti multimediali riguardanti le diverse aree disciplinari e tematiche saranno integrati nelle varie aree funzionali della BEIC.

La scelta della multimedialità come linguaggio da privilegiare non significa solo disporre di documenti su diversi supporti, ma assumere l’impegno a costruire "collezioni multimediali", con una concezione unitaria delle collezioni, in cui dovranno convivere media diversi.

Un altro aspetto a cui fare molta attenzione nella organizzazione di queste aree dipartimentali è la consapevolezza del fatto che i contenuti cambiano, si evolvono, si intersecano: l’idea di una biblioteca a carattere generale, cioè enciclopedico, oggi corrisponde ad una concezione interdisciplinare del sapere. La struttura di queste aree dipartimentali dovrà essere perciò estremamente flessibile e tale flessibilità dovrà essere evidente anche dal punto di vista logistico: i temi e le discipline "di confine" fra un’area dipartimentale e l’altra dovranno trovare una collocazione fisica negli ambienti "di cerniera" tra una sezione dipartimentale e l’altra.

Tutto ciò richiede che le caratteristiche dell’edificio che sarà progettato siano coerenti con questa impostazione del servizio e con questa concezione reticolare del sapere.

Per ciascun ambito tematico saranno disponibili – in lingua originale e nelle migliori traduzioni italiane – le opere di riferimento generale e a carattere introduttivo, le sintesi attraverso le quali orientarsi e avvicinarsi ad un tema, i classici, le più autorevoli collezioni di testi (nel caso, anche concordanze e altri sussidi), le fonti, i manuali e i trattati, le monografie fondamentali, le opere che meglio documentano la storia della scienza e delle singole discipline, gli atti dei principali congressi scientifici, bollettini di abstracts, bollettini delle ricerche in corso, annate correnti delle principali riviste, rapporti recenti di organizzazioni e associazioni professionali, atti e calendari di congressi e manifestazioni espositive, rassegne stampa tematiche, e ogni altro genere di documenti (pubblicazioni a stampa, letteratura grigia, audiovisivi, documenti elettronici ecc.) che siano atti ad offrire un panorama il più possibile completo dell’evoluzione delle conoscenze su un determinato tema, dello stato dell’arte, delle tendenze più innovative delle ricerche sull’argomento. Per le opere letterarie saranno presenti gli autori classici e quelli contemporanei, sia in edizione originale che nelle migliori traduzioni nelle principali lingue.

L’obiettivo ovviamente non deve essere quello di acquistare tutto su tutto, né di inseguire la produzione scientifica nei vari ambiti di specializzazione, bensì quello di fare alta divulgazione assicurando la documentazione dello stato delle conoscenze in un determinato settore, fornendo poi gli strumenti bibliografici e di localizzazione per chi voglia condurre presso altre biblioteche le sue ricerche specialistiche.

Vi saranno poi delle sale di lettura, destinate prevalentemente agli studenti per lo studio individuale (anche di libri propri), in cui saranno collocati 1000 volumi di consultazione generale.

2.5. Servizi multimediali

Come si è detto, i documenti multimediali e, ovviamente, le attrezzature per il loro utilizzo, in genere troveranno posto nelle varie sezioni della biblioteca e non saranno concentrati, quindi, solo in uno spazio apposito.

La sezione multimediale alla quale qui ci si riferisce ospiterà prevalentemente documenti audiovisivi (sonori, videocassette, videodischi ecc.), ma anche documenti cartacei, relativi alla musica, alle arti figurative, allo spettacolo, all’informazione radiotelevisiva (con postazioni attrezzate per la ricezione di canali satellitari di intrattenimento, informativi e tematici). Essa (prevista per almeno 50.000 documenti audiovisivi e 10.000 documenti cartacei di supporto) sarà attrezzata per la consultazione individuale, per la consultazione di gruppo, per attività di laboratorio, per l’organizzazione di gruppi di ascolto. Sarà dotata di sala per prove e registrazioni, di locali per la riproduzione dei documenti audiovisivi ecc. e di una sala attrezzata per la realtà virtuale e proiezioni tridimensionali.

Lo scopo è quello di fare di questa sezione un "mediaforum", luogo di presentazione e discussione sull’arte e la cultura dei nuovi media e dell’electronic publishing, in cui si possano organizzare conferenze e workshop, punto di incontro fra i produttori e la grande utenza dei media elettronici. Questa sezione, quindi, sarà fortemente orientata all’attualità e funzionale all’uso del documento multimediale (per consentire, ad esempio, ad una gruppo di amici di visionare insieme un film o registrare un CD o un’audiocassetta), mentre nelle sezioni a scaffale aperto saranno presenti i materiali da utilizzare in prevalenza per lo studio del cinema, della musica ecc.

2.6. Servizi e sezioni speciali

I moduli e servizi speciali ai quali ora si farà riferimento si caratterizzano per il fatto di essere rivolti a particolari categorie di utenti, di ospitare materiale specialistico oppure di limitarsi a particolari supporti. Non si tratta quindi di un’offerta accessoria o "periferica", ma, viceversa, di settori ai quali la BEIC dedicherà uno specifico interesse, accanto all’offerta di tipo generalista allestita nei settori passati in rassegna finora.

Coerentemente con quanto sopra indicato, non esisterà una sezione periodici, intesa in senso tradizionale, perché i periodici "speciali" che si propongono di approfondire solo determinate materie saranno collocati nelle diverse aree disciplinari. Verrà realizzata solo una emeroteca dotata di 300 testate di quotidiani, periodici di informazione e cultura generale, sia su supporto cartaceo che digitale.

Un altro modulo di grande rilevanza, è quello destinato ai ragazzi, agli adolescenti e ai giovani. Nello Stralcio viene data per acquisita l’esigenza di prevedere spazi così articolati:

• una sezione per i bambini più piccoli (0-5 anni), con circa 4.000 documenti;
• una sezione per bambini/ragazzi (6-13 anni), con circa 12.000 documenti;
• uno "spazio giovani", dedicato agli adolescenti, fisicamente autonomo e indipendente dai primi due, con circa 50.000 documenti;
• uno "spazio adulti" (genitori e insegnanti), con circa 1000 volumi e 200 audiovisivi.

Altre sezioni della BEIC e altri moduli riguarderanno specifici servizi o saranno destinati ad ospitare biblioteche specializzate. La via attraverso la quale si possono individuare questi settori da coltivare con particolare attenzione può essere duplice: da una parte pensare all’accorpamento di importanti biblioteche preesistenti che per diversi motivi vivano una vita precaria e non abbiano altre e certe prospettive di sviluppo se non addirittura di sopravvivenza (per queste biblioteche andrebbe trovata una soluzione che ne salvaguardi comunque l’identità), dall’altra pensare di incrementare quei settori tematici che corrispondano in modo peculiare alle vocazioni della città di Milano e della Lombardia, e che al momento risultino in tutto o in parte trascurati da altre istituzioni bibliotecarie.

Lo Stralcio del progetto biblioteconomico prevede complessivamente la seguente dotazione documentaria a scaffale aperto:

• 744.000 volumi e audiovisivi collocati nelle diverse sale e sezioni (cui vanno aggiunti 350.000 volumi nei "magazzini di piano"),
• 2.750 testate di periodici correnti,
• 50.200 audiovisivi (cui vanno aggiunti altri documenti audiovisivi collocati insieme ai volumi nelle varie sezioni).

La capienza prevista per il magazzino di conservazione è di circa 3.500.000 volumi.

Cap. 3.

All’interno della BEIC la politica delle collezioni sarà il risultato di un progetto ben definito, gestito attraverso un lavoro sistematico, affidato ad équipes di bibliotecari esperti e di consulenti, sottoposto ad un continuo monitoraggio.

Dagli elaborati progettuali su cui si fonda l’ipotesi culturale della BEIC vengono estratti gli elementi-chiave per dichiarare la "missione" affidata alla politica delle collezioni, "goals ed obiettivi" della biblioteca, in modo da costituire le solide basi su cui progettare il tipo e il livello delle raccolte documentarie da proporre per la BEIC al momento della sua costituzione, e delle politiche di acquisto che si prescrivono per il futuro.

Si tratta di un’attività molto impegnativa. Le caratteristiche del sapere contemporaneo e la necessità per la BEIC di intercettare le complesse necessità di chi deve orientarsi di fronte ad una produzione sempre più vasta dal punto di vista quantitativo, sempre più variegata nelle forme e nei contenuti, sempre più facilmente deperibile e che invecchia sempre più rapidamente, comporta che nella biblioteca si radichi una teoria consapevole su cui fondare il metodo ed a cui ispirare le scelte in materia di politica di sviluppo delle raccolte.

3.1. La qualità delle collezioni

Una struttura complessa e ambiziosa come la BEIC ha bisogno di progettare e realizzare con metodo e rigore le sue collezioni, ma ha la necessità al tempo stesso di non trasformare questo "nodo" in una "questione erudita", privandola della sua essenza prevalentemente biblioteconomica.

Il peso specifico che la politica delle acquisizioni riveste è solo in parte legata alla quantità di risorse destinata a tale scopo, e si prevede che la BEIC investa molto in questa funzione, ma dipende principalmente dalla consapevolezza con cui questa attività verrà perseguita.

Infatti, se si vuole partire correttamente dalle condizioni che una biblioteca deve rispettare per adempiere i propri fini istituzionali, ed individuandole nella necessità di rispondere alle esigenze di documenti e di informazioni della sua utenza e nella necessità di rendere accessibili tali risorse attraverso la mediazione catalografica e informativa, la qualità e il valore della BEIC dipenderanno da quanto e da come queste condizioni saranno soddisfatte.

La "capacità di risposta" della BEIC dipenderà dalla direzione che verrà impressa allo sviluppo delle risorse e dei servizi, considerati unitariamente.

Va in primo luogo ricomposta una dicotomia spesso presente nella cultura biblioteconomica italiana: occorre considerare che il processo di collection management investe l’intero ciclo gestionale del "sistema biblioteca", a partire dalla fase di definizione degli obiettivi, passando poi a quella che lo riguarda solo apparentemente più da vicino, vale a dire la fase della scelta del materiale da acquisire, e coinvolgendo via via tutti gli altri momenti, come quello del trattamento fisico e catalografico del materiale, quello del monitoraggio sull’uso delle collezioni da parte degli utenti. Tanti altri sono i temi coinvolti, più o meno direttamente: dalla scelta dei criteri di collocazione e ordinamento alla individuazione di un sistema di classificazione bibliografica che favorisca il rapporto fra utenti e documenti, dalla gestione dello spazio alle politiche di conservazione e sicurezza, dall’atteggiamento con cui affrontare il dilemma possesso/accesso alla regolamentazione dei servizi di riproduzione e prestito, e altro ancora.

A tali complesse questioni si cerca di dare una prima risposta col presente documento.

Pertanto, come si può intuire da quanto è stato detto finora, il problema della qualità delle collezioni non è tanto legato alla qualità intrinseca dei documenti che verranno acquistati, né alle dimensioni delle raccolte, ma alla coerenza con cui la politica di sviluppo delle collezioni aderirà alla mission della BEIC.

Risulta evidente, infatti, che dallo sviluppo e dall’organizzazione delle collezioni – e cioè dall’attività di selezione, acquisizione e revisione – la BEIC trarrà gli elementi per inserirsi in modo incisivo nei processi di circolazione del sapere e che da qui essa trarrà uno dei connotati essenziali della propria identità, mostrandosi capace di soddisfare i bisogni del bacino d’utenza al quale si rivolge.

Per i motivi sopra illustrati la responsabilità delle collezioni è inscindibile dalle responsabilità tecnico-biblioteconomiche e va saldamente ancorata allo staff professionale.

La cultura professionale del bibliotecario addetto alla gestione delle collezioni è la migliore garanzia di una sintesi tra esigenze di servizio e politica delle acquisizioni. I responsabili dei dipartimenti e delle diverse sezioni cureranno tutti gli aspetti del servizio: dalla progettazione all’erogazione del servizio stesso, dalle acquisizioni alla circolazione dei documenti, e così via. Pertanto, la politica delle accessioni sarà decentrata al massimo, anche se dovrà inserirsi in un progetto complessivo organico e unitario.

Anche se è prevedibile che chi si occuperà degli acquisti avrà bisogno di avvalersi di consulenti e specialisti nei vari ambiti disciplinari, bisognerà fare molta attenzione a non ribaltare i livelli di responsabilità, proprio se si vuole evitare di spostare i criteri di scelta solo sul valore intrinseco del singolo documento.

La scelta andrà affidata invece a un mix di giudizi che dovranno riuscire a individuare il valore bibliologico (valore dell’oggetto libro nella sua forma e nella sua entità fisica), bibliografico (valore di relazione di un documento rispetto allo stato delle conoscenze e alla produzione editoriale in una determinata area di soggetto) e biblioteconomico (valore del documento rispetto alle finalità della BEIC e alle sue collezioni pregresse, ponendo in risalto all’apporto che esso potrà dare al miglioramento della "capacità di risposta" della biblioteca rispetto ai bisogni informativi e culturali dei suoi utenti) dei documenti.

Il giudizio globale che deriverà dalla combinazione di queste diverse valutazioni e conferirà oggettività alle operazioni di scelta.

È per questi motivi che la responsabilità della scelta compete al "bibliotecario/bibliografo": soltanto questa figura, infatti, può, utilizzando a fini biblioteconomici anche gli strumenti della bibliografia, aggiungere alle valutazioni critiche degli esperti le sue specifiche valutazioni, che attengono proprio alla sfera di cui qui si sta discutendo: vale a dire la funzione di un determinato documento all’interno delle raccolte della BEIC, in relazione alle sue finalità.

La delicatezza del compito richiede che allo sviluppo delle collezioni sia preposta una figura con una notevole rilevanza nell’organigramma della biblioteca.

Anche se la gestione delle collezioni sarà materialmente demandata ai dipartimenti e alle diverse sezioni della BEIC, è opportuno che venga costituito un apposito ufficio di coordinamento (con funzioni definibili come funzioni "di ricerca e sviluppo"), per il quale si propone il seguente organico:

• un direttore delle collezioni (persona distinta dal direttore della biblioteca);
• un bibliotecario specialista per ciascuna sezione e area dipartimentale, che curerà le acquisizioni nella sezione di competenza e che collaborerà col direttore delle collezioni nella definizione della politica di sviluppo complessivo delle collezioni;
• un bibliotecario esperto di documenti multimediali (ma la selezione avverrà nell’ambito delle singole sezioni e aree dipartimentali);
• un reference librarian (anche in questo caso la selezione avverrà nell’ambito delle singole sezioni e aree dipartimentali);
• un esperto di periodici (anche in questo caso la selezione avverrà nell’ambito delle singole sezioni e aree dipartimentali);
• un database e digital specialist (anche in questo caso la selezione avverrà nell’ambito delle singole sezioni e aree dipartimentali).

La BEIC elaborerà una sua "carta delle collezioni", di cui il presente documento vuole essere una premessa, se verrà ritenuta valida da chi avrà la responsabilità gestionale della biblioteca.

La necessità di programmare la fisionomia e la crescita di una raccolta con consapevolezza e ad ampio raggio è comune a tutte le biblioteche, a prescindere dalle loro caratteristiche e dimensioni, ma è ancor più stringente in quelle strutture che dispongono di budget cospicui e che sono chiamate a soddisfare esigenze variegate, come la BEIC.

Nella stesura di un documento di policy statement verrà formalizzata la politica degli acquisti, in modo da esplicitare e comunicare – a tutto lo staff, agli utenti, agli amministratori e finanziatori della BEIC, agli enti con i quali essa stipulerà un contratto di servizio, alle altre biblioteche con cui si intratterranno rapporti di cooperazione – gli obiettivi di tale politica, le priorità che si intendono perseguire, il livello di approfondimento nelle varie aree tematiche che si ritiene di dover garantire, i criteri che si intendono adottare per la selezione del materiale, e così via.

Lo "statuto" delle collezioni non è solo una dichiarazione di principi ma uno strumento quotidiano di lavoro e la sua concreta applicazione ha le seguenti funzioni:

• indurre i responsabili a tenere sempre presenti le finalità della biblioteca ed a misurarsi con queste, nonché ad identificare i bisogni degli utenti ed a stabilire un ordine di priorità nell’allocazione delle risorse;
• considerare organicamente tutte le componenti della comunità da servire;
• stabilire uno standard per la scelta e lo scarto del materiale;
• informare gli utenti, gli amministratori e le altre biblioteche degli ambiti disciplinari della raccolta, in modo da facilitare i rapporti di cooperazione;
• limitare la discrezionalità personale nelle operazioni di selezione, dando regole uniformi e riportando le scelte individuali nell’alveo di una politica comune;
• fornire uno strumento di formazione e di orientamento al personale neo-assunto;
• assicurare la continuità e facilitare la transizione tra i bibliotecari che si avvicenderanno nel lavoro di selezione;
• fornire un parametro di riferimento per l’attività di valutazione e autovalutazione;
• favorire l’affermazione di una concezione della biblioteca come agenzia produttrice ed erogatrice di servizi;
• favorire i rapporti col pubblico, rendendo più facilmente comprensibili le ragioni delle scelte di inclusione o esclusione;
• fornire informazioni utili alla definizione delle politiche di bilancio.

In questo senso, la "carta delle collezioni" può essere intesa anche come un documento complementare alla "carta dei servizi". Infatti in quest’ultimo documento, che va inteso come una carta dei diritti degli utenti, vanno dichiarati gli impegni che la BEIC pensa di poter assumere nei confronti del suo pubblico: per esempio, è necessario dichiarare in modo esplicito l’atteggiamento che la biblioteca assumerà rispetto alle proposte d’acquisto formulate dai lettori, e inoltre andranno fissati anche alcuni standard di qualità che la biblioteca si impegna a rispettare (tempi medi tra la data di pubblicazione e la data di acquisizione, tempi assegnati ai partner commerciali per la fornitura, tempi di trattamento catalografico, accessibilità e disponibilità ecc.).

La carta delle collezioni della BEIC includerà

1. Una descrizione delle collezioni esistenti nella BEIC al momento della sua apertura, incluso

1. le collezioni permanenti

1. monografie
2. periodici
3. media
4. digitali

2. la politica di conservazione
3. le collezioni o tipi di documentazione rotating e soggetti a scarto
4. discussione del desiderato equilibrio fra possesso e accesso alla documentazione
5. discussione sui vari indirizzi e politiche di collaborazione che potranno offrire ulteriori opportunità di accesso
6. accordi consorziali per licenze di accesso a banche dati e ad altra documentazione digitale.

Il presente documento, avendo lo scopo principale di indicare il livello qualitativo e quantitativo di copertura delle diverse aree di soggetto, soddisfa gran parte di tali esigenze iniziali. Esso andrà integrato, nel caso in cui si deciderà di trasferire all’interno della BEIC collezioni già esistenti, al momento possedute da altre biblioteche milanesi e lombarde. L’eventuale acquisizione di intere collezioni, provenienti da privati o da istituti, consentirà di dare profondità alle collezioni della BEIC in un alcuni settori, al di là di ciò che è possibile fare sul mercato librario con quanto è attualmente in commercio: si potranno arricchire le raccolte anche dal punto di vista retrospettivo e raggiungere un maggiore livello di completezza.

Al momento dell’apertura della BEIC andrà effettuata una verifica, allo scopo di valutare quanto del programma di sviluppo qui delineato sarà stato realizzato.

2. Una dichiarazioni sulla politica di sviluppo corrente delle collezioni, incluso

1. Acquisti

1. monografie
2. peridiodici
3. media
4. digitali

2. aggiornamenti

La definizione di una politica di sviluppo a regime è in parte anticipata nel presente documento, laddove si forniscono indicazioni sul fabbisogno corrente e sulle necessità di aggiornamento.

Alcune questioni sono ancora da definire, in quanto soggette a decisioni al momento non ancora maturate, come ad esempio quelle relative a una possibile devolution del deposito obbligatorio per le edizioni lombarde dalle strutture statali a favore della Regione. Infatti, la tendenza complessiva ad un alleggerimento delle funzioni esercitate direttamente dallo Stato e ad generale decentramento, può far ipotizzare che il Ministero per i beni e le attività culturali mantenga per sé solo il deposito obbligatorio a livello nazionale per le due biblioteche centrali di Roma e Firenze, mentre in molti casi si punti a creare a livello regionale raccolte complete della produzione editoriale locale, concentrata presso la principale biblioteca esistente presso il territorio regionale.

Viceversa, se non verranno introdotte modifiche di carattere normativo, si può ipotizzare che, anche per venire incontro ai seri problemi di spazio che affliggono attualmente la Biblioteca nazionale Braidense, venga stipulato un contratto di servizio che, pur lasciando al Ministero e quindi alla Braidense la titolarità dell’esemplare d’obbligo, affidi alla BEIC il compito della gestione e della conservazione fisica dei documenti.

Questa collaborazione rientrerebbe nelle politiche di integrazione e razionalizzazione dell’intero "sistema" delle collezioni delle biblioteche lombarde.

3.4. Procedure di acquisizione

Non è compito di questa fase progettuale entrare nel merito di attività procedurali che attengono alle responsabilità gestionali che a suo tempo verranno individuate per la BEIC e su cui sta lavorando un apposito gruppo di lavoro.

A puro titolo indicativo e in sede preliminare, è però opportuno fornire qualche opzione di massima.

Una descrizione standardizzata della procedura di acquisizione è al momento prematura e andrà effettuata alla luce delle scelte che saranno compiute in materia di organizzazione del lavoro.

A titolo esemplificativo, si può ipotizzare la seguente descrizione di questa linea di attività.

• Raccolta e diffusione novità editoriali
• Raccolta delle proposte di acquisto da parte degli utenti
• Raccolta altri dati
• Raccolta del materiale in visione e in dono (compilazione liste di doni, conservazione documenti accompagnatori ecc.)
• Raccolta di nuove proposte di cambi
• Formulazione della lista di abbonamenti da rinnovare e di cambi correnti

• Controllo bibliografico delle proposte
• Controllo del posseduto (anche di altre biblioteche)
• Controllo dell’archivio degli ordini e del materiale in visione

• Applicazione dei criteri per valutazioni e decisioni (priorità, interesse disciplinare, cooperazione interbibliotecaria, costi ecc.)
• Esame con eventuali interessati del materiale pervenuto in dono o in visione
• Restituzione del materiale in dono o in visione non accolto (redazione lettera, stampa, controllo)
• Eventuale risposta ai proponenti

• Verifica disponibilità finanziaria
• Eventuale indagine tra i potenziali fornitori, richiesta preventivi, analisi delle offerte
• Emissione buoni e lettere d’ordine (redazione lettera, stampa, controllo)

• Controllo e aggiornamento dell’archivio degli ordini
• Eventuali solleciti
• Eventuali segnalazioni delle variazioni agli interessati

• Verifica delle corrispondenza fra materiale ordinato e materiale arrivato
• Controllo e aggiornamento dell’archivio degli ordini
• Eventuali reclami

• Preparazione delle fatture (eventuale calcolo del cambio, trasmissione all’ufficio amministrativo competente ecc.)
• Carico inventariale (immissione dei dati per il registro d’inventario, stampa dei buoni di carico ecc.)
• Timbratura del materiale
• Applicazione del numero d’inventario

• Individuazione delle priorità per la catalogazione
• Trasmissione agli addetti alla cartellinatura, alla catalogazione ecc.
• Eventuale segnalazione degli arrivi agli interessati e ai proponenti

Le dimensioni delle collezioni della BEIC e i notevoli ritmi di incremento che sono stati previsti, richiedono l’individuazione di procedure di acquisizione molto agili ed efficaci, che facilitino i rapporti con i fornitori.

L’efficacia della politica degli acquisti dipende in gran parte anche dalla collaborazione fra la biblioteca ed i suoi partner, con i quali si possono concordare preventivamente criteri sistematici di fornitura di informazioni e di documenti, basati sulla definizione di profili molto precisi, fino ad arrivare all’emissione di ordini permanenti (opere in più volumi, pubblicazione in serie) e a selezionare preventivamente intere collane e la produzione corrente di alcune case editrici o in determinati soggetti e settori disciplinari, che il libraio invierà direttamente alla biblioteca sulla base degli accordi presi.

3.4.1. La metodologia "approval plan"

Con i partner commerciali si possono concordare preventivamente criteri sistematici di fornitura di informazioni e di documenti, basati sulla definizione di profili molto precisi, fino ad arrivare all’emissione di ordini permanenti (opere in più volumi, pubblicazione in serie) e a selezionare preventivamente intere collane e la produzione corrente di alcune case editrici o in determinati soggetti e settori disciplinari, che il libraio invierà direttamente alla biblioteca sulla base degli accordi presi.

L’Approval Plan designa ad un tempo una modalità di acquisizione e una politica di sviluppo del patrimonio bibliotecario. Si tratta di un metodo adottato negli USA da oltre due decenni e che più recentemente ha trovato diffusione presso le biblioteche europee.

Il principio di fondo che sostiene tale metodologia è quello di sostituire al flusso incrementale (cioè passivamente dipendente da scelte passate, non sempre ben calibrate sulle complesse esigenze degli utenti) o addirittura arbitrario di ordinativi (solitamente originato dalla biblioteca sulla base delle decisioni di bibliotecari o della somma delle decisioni di responsabili scientifici o di altri utenti privilegiati), un flusso di monografie con caratteri di automatismo e di sistematicità, originato da un profilo di pertinenza accuratamente determinato e comunicato ai fornitori.

È molto importante selezionare i fornitori in base a criteri rigorosi e monitorarne le prestazioni. In questo caso potranno essere di grande aiuto alcuni sottoprodotti delle funzioni automatizzate ed in particolare le statistiche attraverso le quali ricostruire le performance dei vari partner commerciali della BEIC: incrociando i dati sui tempi medi di consegna, sul numero di solleciti e reclami che si sono resi necessari, sugli ordini inevasi, con quelli dei diversi fornitori, è possibile non solo decidere se in alcuni casi conviene troncare qualsiasi rapporto di collaborazione, ma, in positivo e facendo così un lavoro ancora più utile, definire un profilo per ciascun fornitore.

Per una biblioteca come la BEIC, che avrà un volume d’affari notevole, sarà molto utile monitorare i comportamenti dei librai presso i quali si servirà abitualmente, in modo da poter sfruttare le informazioni sui rapporti intercorsi e contrattare anche condizioni migliori.

3.4.2. Procedure di "teleordering"

Di grande utilità può essere l’adozione di procedure automatizzate attraverso le quali gestire le transazioni con i partner commerciali. La telamatica consente ai clienti delle principali librerie commissionarie ed agenzie di distribuzione di connettersi direttamente per la ricerca in linea dei titoli disponibili, per l’inoltro di ordini e solleciti, per altre verifiche.

La Comunità europea ha finanziato e incoraggiato studi e progetti finalizzati alla messa a punto e sperimentazione di formati e protocolli per le transazioni commerciali fra librai e biblioteche, attraverso cui veicolare lo scambio di ordini, fatture e dati amministrativi. Per le attività di teleordering è stato elaborato da tempo un apposito standard, lo standard EDI (Electronic Data Interchange): si tratta di un sistema di scambio di messaggi commerciali strutturati che avviene direttamente tra sistemi informativi. Con questo sistema il flusso informativo diretto tra fornitore e cliente avviene in modalità telematica (utilizzando cioè la rete, anticipando quello che oggi va sotto il nome di commercio elettronico).

3.5. Revisione e svecchiamento

Per mantenere costantemente elevata la qualità delle sue collezioni, e per offrire ai propri utenti una collezione sempre aggiornata, la BEIC le sottoporrà ad un costante lavoro di verifica e svecchiamento.

La revisione è una delle fasi di cui si compone l’attività di gestione delle collezioni e non va concepita come un’operazione che si rende necessaria solo in casi di emergenza e per motivi di spazio. Infatti, accanto alla scelta del materiale da acquisire, non si può ignorare l’esigenza di un lavoro di revisione periodica, basato anche, ma non solo, sui dati relativi all’uso.

Infatti, la procedura di revisione rientrerà nella normale prassi gestionale e verrà considerata una delle fasi della pianificazione dello sviluppo delle collezioni. Il fatto che la BEIC non avrà, almeno per alcuni anni, problemi di capienza sugli scaffali, non la esime dalla necessità di eliminare quelle pubblicazioni che risulteranno non più coerenti con la mission che il presente progetto ha voluto evidenziare. La biblioteca intende soddisfare esigenze di informazione corrente, che richiedono un patrimonio sempre aggiornato, ed esigenze di ricerca, che invece rendono necessaria anche una maggiore profondità "storica" delle collezioni.

Pertanto, nelle diverse sezioni della BEIC si applicheranno parametri diversi per valutare l’opportunità di trasferire a magazzino o di eliminare del tutto alcune pubblicazioni non più funzionali agli obiettivi di servizio che la biblioteca si è dati.

I responsabili della gestione delle collezioni produrranno un protocollo che formalizzi i principi cui ispirarsi.

Tale metodologia dovrà tenere conto

• dell’età del volume e della validità delle informazioni in esso contenute (quindi bisognerà tenere conto della data del copyright o dell’edizione e non della data in cui la BEIC lo ha acquistato; un riscontro oggettivo della validità può essere effettuato anche sulla base del tasso di citazione, cioè della frequenza con cui un volume viene ripreso e segnalato nella letteratura scientifica sull’argomento),
• del tempo trascorso dall’ultimo utilizzo (ricavando l’informazione dalle statistiche sulla circolazione),
• di un cattivo stato di conservazione e dalla presenza di uno o più fattori negativi (ad esempio: il volume contiene informazioni scorrette o sorpassate; è deteriorato o sporco, privo di alcune pagine, non più rilegabile; è inadeguato e non coerente con la collezione).

In base a questi parametri è possibile indicare – per ciascuna delle aree di soggetto – la soglia oltre la quale una edizione è candidata all’eliminazione: ad esempio, per la psicologia si può pensare che un volume che abbia più di 10 anni, che non sia andato in prestito da almeno 3 anni, e che sia affetto da uno dei fattori negativi sopra indicati, possa essere scartato.

Per ciascun ambito, inoltre, si può tenere conto di alcune annotazioni, che suggeriscono accorgimenti particolari o deroghe ai parametri di tempo in alcuni casi specifici (un esempio può essere questo: rispetto ad altri settori della scienza medica, per le opere di anatomia e di fisiologia i parametri temporali possono essere applicati meno rigidamente, perché si tratta di campi nei quali il tasso di obsolescenza è inferiore alla media degli altri volumi di medicina), oppure di fare eccezioni per alcune tematiche (il materiale cronachistico o polemico va eliminato quando cala l’attenzione rispetto alle questioni trattate) o tipologie di documenti (i manuali tecnici vanno conservati fino a quando sono ancora in circolazione i prodotti ai quali si riferiscono). In linea di massima, l’invecchiamento di un’opera sarà maggiore non solo per quei campi in cui lo sviluppo scientifico e tecnologico è più rapido, ma anche se essa contiene dati effimeri (come prezzi, quotazioni e altri dati economici e statistici) e se si tratta di un pre print che anticipa qualcosa che può essere espresso in forma più dettagliata nella pubblicazione definitiva, mentre sarà minore nei casi in cui l’opera abbia un carattere teorico, descrittivo, definitorio, metodologico, critico, storiografico.

Lo schema che segue, pensato essenzialmente per il materiale di uso corrente collocato nel settore d’ingresso e nelle sezioni dipartimentali, può fungere da traccia per una revisione del patrimonio librario, anche se le segnalazioni riferite agli anni sono da intendersi per il momento come puramente indicative, poiché solo dopo qualche anno dall’apertura la BEIC potrà tarare il limite di scadenza oltre il quale trasferire un volume nel magazzino o eliminarlo, prendendo come riferimento la tipologia di utenza e le relative esigenze, il fabbisogno di spazio nelle sale a scaffale aperto dei dipartimenti ed il ritmo delle nuove acquisizioni.

Nella prima colonna sono indicate le classi o i gruppi di classi della cdd; la seconda colonna riporta l’età oltre la quale un volume andrebbe sottoposto ad una prima revisione; la terza colonna indica il numero di anni trascorsi dall’ultima richiesta oltre il quale dovrebbe "suonare un campanello d’allarme"; alcune osservazioni aggiuntive sono incluse nella colonna delle note. I volumi che non riescono a passare attraverso uno o più di questi filtri potrebbero non "superare" la revisione.

Naturalmente, questo tipo di revisione non si applica ai classici e alle sezioni di consultazione propedeutiche dei dipartimenti, per le quali prevarranno criteri di aggiornamento diversi.

Classe CDD	Età del volume	Anni dall’ ultimo prestito	Note
003-006 Elaborazione dei dati e informatica	3	2	Considerata la rapida obsolescenza del materiale, bisogna continuamente aggiornare la raccolta all’evoluzione della produzione e del mercato
010 Bibliografia	-	-	Sostituire le nuove edizioni alle precedenti ed aggiungere i volumi di aggiornamento
020 Biblioteconomia	10	3
030 Enciclopedie	5	-	Sostituire le nuove edizioni alle precedenti ed aggiungere i volumi di aggiornamento
Altro di 000 Generalità	5	-	Sostituire le nuove edizioni alle precedenti ed aggiungere i volumi di aggiornamento
150 Psicologia	10	3	Seguire i temi di maggiore attualità
Altro di 100 Filosofia	10	3	Per le svecchiamento utilizzare in prevalenza le statistiche sull’uso
200 Religione	10	3	Per gli orientamenti più attuali e i settori in più rapida evoluzione mantenere a scaffale aperto solo i volumi con meno di 5 anni di età
310 Statistica	2	-	Non superare mai il limite dei 2 anni per i repertori di dati
320 Politica	5	3	Per opere di base e classici del pensiero politico mantenere i volumi fino a 10 anni; sostituire le opere che hanno perso di validità a causa di mutamenti politici e istituzionali
340 Diritto	3	-	Sostituire le nuove edizioni alle precedenti ed aggiungere i volumi di aggiornamento
350 Pubblica Amministrazione	5	-	Mantenere a scaffale aperto le opere a carattere storico solo se frequentemente consultate
370 Educazione	5	3	Mantenere aggiornata la manualistica; tenere sugli scaffali delle sale le opere a carattere storico solo se consultate
390 Usi e costumi	10	3	Tenere a scaffale aperto solo le opere di base aggiornate; per il folklore non c’è limite d’età
Altro di 300 Scienze sociali	5	-
400 Linguaggio	10	3
510 Matematica	10	3
570 Scienze della vita	10	3
580 Botanica	10	3
Altro di 500 Scienze pure	5	3	Mantenere a scaffale aperto classici e opere teoriche che conservano un valore storico e letterario
610 Medicina	5	3	Eccetto l’anatomia e la fisiologia, per le altre discipline non superare mai i limiti d’età e d’uso
630 Agricoltura	5	3	Aggiornare la raccolta con opere riguardanti le nuove tecniche
640 Economia domestica e vita familiare	5	3	Tenere i libri di cucina più usati; eliminare opere sulla decorazione con stili superati
Altro di 600 Scienze applicate	5	3	Conservare la manualistica tecnica relativa a prodotti ancora in uso o presenti sul mercato
745 Artigianato	-	3	Mantenere i libri tecnici di base ed opere relative ad oggetti e stili non superati
770 Fotografia	5	3	Mantenere a scaffale aperto solo i volumi relativi a strumenti e tecniche ancora in uso
Altro di 700 Arti e spettacolo	-	-	Mantenere a scaffale aperto, anche se hanno superato i limiti d’età, le opere di base relative alla storia dell’arte, alla musica e agli autori che più incontrano i gusti del pubblico
840 Letterature romanze	-	3	Mantenere a scaffale aperto i classici della letteratura e della critica e le opere degli autori che più incontrano i gusti del pubblico
850 Letteratura italiana	-	3	Mantenere a scaffale aperto i classici della letteratura e della critica e le opere degli autori che più incontrano i gusti del pubblico
Altro di 800 Letteratura	-	2	Spostare a magazzino i vecchi best-seller; mantenere solo le opere più richieste e di buon valore
910 Geografia e viaggi	5	3	Mantenere i racconti di viaggio fino a 10 anni; aggiornare le opere relative a mete privilegiate dai nuovi flussi turistici; sostituire le opere che hanno perso di validità a causa di mutamenti politici e istituzionali
920 Biografie	-	3	Tranne che per i maggiori personaggi storici, mantenere solo le opere più richieste
940 Storia d’Europa	10	3	Mantenere i classici e privilegiare le opere riguardanti temi e paesi al centro del dibattito
Altro di 900 Storia	15	3	Privilegiare le opere più richieste e corrette scientificamente e mantenere a scaffale aperto, anche se hanno superato i limiti d’età, i volumi riguardanti la storia di Milano e della Lombardia

Come si può vedere, i parametri mutano in relazione alle diverse aree disciplinari e al differente tasso di obsolescenza che caratterizza il materiale, ma possono anche essere adottati con una certa flessibilità: col passare del tempo, a mano a mano che il patrimonio comincerà a invecchiare, si potrà passare da una revisione "a maglie larghe" a una prassi più stringente e severa.

Si può riprendere qui quanto è stato già accennato nel paragrafo relativo alla "carta delle collezioni", entrando più nel dettaglio, in modo da illustrare anche la metodologia che è stata utilizzata per la stesura del presente Progetto delle collezioni.

Si è già detto che la carta delle collezioni assume una funzione di raccordo tra gli obiettivi generali della politica documentaria della BEIC e le ipotesi di servizio alle quali si ispira la vita della biblioteca. In questa fase, quindi, all’interno dell’analisi di fattibilità e della progettazione complessiva della struttura si è ritenuto doveroso dedicare ampio spazio al Progetto delle collezioni, che però non va inteso come un documento "chiuso" e "definitivo", bensì come un contributo a chi avrà poi la responsabilità di impiantare la BEIC.

In futuro, il documento andrà sottoposto ad un costante lavoro di aggiornamento e revisione (preferibilmente con cadenza quinquennale, anche alla luce di una valutazione della soddisfazione degli utenti). Esso sarà il risultato di una elaborazione collettiva, concertata con chi porta la responsabilità politica di una supervisione sulla biblioteca (la Fondazione e gli Enti che finanzieranno la BEIC) e sottoposto alla loro approvazione, e infine portato a conoscenza del pubblico e delle strutture con cui la biblioteca interagisce, affinché l’utenza reale e potenziale sia in grado di valutare fino a che punto si riconosce negli obiettivi della biblioteca.

Sulla base:

• delle finalità della biblioteca e delle sue raccolte
• del profilo della comunità cui essa si rivolge
• delle strategie di servizio

è possibile delineare analiticamente i connotati delle collezioni, definendo le caratteristiche delle collezioni e delle relative politiche di sviluppo, articolandole per le diverse aree di soggetto.

Prendendo a modello la metodologia usata per il progetto Conspectus, ed adattandola alle esigenze specifiche della BEIC, si può valutare per ciascun campo del sapere se la consistenza della raccolta iniziale e l’impegno da mettere nelle acquisizioni correnti corrispondano a una raccolta esaustiva, a una raccolta adeguata ai bisogni della ricerca, o a un livello di sostegno all’istruzione, a un livello di documentazione di base, a un livello minimale o se addirittura la biblioteca possa decidere di non possedere materiale in quel determinato settore. Questa qualificazione della copertura bibliografica va integrata con la valutazione della copertura per aree linguistiche e geografiche, periodi cronologici, tipologie di materiale – ad esempio monografie, periodici, giornali, microforme, manoscritti, pubblicazioni ufficiali, audiovisivi ecc. –.

La metodologia Conspectus può essere brevemente illustrata nel modo seguente. Il progetto parte nel 1978 negli Stati Uniti per iniziativa del Research Library Group (RLG), allo scopo di creare una mappa delle collezioni delle principali biblioteche di ricerca, per favorirne la condivisione e lo sviluppo coordinato.

Ai nostri fini è interessante la codifica che la metodologia Conspectus ha messo a punto per descrivere il livello di copertura bibliografica di una determinata area disciplinare (a partire dalla classificazione della Library of Congress sono state individuate 24 suddivisioni, articolate in 7000 soggetti). Per ciascuna di queste partizioni va indicato un codice standard di tipo numerico, sia per la consistenza della collezione (ECS: Existing Collection Strenght), che per l’impegno messo nelle acquisizioni correnti (CCI: Current Collecting Intensity). Ovviamente, nel nostro caso, per i primi anni le due codifiche potranno coincidere, per differenziarsi poi una volta completata l’acquisizione della documentazione iniziale, in relazione alle scelte di maggiore o minore approfondimento di determinati settori del sapere.

Sulla base dell’universo delle pubblicazioni disponibili su qualsiasi supporto (nel nostro caso si possono utilizzare bibliografie di riferimento, bibliografie nazionali, cataloghi di grandi biblioteche ecc.), si determinano i livelli di copertura che la biblioteca intende garantire:

• il livello 0 viene assegnato quando l’argomento è fuori degli ambiti di interesse della biblioteca, che quindi non acquista materiale in quel settore;
• il livello 1 corrisponde alla presenza di pochi testi di base;
• il livello 2 alla disponibilità di materiale di orientamento e di consultazione generale sufficiente ad introdurre alla conoscenza di un argomento;
• il livello 3 viene assegnato nel caso in cui la raccolta sia sufficiente per un sostegno all’istruzione universitaria e superiore;
• il livello 4 corrisponde alla presenza di fonti e sussidi necessari a condurre una ricerca autonoma nel campo;
• il livello 5 viene assegnato quando una biblioteca acquista tutto il materiale significativo sull’argomento, puntando a formare una raccolta esaustiva.

Accanto a questa classificazione della consistenza, è prevista un’altra codifica, relativa alla copertura linguistica e con la quale si indicano le priorità ed i limiti della politica degli acquisti:

• il codice E indica la presenza predominante e quasi esclusiva di materiale in inglese;
• il codice F indica che al materiale in inglese si affianca una scelta di materiale pubblicato in altre lingue;
• il codice W corrisponde ad una assenza di limitazioni e alla presenza di materiale in tutte le lingue;
• il codice Y indica la prevalenza di una lingua straniera rispetto all’inglese, con particolare riferimento a quelle lingue in cui si esprime in maggioranza la letteratura scientifica sull’argomento.

Per descrivere il progetto delle collezioni della BEIC è stata adottata, con ulteriori aggiornamenti e adattamenti, una variante della codifica Conspectus messa a punto ed utilizzata dal Washington Library Network per le esigenze delle biblioteche pubbliche (cioè per collezioni che non mirano prevalentemente a sostenere ricerche approfondite di livello universitario). Infatti, le definizioni dei valori numerici di Conspectus, applicabili uniformemente a tutti i soggetti, sono state rivedute nel 1996 e nel 1997 sotto gli auspici del Research Libraries Group (RLG), dell'Association of Research Libraries (ARL) e del Washington Library Network (WLN).

Le definizioni rivedute degli indicatori riflettono la natura mutevole delle collezioni in ambiente elettronico e le esigenze dei formati non a stampa, per esempio ai multimediali.

Con gli indicatori o codici di profondità di Conspectus, la costruzione e la gestione delle collezioni BEIC sarà quindi caratterizzata, da tre punti di vista differenti:

1. livello della collezione, con riferimento a tutto il materiale, di qualsiasi formato, gestito dalla biblioteca in un determinato momento della sua esistenza per qualsiasi modo di disponibilità all’utenza;
2. attività di sviluppo della collezione, con riferimento a tutti i processi di acquisizione, compresi doni, scambi e licenze d’uso, e rimozione sistematica per qualsiasi formato di materiale, in relazione agli obiettivi di sviluppo previsti e alla disponibilità di risorse finanziarie per la loro attuazione;
3. scopo della collezione, con riferimento agli obiettivi della biblioteca in rapporto alle esigenze delle diverse tipologie d’utenza nel quadro delle relazioni previste con le biblioteche e i sistemi bibliotecari, le università e gli enti di ricerca, le istituzioni culturali, il mondo editoriale, gli enti economici, gli enti che operano nel sociale.

La variante WLN prevede la seguente codifica:

NA = Not Assessed

0 = Out of Scope

1 = Minimal Level

1a = Minimal Uneven Coverage

1b = Minimal Even Coverage

2 = Basic Information Level

2a = Basic Information Introductory

2b = Basic Information Advanced

3 = Study or Instructional Support Level

3a = Basic Study

3b = Intermediate Study

3c = Advanced Study

4 = Research Level

5 = Comprehensive Level

Gli indicatori di profondità della collezione rappresentano un continuum, dal livello "Informazione di base" fino al livello "Ricerca". La loro gradazione non è però uniforme, dato che la differenza fra un livello e il successivo può essere misurata sia in termini di quantità sia di qualità e il volume di materiale necessario per salire da un livello al successivo aumenta fortemente quanto più si avanza di grado. Nella maggioranza dei casi, il livello successivo comprende gli elementi, i formati e le caratteristiche dei livelli precedenti. Questo significa che una collezione di livello Ricerca contiene non solo gli elementi della definizione di livello Ricerca, ma anche gli elementi di ciascuno dei livelli precedenti - Informazione di base (1), Studio (2) e Supporto didattico (3).

Le definizioni del presente documento si rifanno al modello Conspectus di WLN comprendenti suddivisioni per un totale di 13 indicatori di profondità di collezione, più il livello NA = Not Assessed.

Il modello WLN Washington Library Network è meglio adattabile alle peculiarità della BEIC in quanto pone ulteriori distinzioni e chiarimenti che il modello RLG Research Libraries Group non specifica.

Gli indicatori fondamentali di profondità di collezione forniscono le definizioni-ombrello generali e le suddivisioni della WLN producono ulteriori distinzioni che sono comunque coerenti con la struttura più larga RLG.

Per il materiale multimediale e per le risorse elettroniche si presentano particolari problemi di applicabilità del modello proposto:

• Alcune aree tematiche richiedono informazione in forma visuale, audio o comunque non a stampa, sia al livello di base sia oltre. Tali aree comprendono, fra l'altro, la danza, la musica e le altre arti di performance. Per determinare l'adeguato indicatore di profondità della collezione da usare per aree tematiche per cui sono essenziali le risorse multimediali, aggiungere la dicitura "multimediali" alla riga che specifica in dettagli la collezione delle monografie e delle opere di orientamento. Per esempio, il Livello di Informazione di Base (1) per una collezione musicale comprenderebbe "una collezione limitata di monografie, opere di orientamento e materiali multimediali".
• Negli indicatori di profondità della collezione elettronica si usa il termine "accesso definito" per indicare qualcosa di più che non la semplice fornitura agli utenti di un accesso a Internet o a uno o più browser verso Internet. Accesso definito si riferisce a opzioni di menu nell'interfaccia Web della biblioteca o dell'istituzione che mettono in contatto l'utente con le risorse elettroniche possedute o ad accesso remoto selezionate dalla biblioteca in funzione delle esigenze dei propri utenti. Il livello di accesso definito cambia a seconda del livello della collezione, cioè da un accesso limitato a una disponibilità allargata fino a un vastissimo dispiegamento di collezioni di informazione elettronica.

Sulla base di quanto previsto dal modello WLN, è ora possibile definire il valore che si intende attribuire agli indicatori di profondità.

• Una collezione limitata di monografie generali e strumenti di orientamento
• Una collezione limitata di periodici generali significativi
• Accesso definito a una collezione limitata di risorse elettroniche, quali strumenti bibliografici, testi, raccolte di dati, periodici, ecc., possedute o ad accesso remoto.

• Opere esplicative di base
• Storie dello sviluppo della materia
• Opere generali sull'area e sulle sue personalità rilevanti
• Uno spiegamento più esteso di enciclopedie generali, indici di periodici e fonti statistiche
• Una collezione limitata di periodici generali significativi
• Accesso a una collezione limitata di risorse elettroniche, quali strumenti bibliografici, testi, raccolte di dati, periodici, ecc., possedute o ad accesso remoto.

Gli indicatori di copertura linguistica del modello WLN rappresentano un forte cambiamento rispetto a quelli inizialmente sviluppati per la versione RLG di Conspectus. Gli indicatori di lingua sono stati riveduti dal modello WLN in modo da poter essere utilizzati in molti paesi e culture diverse.

Il progetto delle collezioni della BEIC si baserà sul modello WLN anche per questo tipo di indicatori.

La copertura linguistica è strettamente collegata ai livelli di profondità della collezione. L'estensione della collezione nella lingua principale del paese e della biblioteca, come pure l'estensione di altre lingue nella collezione contribuisce a determinare l'indicatore di livello della collezione per ciascun segmento. La copertura linguistica qualifica e definisce in modo più dettagliato i livelli di collezione. Oltre alla lingua principale o predominante, una copertura linguistica diversificata è essenziale per le collezioni ai livelli 3, 4 e 5.

Generalmente, quanto più alto è il livello di valutazione, tanto più allargata o estesa è la copertura linguistica aggiuntiva che ci si attende. Gli indicatori di lingua possono essere aggiunti agli indicatori di profondità di collezione per il livello della collezione, l'impegno d'acquisizione e gli scopi della collezione, quando sono appropriati.

Di seguito i quattro indicatori linguistici proposti per le collezioni BEIC:

Gli indicatori di lingua specificati qui sopra possono essere adattati alla maggioranza delle situazioni reali.

Il campo delle osservazioni dovrebbe essere utilizzato per indicare quali lingue sono rappresentate oltre alla lingua principale. L'uso del campo delle osservazioni per questo scopo fornisce informazioni specifiche per chiarire l'uso di un codice di lingua diverso da "P" (Principale).

4.2. Schema descrittivo

Su questa base è stato elaborato uno schema per descrivere gli obiettivi di copertura bibliografica che la BEIC si propone di raggiungere nei diversi ambiti. Tale scheda è stata utilizzata per il materiale periodico e monografico e per le sezioni dipartimentali, in cui andrà collocato gran parte del materiale della BEIC, mentre per altri settori (ad esempio, per il Mediaforum o per le sezioni di consultazione) le caratteristiche del materiale che verrà inserito nelle collezioni ha richiesto l’adozione di altri criteri.

Si tratta di una scheda "narrativa", attraverso la quale descrivere per ciascuna area disciplinare le inclusioni e le esclusioni, il livello di approfondimento che ci si propone di raggiungere, la tipologia di bisogni e di destinatari ai quali ci si rivolge. Per il momento tale lavoro non può assolutamente dirsi concluso e viene qui presentato a livello di proposta.

Lo schema che è stato adottato per la stesura del presente documento e che si propone di adottare a regime, quando la BEIC dovrà elaborare la sua "carta delle collezioni" è il seguente.

Nei capitoli che seguono vengono fornite indicazioni di dettaglio per tutti gli ambiti disciplinari e tipologici per cui ciò è già stato possibile allo stato attuale della progettazione. Non bisogna dimenticare, infatti, che siamo in una fase di analisi della fattibilità e non ancora di progettazione esecutiva.

Spetterà poi ai responsabili della politica documentaria della BEIC accettare, rivedere, completare, integrare tali suggerimenti, in sede di stesura della "carta delle collezioni" vera e propria.

Nella versione ufficiale e definitiva del documento, che verrà approntata dallo staff della BEIC quando dal presente progetto delle collezioni si passerà alla vera e propria carta delle collezioni, bisognerà soddisfare le seguenti esigenze:

• vanno specificati i supporti e formati documentari che saranno oggetto delle acquisizioni, anche in riferimento ai diversi settori e alle tipologie d’utilizzo;
• per alcuni ambiti particolarmente problematici o per quelli su cui la biblioteca vuole esercitare un’azione privilegiata, andrà specificata la politica che si intende perseguire e i criteri di scelta che verranno adottati;
• vanno anche precisati i limiti entro i quali si terrà conto dei desiderata degli utenti e l’atteggiamento della biblioteca nei confronti di doni e scambi;
• la biblioteca dichiarerà anche le strategie di fondo in tema di conservazione delle raccolte, sia per quanto riguarda le tipologie di documenti e gli ambiti per i quali si assumeranno tali impegni, sia per quanto riguarda gli strumenti e le tecniche che saranno adottate per la prevenzione, la sicurezza e il restauro;
• va resa esplicita la politica di revisione periodica delle collezioni che la biblioteca adotterà, la volontà o meno di procedere ad uno scarto del materiale obsoleto o deteriorato, i criteri in base ai quali si procederà al rinnovo del materiale collocato a scaffale aperto, all’accantonamento nel magazzino del materiale di non frequente consultazione, alla eliminazione del materiale non più utilizzabile,
• infine, la biblioteca dovrà anche darsi delle strategie di cooperazione e delle linee d’azione per lo sviluppo coordinato delle raccolte.

Secondo quanto è previsto dalle proposte finora formulate e sulla base delle caratteristiche attuali dei prodotti editoriali e dei loro prezzi medi al momento in cui viene steso il presente studio di fattibilità, si possono ipotizzare alcune stime dei costi, che ovviamente andranno verificate e ricalibrate nel momento in cui si darà avvio concretamente alle acquisizioni.

Negli anni che precederanno l’apertura al pubblico della BEIC, bisognerà cominciare ad acquistare dalle 50.000 alle 100.000 unità documentarie (il ritmo degli acquisti sarà condizionato dalla disponibilità di risorse finanziarie e umane e dagli spazi in cui organizzare il trattamento e lo stoccaggio del materiale).

Negli anni successivi questo ritmo d’incremento potrà sicuramente rallentare, assestandosi, a seconda delle disponibilità, fra un minimo di 30.000 e un massimo di 50.000 unità documentarie all’anno. Si consideri che la BEIC dovrebbe acquisire gran parte delle novità editoriali (libri, giornali, riviste, audiovisivi) italiane, e la più significativa produzione straniera. Pertanto, un obiettivo di 50.000 acquisizioni annue appare congruo.

Il prezzo medio di ciascun documento può essere stabilito sulla base di quelli che sono attualmente i costi medi sostenuti da biblioteche paragonabili alla BEIC, e quindi intorno ad un prezzo unitario di almeno 50.000 lire. Nei primi anni i costi unitari saranno senz’altro più elevati (verosimilmente intorno alle 90.000 lire a volume), dovendosi costituire una collezione di base di opere di consultazione, classici, testi fondamentali e altre opere piuttosto costose.

Pertanto, senza considerare l’investimento straordinario iniziale, si può ipotizzare un fabbisogno a regime di almeno 2,5 miliardi per le monografie, che va ad aggiungersi al preventivo per i periodici di poco superiore a 1,5 miliardi (come analiticamente illustrato nel successivo capitolo 7).

Risulta pertanto verosimile una stima del fabbisogno per acquisto documenti pari a circa 4,5 miliardi all’anno, al valore della lira nel giugno 2001.

Il presente capitolo si pone l'obiettivo di definire i caratteri generali del servizio di consultazione che la BEIC dovrà offrire, di distinguere e precisare la fisionomia del servizio di consultazione generale e di quelli previsti all'interno delle aree dipartimentali, di ipotizzarne infine l'articolazione e le dimensioni.

Solitamente la progettazione, la costruzione e l'organizzazione di un servizio di consultazione e di conseguenza l'allestimento del relativo apparato si fondano sull'analisi di molteplici elementi: la fisionomia della biblioteca che deve erogarlo, le caratteristiche delle sue collezioni, la tipologia di utenza a cui si rivolge o intende rivolgersi, il contesto istituzionale e territoriale in cui si inserisce. In questo lavoro di progettazione, sono di grande aiuto i dati sull’utenza pregressa e gli effetti di una stratificazione storica delle collezioni.

Il caso della BEIC è reso più difficile dal fatto che si procede simultaneamente alla progettazione dell’intera biblioteca e dei suoi servizi.

I punti di riferimento che si sono tenuti presenti sono stati unicamente i criteri generali per la formazione e lo sviluppo delle raccolte.

È stato poi necessario delineare le caratteristiche essenziali del tipo di servizio prefigurato e costruire griglie dettagliate, che facessero emergere, in modo sintetico, ma chiaro, struttura e contenuto degli apparati di consultazione generale e dipartimentali, che dovrebbero costituire il fulcro attorno al quale costruire il servizio.

A causa delle difficoltà sopra esposte e in considerazione della rapida evoluzione che i materiali di consultazione stanno subendo, transitando dal supporto cartaceo a quello digitale, non è stato possibile effettuare credibili previsioni in merito ai costi di impianto delle sezioni di consultazione.

Gli apparati di consultazione generale e dipartimentali sono stati progettati in funzione delle esigenze di una grande biblioteca pubblica

• che intenda collocarsi ad un livello più alto rispetto a quello delle biblioteche di base, senza sconfinare nello specialismo;
• che si ponga come punto intermedio e di raccordo fra esigenze di informazione generale ed esigenze di alta divulgazione e di ricerca;
• che sia inserita nel contesto europeo, inteso come realtà storico-geografica, ma anche istituzionale e culturale;
• che si ponga l'obiettivo di documentare lo sviluppo e le caratteristiche interdisciplinari dei nuovi saperi;
• che abbia una forte vocazione informativa;
• che si proponga, infine, come interlocutore di altre biblioteche, in un’ottica di scambio e di collaborazione e come possibile fornitore di servizi.

Nonostante il progetto delle collezioni non sia stato ancora messo a punto in modo definitivo, al momento attuale è possibile prefigurare che le raccolte della BEIC abbiano le seguenti caratteristiche:

• un livello quantitativamente imponente;
• una copertura disciplinare generale, anche se probabilmente differenziata all'interno delle aree dipartimentali;
• una copertura linguistica tendenzialmente europea, pur nella prevalenza dell'italiano;
• una copertura cronologica che, sia pur orientata verso un’ampia documentazione della produzione corrente, mira anche a garantire una copertura funzionale del retrospettivo;
• una profondità di documentazione che si attesti ad un livello medio alto (corrispondente ai livelli 2-4 della griglia Conspectus), anche se non omogeneamente diffuso.

Non è fra gli obiettivi di questo capitolo delineare le modalità organizzative del servizio di consultazione, anche perché le particolari caratteristiche della BEIC la configurano decisamente orientata verso un modello di reference library, con una forte integrazione fra patrimonio documentario e attività di assistenza e consulenza, ma anche con una accentuata diversificazione del servizio, modulato secondo fasce di utenza e di bisogni differenziati, sottolineato anche dalla prefigurazione di spazi diversi in rapporto a servizi diversi (ragazzi, giovani, informazione di comunità, business information, ecc.).

L'oggetto specifico del presente capitolo è la progettazione di una collezione di consultazione, generale e dipartimentale, che costituisca il fulcro di un'attività di servizio informativo diretta al soddisfacimento di bisogni di informazione e di cultura di carattere generale, ma di livello medio-alto, anche se non specialistico.

Le caratteristiche generali del modello che è stato tenuto presente nella fase di progettazione sono

• la concezione dell'apparato di consultazione non tanto come raccolta fisica di documenti, quanto piuttosto come collezione di dati;
• la concezione unitaria e integrata delle varie sezioni dell'apparato, al di là della necessaria dislocazione fisica degli strumenti;
• la necessità che il servizio di consultazione sia il più completo possibile, ovvero che le varie componenti del servizio (apparato di consultazione e attività di consulenza) siano in grado di rispondere ad ogni esigenza di informazione, o tramite l'apparato stesso, o attraverso le raccolte della biblioteca, o infine rinviando ad altre raccolte o servizi, dislocati altrove;
• l'attenzione a non compromettere eventuali, talvolta imprevedibili, futuri sviluppi con un'architettura eccessivamente rigida.

Da un'impostazione del genere sono derivati:

• una dimensione quantitativamente alta degli apparati di consultazione, sia quello generale che quelli relativi all'aree dipartimentali;
• l'attenzione a garantire una copertura, anche se a livelli medio-bassi, di aree non specificamente documentate dalle raccolte della BEIC, o documentate ad un livello minimo di profondità;
• un'organizzazione delle varie sezioni che da una parte sottolinei l'unitarietà dell'apparato ed evidenzi fin dove è possibile percorsi interdisciplinari di ricerca a livello di aree dipartimentali, dall'altra si raccordi con la scansione disciplinare delle singole aree;
• l'indicazione del livello di copertura ipotizzabile in questa fase, senza pregiudicare comunque possibili integrazioni.

Gli apparati di consultazione, generale e dipartimentali, risulteranno da una forte integrazione fra documenti pubblicati su supporti tradizionali, cartaceo essenzialmente, ma anche altri tipi di supporto (microfiches ad esempio, quando non esistano alternative) e quelli disponibili su supporti elettronici, intendendo per tali sia i CD-Rom, che le basi dati on-line, sia di accesso gratuito che a pagamento.

La compresenza di strumenti su supporti diversi e quindi, di fatto, non allineabili sugli stessi scaffali, non inficia la concezione unitaria di fondo dell'apparato.

La disponibilità sul mercato di più versioni dello stesso strumento (edizioni tradizionali e su CD-Rom; CD-Rom e accesso in linea, tipico per esempio dei cataloghi di grandi biblioteche) comporterà la necessità, nel momento dell'acquisizione, di operare delle scelte. In linea di massima si può affermare che il supporto elettronico sia preferibile per gli strumenti di carattere bibliografico (bibliografie e cataloghi), anche se non sempre tale affermazione può essere del tutto sottoscrivibile. Ad esempio l'architettura, fortemente strutturata in senso bibliografico, di uno strumento classico, come il catalogo a stampa della British Library, pre-1975, si frantuma nella versione su CD-Rom e on-line, rendendo preferibile per alcune ricerche particolari la versione a stampa, o comunque l'utilizzo sincronico delle due versioni. Indicazioni più particolari sono offerte successivamente, talvolta caso per caso, ma si è ritenuto opportuno elencare qui di seguito i criteri di massima da tenere presenti per operare una scelta precisa oppure per optare, in alcuni casi per l'acquisizione di uno stesso strumento su più supporti.

La compresenza di uno stesso strumento su più supporti può essere giustificata quando

• le diverse edizioni offrano informazioni differenziate (ad esempio la versione su CD-Rom della BNI non contiene le serie speciali, oltre ad avere diverse lacune nella cumulazione retrospettiva);
• i diversi supporti abbiano ritmi di aggiornamento diversi (ad esempio, citando sempre la BNI, fascicoli a stampa mensili e aggiornamento trimestrale del CD-Rom);
• se ne preveda o sia possibile un uso diversificato.

Occorrerà anche tener presente, a parità di capacità informativa e di previsione di uso, di fattori di tipo economico, ma anche di altro tipo, non ultima la possibilità che le postazioni in linea, per la consultazione di basi dati e CD-Rom, per quanto numerose, possano presentare picchi di sovraffollamento.

Non è facile quantificare la consistenza di un apparato di consultazione, esprimendola in un valore numerico. Solitamente in letteratura viene sottolineato il pericolo di sovradimensionamento dell’apparato, che rischia da una parte di agire come elemento catalizzatore con il risultato di innescare una crescita fine a se stessa, senza garantire dall’altra una maggiore funzionalità ed una capacità informativa più intensa.

Nel caso della BEIC, questa osservazione va sicuramente corretta, almeno parzialmente, a fronte della particolare fisionomia che si tende a farle assumere: soprattutto è la sua caratteristica di fondo di porsi come reference library, come struttura fortemente informativa, rivolta agli utenti, ma anche ad altre biblioteche, che consente di pensare ad un dimensionamento consistente dell’apparato.

Con particolare riferimento alle acquisizioni che la BEIC dovrà effettuare, resta, comunque, la difficoltà di esprimere numericamente questo dimensionamento, per una serie di motivi.

La notevole espansione della produzione di repertori su supporti elettronici e la tendenza delle biblioteche a riversare i cataloghi tradizionali sui nuovi supporti rendono abbastanza difficoltoso prevedere al momento la situazione del mercato fa alcuni anni. Strumenti che oggi sono accessibili solo nella versione cartacea, o per i quali il supporto tradizionale continua al momento ad avere una sua convenienza, potrebbero presentarsi in condizioni del tutto diverse fra pochissimo tempo.

Un altro elemento che è non semplice valutare è la possibilità di reperire fra alcuni anni sul mercato una serie di repertori, che pur non essendo recentissimi, possono ancora avere una loro valenza informativa.

Un’ultima incertezza deriva da quanto esposto nel paragrafo precedente, la possibilità cioè di ritenere opportuna la compresenza di uno stesso strumento su supporti diversi.

Di conseguenza se la valutazione numerica (circa 100.000 volumi, non opere) indicata nello Stralcio del progetto biblioteconomico intende sottolineare una dimensione significativa dell’apparato, quantitativamente più ampia di quella che possiamo trovare documentata in situazioni analoghe, può essere accettata come indicazione di massima, ferme restando le osservazioni appena avanzate.

Le due parti che seguono entrano in merito all’articolazione interna dell’apparato di consultazione generale e di quelli delle aree dipartimentali. Data l’impossibilità in questa fase di indicare in modo puntuale tutti gli strumenti che saranno inseriti negli apparati, si è cercato di predisporre delle griglie analitiche che saranno riempite successivamente, al momento dell’allestimento concreto e della BEIC e delle sue varie sezioni. Tali griglie dovrebbero essere sufficienti a documentare le caratteristiche future dell’apparato e ad evidenziare la tipologia di strumenti previsti, unitamente alle note esplicative che accompagnano nella prima tutte le divisioni interne, e nella seconda, quelle sezioni che presentino specifiche peculiarità.

In molti casi si sono citati anche alcuni repertori, ma solo a titolo esemplificativo.

Nel momento in cui si arriverà alla scelta, all’acquisizione e all’effettivo inserimento di repertori ed altre opere di consultazione, sarà opportuno procedere con il supporto di griglie di valutazione: non mancano in questo senso strumenti messi a punto e appositamente calibrati per questa tipologia di documenti, dalla griglia di Kenneth Whittaker, a quella di William Katz, alle norme redatte all’interno dell’A.L.A., strumenti per altro già sufficientemente divulgati e commentati anche dalla letteratura professionale italiana.

In premessa, si può dire che la sezione di consultazione generale dovrebbe rispondere ai seguenti obiettivi:

• costituire una sorta di area introduttiva alle raccolte complessive della BEIC;
• consentire di intravedere i possibili percorsi per soddisfare esigenze informative non coperte dalla BEIC, con una consistente presenza di strumenti bibliografici e catalografici;
• orientare verso altre istituzioni (biblioteche, archivi e centri di documentazione) in grado di rispondere ad esigenze di informazione e di ricerca specialistiche;
• fornire, attraverso la presenza di strumenti a risposta pronta, il soddisfacimento immediato di esigenze informative non particolarmente complesse;
• costituire nel suo complesso una strumentazione idonea a impiantare un servizio di informazione e assistenza all’utente.

La griglia che segue è essenzialmente costituita dalla progressione, organizzata secondo il criterio prevalente della copertura bibliografica, di vari tipi di repertori, che garantiscono nel loro complesso, da una parte la possibilità di un’esplorazione bibliografica, retrospettiva e corrente, all’interno dell’universo della produzione documentaria, dall’altra quella di un’eventuale localizzazione di documenti utili e pertinenti a bisogni specifici di varia natura.

Questa tipologia di strumenti costituisce il nucleo forte dell’apparato generale ed è affiancata da strumenti, come enciclopedie, annuari, dizionari biografici, ecc., che garantiscono anche il soddisfacimento immediato, senza ulteriori ricorsi ad altri tipi di fonti documentarie, di alcuni bisogni informativi.

La griglia è organizzata in 20 sottosezioni, alcune delle quali ulteriormente articolate sulla base di criteri formali, linguistici, cronologici. Le note che seguono sono di carattere esplicativo e mirano a chiarire la tipologia degli strumenti inclusi, il grado di copertura della sottosezione in senso geografico, linguistico e cronologico, ma anche il livello di approfondimento dell’analisi.

La griglia, inoltre, può consentire in futuro sia ulteriori articolazioni ed approfondimenti di analisi al momento non ritenuti funzionali o non previsti, sia anche l’inserimento di altri tipi di materiali, che chi gestirà il servizio riterrà opportuno inserire.

Si collocheranno qui gli strumenti che affrontino aspetti generali o specifici della conoscenza, della cultura e del sapere.

La sottosezione è destinata a raccogliere gli strumenti indispensabili ad orientarsi nella produzione bibliografica, quegli strumenti cioè che registrano, in modo più o meno selettivo, la produzione di repertori bibliografici, ordinandoli in griglie precostituite. Sarà opportuna la presenza degli strumenti prodotti nelle lingue italiana, francese, inglese, tedesca, spagnola. La progressione potrà coincidere con quella proposta nelle aree dipartimentali che prevedano sezioni caratterizzate geograficamente o linguisticamente. Si prevedono tre ulteriori articolazioni: Bibliografie di bibliografie, Manuali di bibliografia e Guide alle opere di consultazione.

Sono compresi qui quegli strumenti che consentono il controllo delle bibliografie che vengono via via prodotte, sia corrente, come ad esempio il Bibliographic Index, sia retrospettivo, come ad esempio l'IBB. Internationale Bibliographie der Bibliographien.

Si intendono per tali quegli strumenti che recensiscono bibliografie, e spesso anche cataloghi di biblioteche, ma che offrono anche contributi di carattere metodologico e teorico, come i classici manuali dello Schneider o della Malclès.

Sono gli strumenti che segnalano oltre alle bibliografie e ai cataloghi, anche altre tipologie di opere di consultazione (ad esempio i classici Totok-Weitzel o Walford's). Sono comprese anche le guide alle opere di consultazione progettate per piccole e medie biblioteche, particolarmente numerose nell'area area anglo-americana, ma presenti anche in altri contesti.

È questo un genere bibliografico ormai non più praticabile, se non limitando l'ambito di copertura o la tipologia di pubblicazioni comprese. Tuttavia alcuni esempi di bibliografie generali a impianto internazionale prodotte nell'Ottocento (ad esempio quello del Brunet) possono ancora essere utili per la ricerca retrospettiva. Questa tipologia troverà accoglienza nella sottosezione 3.1, mentre la 3.2 potrà accogliere quei repertori che recensiscono le pubblicazioni edite in archi cronologici definiti (ad esempio il Gesamtkatalog der Wiegendrucke o l'Index aureliensis), o repertori che registrano particolari tipi di pubblicazioni, quando non trovino accoglienza in altre sottosezioni (ad esempio l'Index translationum sarà collocato nella sottosezione 8).

La sottosezione dovrà comprendere le bibliografie correnti e retrospettive delle principali aree geografiche e linguistiche: inizialmente dovranno essere coperte almeno le aree italiana, francese, tedesca, spagnola e anglo-americana. Ulteriori espansioni ad aree linguistiche europee potranno essere valutate successivamente.

La sottosezione andrà articolata in ulteriori suddivisioni, relative alle varie aree, adeguandosi ai criteri previsti per le sezioni dell'area dipartimentale Arti e letterature. Gli strumenti relativi alle singole aree geografico-linguistiche saranno ordinati secondo un criterio cronologico. Sono possibili due ipotesi di ordinamento: a) far precedere la bibliografia nazionale corrente e procedere poi a ritroso con gli strumenti che assicurano il controllo bibliografico dei successivi periodi, dal momento in cui è nata la bibliografia nazionale ufficiale fino al Quattrocento; b) seguire un criterio strettamente cronologico, partendo quindi dagli strumenti che coprono i periodi più lontani per concludere con le bibliografie nazionali correnti.

Dato il carattere della BEIC appare preferibile il primo dei criteri ora indicati.

Agli strumenti che assicurano il controllo bibliografico corrente e retrospettivo, dovranno seguire i repertori relativi alla letteratura anonima e pseudonima. Un'altra ipotesi potrebbe essere quella di costruire per questi strumenti una sottosezione specifica, ma è preferibile legarli alla produzione bibliografica delle singole aree, di cui costituiscono una naturale integrazione.

Si ritiene opportuno inserire qui anche quegli strumenti non propriamente bibliografici, ma che hanno acquisito ormai tale funzione (ad esempio, gli Short-title costruiti sul patrimonio della British Library e di altre biblioteche angloamericane). Questi strumenti sono effettivamente cataloghi, ma la loro caratterizzazione linguistica li trasforma in utili strumenti per il controllo bibliografico retrospettivo delle singole aree: è dunque più opportuno il loro inserimento in questa sottosezione, piuttosto che in quella dedicata ai cataloghi, dove troveranno ospitalità i cataloghi dell'intere raccolte di singole o di più biblioteche.

Le bibliografie nazionali correnti delle principali aree linguistiche sono ormai prodotte su supporto elettronico, ma non in tutti i casi sono state cumulate integralmente e non sempre assicurano la stessa copertura (è il caso della BNI, come già si è detto). La versione su CD-Rom è generalmente aggiornata trimestralmente, mentre la versione cartacea ha una cadenza più ravvicinata. Occorrerà quindi valutare la compresenza dei due supporti, e la possibilità di assicurare la presenza della versione cartacea per i periodi non compresi nelle eventuali cumulazioni della versione automatizzata. Si richiamano a questo proposito le osservazioni avanzate nella premessa.

Sottosezione 5. Strumenti del commercio librario

Si intendono quei repertori (Books in print) prodotti autonomamente dalle organizzazioni del commercio librario per sostenere la propria attività. Pur non essendo assimilabili a vere e proprie bibliografie, possono risultare utili dal momento che consentono di verificare la disponibilità sul mercato in un determinato momento e in un certo paese di una serie di pubblicazioni. Rientrano in questa tipologia anche i cataloghi storici delle singole case editrici, prodotti in particolari occasioni (generalmente cinquantenari o centenari).

Anche in questo caso le aree linguistiche coperte dovrebbero essere quella italiana, francese, tedesca, spagnola e anglo-americana. La progressione delle aree seguirà i consueti criteri, già visti precedentemente. In genere questo tipo di strumento viene pubblicato nella doppia versione, cartacea e su CD-Rom. La seconda rispecchia più da vicino la situazione del mercato, dal momento che spesso è aggiornata bimestralmente o trimestralmente, ma è anche vero che strumenti del genere sono solitamente usati per brevi consultazioni, non per ricerche bibliografiche complesse. Di conseguenza può essere sufficiente (a meno che esigenze di servizio non facciano preferire soluzioni diverse) la versione cartacea, nella cumulazione annuale.

Sarebbe importante almeno la presenza dei cataloghi storici delle case editrici italiane (e forse dei principali editori europei): oltre che ad una funzione bibliografica retrospettiva, essi costituiscono la documentazione di base per studi di storia dell'editoria e del commercio librario.

I cataloghi delle grandi biblioteche europee, prodotti a stampa o su altri supporti fisici (microfiches) sono stati ormai sistematicamente riversati su supporto ottico, o sono addirittura accessibili in linea, gratuitamente.

Pur non essendo le due versioni totalmente intercambiabili, dal punto di vista della ricerca bibliografica, è congruo limitarsi alla versione in linea, o a quella su supporto ottico, nei casi in cui le due versioni abbiano coperture diverse. Al di là dell'effettivo inserimento fisico, restano teoricamente valide le tre suddivisioni previste.

Saranno inseriti a questo punto, idealmente o fisicamente, i cataloghi collettivi sia internazionali, sia nazionali, sia di livello geografico più ristretto, per esempio regionali, purché contengano intere raccolte, senza cioè distinzioni di carattere disciplinare o tipologico. I cataloghi collettivi di periodici, ad esempio, troveranno ospitalità nella sottosezione specifica. Alcuni esempi di cataloghi collettivi: il National Union Catalog americano (da verificare l'eventuale disponibilità sul mercato, ma anche un prossimo eventuale riversamento su supporto ottico); il Primo catalogo collettivo delle biblioteche italiane.

Per questa sottosezione vale quanto detto al punto 6.

Diversamente che per le altre tipologie di cataloghi, i cataloghi di singoli fondi, o di porzioni di singole biblioteche, continuano, almeno per il momento, ad essere prodotti su supporto tradizionale. È fra l'altro, almeno in Italia, una produzione alta dal punto di vista quantitativo, ma disomogenea da quello qualitativo. Sono stati prodotti in genere cataloghi di fondi o di raccolte particolarmente importanti dal punto di vista storico o bibliografico, cataloghi con copertura cronologica ristretta (di incunaboli, di cinquecentine), cataloghi che accolgono tipologie particolari di documenti (manoscritti, periodici, ecc.) o cataloghi infine con copertura disciplinare specifica. Ad esclusione dei cataloghi di manoscritti e periodici, che troveranno accoglienza nelle sottosezioni 7 e 16, e di quelli speciali (relativi cioè a biblioteche o raccolte specializzate disciplinarmente), che saranno collocati negli apparati dipartimentali di pertinenza, dovrebbero essere raccolti qui almeno i cataloghi di questo tipo relativi alle biblioteche lombarde e successivamente a quelle italiane. Resta da valutare l'estensione anche a quelli relativi alle biblioteche straniere.

Le particolari caratteristiche di questa tipologia di pubblicazione hanno determinato la nascita e lo sviluppo di una varietà notevole di strumenti destinati al controllo bibliografico, corrente e retrospettivo, il che giustifica la presenza di una sottosezione specifica, pur assicurando le bibliografie nazionali correnti, il controllo delle testate che vengono a mano a mano pubblicate. La complessa articolazione interna di questa sottosezione rispecchia il corrispondente panorama bibliografico, caratterizzato da una tipologia variegata di strumenti. Anche dal punto di vista dei supporti la situazione è molto variegata: hanno preso avvio numerosi progetti di automazione, soprattutto per quel che riguarda i cataloghi collettivi (es.: Catalogue collectif nationale des publications en série; Zeitschriften-Datenbank; per l’Italia l’Archivio ISRDS-CNR), che hanno vita a basi dati accessibili in rete, ma distribuite talvolta anche su supporti diversi (CD-Rom, microfiches, o anche supporto cartaceo); ma sono ancora importanti, soprattutto per il controllo retrospettivo, una serie di repertori su supporto tradizionale. Difficile è poi prevedere gli sviluppi della situazione da qui a pochi anni: si rimanda quindi al momento dell’acquisizione la scelta fra i possibili supporti disponibili.

Questa sottosezione è destinata ad ospitare repertori del tipo: T. Bestermann, Periodical publications. A bibliography of bibliographies, Totowa, 1971, 2 v.

Questa sottosezione prevede repertori come l’Ulrich's.

Si può ipotizzare un’articolazione di questa sottosezione in due ambiti:

Saranno collocate qui le serie speciali che le varie bibliografie nazionali dedicano ai periodici, ma anche strumenti assimilabili (ad esempio, per l'Italia, il repertorio curato da Roberto Maini, o quello dell'U.S.P.I.). La copertura geografica coinciderà con quella offerta dalla sottosezione relative alle bibliografie nazionali.

A questo livello troveranno ospitalità una serie di strumenti dalle caratteristiche molto diverse. Per le aree geografico-linguistiche straniere (nei limiti ovviamente della copertura decisa per tutto l'apparato) si può pensare di includere soltanto i repertori che registrano i periodici a livello nazionale, nati e/o morti entro archi cronologici prederminati (ad esempio, per la Francia, Jean Sgard, Bibliographie de la presse classique (1600-1789), Genève, 1984 od altri, più antichi, se disponibili in anastatica o ristampa; per l'area inglese R.S. Crane - F.B Kaye, A census of british newspapers and periodicals. 1620-1800, London, 1966). Per l'Italia può essere invece opportuno approfondire la documentazione, inserendo, oltre a quelle a carattere nazionale (sostanzialmente le cumulazioni, tratte dal "Bollettino" e dalla BNI, curate dall'ICCU), anche le bibliografie a carattere retrospettivo e a copertura geografica e cronologica limitata, pubblicate via via nel corso del tempo (es.: Bibliografia dei periodici mantovani. 1898-1945, Milano, 1993; R. Beccaria, I periodici genovesi dal 1473 al 1899, Genova, 1994, ecc.). Per quanto riguarda la progressione degli strumenti oltre al livello più alto geografico-linguistico, dovrà essere prevista una scansione basata sul criterio cronologico, a seconda della copertura dei singoli repertori e, per l'Italia, un ulteriore livello geografico, di carattere regionale o locale.

Sono naturalmente compresi sia i cataloghi collettivi a base nazionale, che, almeno per l'Italia, quelli a base locale (ad esempio un catalogo collettivo delle biblioteche lombarde).

Straniere e italiane, con i consueti criteri di copertura geografico-linguistica.

La quasi totalità delle bibliografie analitiche di periodici, gli strumenti cioè che indicizzano gli articoli contenuti nei periodici, ha carattere disciplinare e costituirà, quindi, l'asse portante degli apparati di consultazione dipartimentali. Carattere generale ha l'IBZ, disponibile anche in linea e su CD-Rom, ma solo dal 1984. È da valutare l'acquisizione del pregresso su supporto cartaceo, se disponibile al momento della costituzione della BEIC. Di carattere multidisciplinare sono le due basi dati Francis e Pascal (disponibili in linea, su CD-Rom, ma anche su supporto tradizionale) e la recente base dati PCI: appare però più opportuno sistemare questi strumenti al livello più altro (quello interdisciplinare) degli apparati di consultazione dipartimentali.

Sono i repertori che registrano le sigle utilizzate per abbreviare i titoli di periodici nelle citazioni.

Saranno collocati qui quelli dei periodici di cultura generale, di informazione, ecc. Quelli relativi ai periodici di carattere disciplinare saranno collocati nelle varie aree dipartimentali.

Comprenderà sia le bibliografie di bibliografie di traduzioni che le bibliografie di traduzioni.

La sezione dovrebbe avere articolazione minima, limitata alle bibliografie e alle guide internazionali, che informano sull'attività editoriale delle istituzioni pubbliche e sugli strumenti disponibili per il controllo bibliografico. Per il resto, sembra ridondante assicurare anche in questo ambito la copertura geografico-linguistica delle altre sezioni ed è, quindi, sufficiente, la presenza del poco che esiste per l'Italia. Gli strumenti bibliografici relativi al controllo bibliografico di importanti organismi internazionali sono inserite nell'apparato di consultazione relativo alla Sezione 10= Organismi europei ed internazionali dell'area SUS=Scienze umane e sociali.

Esistono ormai siti specializzati relativi alla documentazione di fonte pubblica ed è molto probabile che il servizio informativo riguardante questa tipologia di materiale privilegerà le fonti on line.

Anche in questo settore la situazione è difforme: particolarmente abbondante la produzione anglo-americana, ma anche nella Germania e in Francia il controllo di questa tipologia di pubblicazioni è stato abbastanza costante. Forse è sufficiente un livello internazionale (bibliografie e guide ai repertori di tesi) e la documentazione della situazione italiana (la serie della BNI dedicata alle tesi di dottorato).

Sono compresi sia i calendari di congressi (retrospettivi e correnti) che le bibliografie di rendiconti di congressi (sia retrospettive che correnti).

Almeno in una prima fase, si può decidere di non approfondire eccessivamente questa sottosezione, per la quale esistono strumenti repertoriali presso importanti biblioteche di conservazione milanesi. In un futuro si può prevedere una maggiore articolazione. Anche per quanto riguarda il punto 12.3, al momento ci si potrebbe fermare al livello locale (raccolte di manoscritti in Lombardia, o al massimo nazionale). Se invece si volesse costituire una raccolta significativa in questo settore, non sarebbe indifferente il numero di cataloghi e inventari da inserire.

Anche in questa sottosezione, si può evitare per ora un eccessivo approfondimento, ritenendo sufficiente la presenza di una serie di strumenti di carattere introduttivo. Una maggiore analiticità dovrebbe comprendere opere di carattere bibliologico, repertori di filigrane, di marche tipografiche, repertori e annali di tipografi.

Bibliografie, opere di carattere generale.

Bibliografie, enciclopedie, opere introduttive relative alla fabbricazione del libro a stampa e agli aspetti collaterali, decorazione, illustrazione, legatura.

Dovrebbero essere presenti sia gli strumenti enciclopedici a lessico ristretto che quelli a lessico ampio, ovviamente a carattere generale. Le enciclopedie di carattere disciplinare saranno collocate negli apparati dipartimentali. La copertura linguistica dovrebbe conformarsi a quella delle altre sottosezioni, con una massiccia presenza di strumenti in lingua italiana. È da valutare la opportunità della presenza anche di enciclopedie per così dire storiche, che possono risultare utili per la presenza di lemmi biografici o relativi ad altri ambiti, successivamente ignorati da strumenti più aggiornati.

Sono compresi qui tutti i diversi tipi di strumenti biografici di carattere generale, mentre si rimanda alle aree dipartimentali per i singoli settori di attività e di studio.

I dizionari saranno suddivisi secondo il criterio linguistico e geografico.

Indici sia a copertura internazionale (Index notorum hominum), che nazionale (archivi biografici della Saur).

Repertori internazionali e nazionali, ma di carattere generale.

Può essere opportuno introdurre qui, anche a supporto dell’uso dei materiali presenti nelle diverse sottosezioni, una collezione di dizionari linguistici (bi- o plurilingue lingue), anche se sarà prevista anche nell'area dipartimentale di pertinenza.

Appare consigliabile anche per una copertura linguistica molto più estesa rispetto a quella presa normalmente in considerazione.

Ciascuna area dipartimentale sarà preceduta da un settore di consultazione, concepito come momento introduttivo all’area nel suo complesso, e alle singole discipline in essa rappresentate.

All’apparato di consultazione – come vedremo meglio tra poco – è in parte anche affidato il compito di rappresentare i collegamenti fra le diverse articolazioni interne a ciascun dipartimento e tra i dipartimenti stessi.

Considerate le caratteristiche funzionali della BEIC, gli apparati di consultazione dipartimentali dovranno avere il seguente profilo:

• consentire la disponibilità degli strumenti idonei ad avviare e proseguire le ricerche, anche di livello differenziato, su temi e argomenti coperti dalle raccolte inserite nell’area dipartimentale;
• soddisfare le esigenze informative immediate e di approfondimento, all’interno dei medesimi ambiti tematici;
• consentire l’ampliamento della ricerca e il reperimento di documenti o di fonti informative non possedute dalla biblioteca e dislocati altrove.

Si è quindi ritenuto opportuno nell’ipotesi di costruzione dei vari apparati di consultazione dipartimentale non solo raccordarli alla copertura disciplinare effettivamente garantita dal profilo delle raccolte della BEIC, ma anche integrarli con una strumentazione sufficiente all’allestimento di una collezione di reference, anche se a un livello di analisi minimo, relativa ad ambiti tematici o disciplinari non specificamente presenti nelle aree dipartimentali, in modo tale da consentire almeno un livello informativo di base e la possibilità di accesso ad altre fonti.

Il criterio di base per l’inclusione nell’area di consultazione di una pubblicazione dovrà rifarsi da una parte alla definizione di opera di consultazione, comunemente accettata e rintracciabile nella letteratura specifica (documento su qualsiasi supporto, alle cui parti sia possibile accedere a prescindere dal tutto), ma anche all’opportunità di riunire fisicamente una serie di strumenti, che pur non avendo gli specifici requisiti attribuibili ad un’opera di consultazione, possono comunque, in alcuni contesti, costituire un’utile completamento del quadro introduttivo o essere di sussidio e di riferimento nella fase di impianto o di svolgimento di una ricerca.

Abbiamo già accennato che una seconda caratteristica degli apparati di consultazione delle aree dipartimentali dovrà essere quella di far risaltare al massimo le possibili interdisciplinarità e i percorsi di ricerca orizzontali e trasversali. Dovrà quindi essere previsto un primo livello di carattere più generale e di contenuto interdisciplinare, a cui seguiranno i livelli più specifici relativi alle varie discipline, organizzati non gerarchicamente e riflettenti, nella loro progressione, l’organizzazione fisica dell’area.

Anche gli apparati delle aree di consultazione risulteranno dall’integrazione di strumenti su supporti fisici diversi. In questo senso le considerazioni esposte nella premessa al servizio di consultazione generale valgono anche per le aree dipartimentali, sia pure con alcuni aggiustamenti.

Nell’area tecnico-scientifica la presenza di strumenti su supporto elettronico sarà sicuramente prevalente, almeno per quanto riguarda la copertura dell’informazione bibliografica corrente. Per altri ambiti occorrerà una maggior attenzione alla copertura in senso lato degli specifici strumenti, senza enfatizzare eccessivamente la maggiore duttilità degli strumenti on line. Difficilmente, ad esempio, le bibliografie speciali correnti, a impianto internazionale, di ambito storico o filosofico (generalmente disponibili anche su supporto elettronico), assicurano una registrazione accettabile della produzione in lingua italiana, per cui, di conseguenza sono necessariamente integrabili e non alternative con quelle prodotte in ambito italiano. Quindi una ricerca bibliografica che avesse come obiettivo il reperimento di studi italiani in qualche ambito o tema di carattere filosofico o storico non potrebbe prescindere dalla Bibliografia filosofica italiana o dalla Bibliografia storica nazionale, entrambe edite, almeno per il momento, su supporto cartaceo. Ma lo stesso ragionamento vale anche per strumenti che possono apparire alternativi: ad esempio, il Philosopher Index (disponibile anche su supporto elettronico) e il Repertoire bibliographique de la philosophie (al momento disponibile solo su supporto cartaceo, ma di cui è prevista in futuro la disponibilità anche in versione automatizzata). Entrambi hanno un impianto internazionale ed una base di spoglio quantitativamente analoga (circa 500 testate), ma la copertura non è immediatamente sovrapponibile: il primo comprende anche settori disciplinarmente limitrofi rispetto a quelli più propriamente filosofici (la pedagogia, ad esempio), per cui di conseguenza il secondo risulta tendenzialmente più esaustivo. La scomposizione geografica delle testate spogliate fa emergere poi uno sbilanciamento del primo in senso nord-americano a confronto di una collocazione più europa-centrica del secondo.

La costruzione degli apparati di consultazione delle aree dipartimentali dovrà seguire una strategia articolata secondo i seguenti criteri:

1. individuazione di guide e di introduzioni allo studio di carattere pluridisciplinare;
2. individuazione di bibliografie (correnti e retrospettive) e cataloghi a carattere pluridisciplinare;
3. individuazione di sintesi che documentino l’evoluzione e la storia delle discipline comprese nell’area dipartimentale, considerate nel loro complesso (ad esempio una storia della scienza in generale);
4. individuazione di altri strumenti (enciclopedie, dizionari biografici, lessici, ecc.) che presentino le medesime caratteristiche di copertura pluridisciplinare;
5. individuazioni di guide metodologiche e manuali di avviamento allo studio relativi ad un singolo ambito disciplinare;
6. individuazione delle bibliografie e dei cataloghi che assicurino la copertura, corrente e retrospettiva, dell’informazione in un singolo ambito disciplinare;
7. individuazione degli altri strumenti (enciclopedie, dizionari biografici, lessici, annuari, indirizzari, indici pluriennali di periodici specializzati, ecc.) a copertura monodisciplinare;
8. individuazione delle sintesi storiche relative ad un ambito disciplinare;
9. individuazione della manualistica standard relativa ad un ambito disciplinare;
10. individuazioni di strumenti specifici, che potrebbero essere necessari in alcune particolari sezioni (ad esempio le raccolte di leggi);
11. individuazione degli strumenti idonei alla copertura di aree disciplinari di carattere ausiliario (ad esempio cronologia, numismatica, ecc. per la storia; o ancora cartografia per la geografia).

I punti a)-d) sono funzionali alla costruzione dell’apparato al livello più alto e più generale; i punti successivi serviranno alla costruzione dell’apparato a livello disciplinare.

La scansione in due livelli, il primo più generale e di carattere pluridisciplinare e il secondo più direttamente riflettente le singole aree tematiche o disciplinari può far sorgere alcune difficoltà, soprattutto in relazione alla collocazione fisica del materiale e all'inserimento di alcuni strumenti. Queste difficoltà sono riconducibili sia alla tipologia e alla complessa varietà dei repertori disponibili, sia alle caratteristiche intrinseche dei vari comparti disciplinari.

Ad esempio una base dati come PCI (Periodicals Contents Index), dal punto di vista disciplinare copre in maniera più o meno estesa due aree dipartimentali della BEIC (Scienze umane e sociali, Arti e letterature). Viceversa il classico MLA si pone ad un livello intermedio di copertura per quanto riguarda Arti e letterature (comprende infatti Linguistica e letteratura a livello internazionale, ma non arti e musica), ma assicura anche la copertura di aree tematiche particolari, come il folklore o l'etnomusicologia.

Fermo restando che nessuno schema classificatorio e nessun principio organizzativo è in grado di riflettere totalmente il complesso intreccio interdisciplinare del sapere e che, d'altra parte, uno degli obiettivi della BEIC è appunto far risaltare tali percorsi interdisciplinari, i criteri a cui far riferimento saranno

• la concezione unitaria dell'apparato dipartimentale;
• una progressione degli strumenti, che, dal punto di vista della copertura disciplinare, vada dal livello più generale a quello più specifico;
• la flessibilità nella costruzione dell'apparato.

In questo senso può essere opportuno prevedere la costruzione di un livello intermedio fra quello più generale e quelli più specifici, relativi alle varie sezioni o sottosezioni. Tale livello avrà presumibilmente caratteristiche diverse a seconda dell'area tematica o disciplinare. Mentre nell'area dipartimentale Scienze e tecnologie il livello intermedio tenderà a collocarsi immediatamente prima della strumentazione relativa alle specifiche aree disciplinari corrispondenti alle sezioni, è possibile che in altre aree esso invece coinvolga più di una sezione.

L'accennato criterio di flessibilità significa che i vari apparati possono anche distinguersi per una serie di caratteristiche, inerenti alla tipologia di materiali inclusi e al livello di analisi.

Per quanto riguarda la collocazione fisica, i repertori su supporto elettronico a carattere estesamente interdisciplinare non implicheranno molti problemi: essi, infatti, possono essere inseriti "idealmente" in qualsiasi punto di qualsiasi apparato dipartimentale, dal momento che la loro accessibilità fisica sarà consentita da qualsiasi postazione; per quelli su supporto tradizionale dovrà invece essere valutata anche la possibilità in alcuni casi, ci si augura abbastanza limitati, di duplicare l'acquisto, in modo da poterne collocare un esemplare in ciascuna sezione di pertinenza.

Sulla base delle considerazioni avanzate fino a questo punto, l'ipotesi di griglia proposta di seguito per la costruzione degli apparati di consultazione delle aree dipartimentali dovrà avere valore di riferimento generale, una sorta di griglia minima, da integrare con le osservazioni relative agli ambiti disciplinari corrispondenti alle singole aree e sezioni.

La copertura complessiva è generalmente prevista a livello internazionale; quella linguistica rispecchia le scelte generali della BEIC. Per quegli ambiti dove la strumentazione prevista si fermi al livello introduttivo, sarà prevalente la produzione in lingua italiana.

La griglia, come anticipato, dovrà essere costruita su due livelli:

Saranno riuniti qui gli strumenti utili a delineare un quadro introduttivo all'area dipartimentale:

• bibliografie, correnti e retrospettive, a copertura pluridisciplinare;
• cataloghi di biblioteche specializzate nel complesso, o nella maggior parte, delle discipline rappresentate nell'area;
• enciclopedie, lessici, repertori biografici, a copertura pluridisciplinare;
• guide e introduzioni di carattere metodologico all'area nel suo complesso;
• sintesi storiche.

Al livello A seguiranno gli apparati specifici riguardanti i settori disciplinari presenti nell'area, disposti secondo un andamento orizzontale, che rispecchi sostanzialmente l'organizzazione interna del dipartimento. L'articolazione interna vedrà per ogni area disciplinare una progressione del tipo:

• guide metodologiche e/o di avviamento allo studio;
• cataloghi di biblioteche specializzate;
• bibliografie correnti e retrospettive a copertura disciplinare;
• indici pluriennali di periodici specializzati disciplinarmente;
• enciclopedie, lessici;
• repertori biografici;
• annuari, indirizzari, ecc.;
• altri strumenti specifici;
• manualistica standard.

Ovviamente l'elencazione tipologica degli strumenti inclusi nell'apparato ai due livelli è solamente indicativa ed è subordinata all'effettiva disponibilità.

È possibile, come si diceva prima, che sia necessario individuare, almeno idealmente, un livello intermedio fra A e B, costituito dagli strumenti che non abbiano caratteristiche di copertura dell'intera area, ma che non siano neppure specializzati in un singolo ambito disciplinare. Sono possibili due ipotesi per realizzare concretamente questo livello intermedio:

1. L' inserimento potrà avvenire direttamente al primo livello (ad esempio una bibliografia che copra l'ambito di due o tre discipline seguirà quella a copertura più ampia); in questo caso avremo l'accorpamento dei due livelli (Livello ampiamente interdisciplinare e livello intermedio).
2. L'alternativa può basarsi su altri criteri di inserimento, compatibili con le caratteristiche delle varie aree tematiche. Ad esempio, in Arti e letterature, l'apparato specifico relativo alle sezioni 5-11, potrà essere preceduto dall' International bibliography of books and articles on the modern language and literatures (MLA). In questo secondo caso avremo una progressione più articolata, ma forse anche più complessa da gestire dal punto di vista pratico.

L'articolazione prevista per i due livelli è quella minima, ipotizzabile per ogni area dipartimentale, ma potrà essere arricchita

• al livello A, con l'inserimento di nuclei di strumenti che garantiscano l'informazione di base e la possibilità di avviare un percorso di ricerca anche in aree disciplinari, non specificatamente documentate, o documentate a livello minimo nelle raccolte della BEIC;
• al livello B, approfondendo l'analisi di alcune aree tematiche e/o disciplinari che si tradurrà in un'articolazione più complessa dell'apparato stesso in senso analitico-formale-geografico. Si pensi, ad esempio, alla possibilità, di irrobustire l'apparato di consultazione relativo alla storia nazionale e regionale italiana, almeno per quanto riguarda la Lombardia.

Tradizionalmente il livello di analisi degli apparati di consultazione disciplinari è collegato strettamente alla copertura bibliografica assicurata dalle raccolte.

Pur non potendosi dare del tutto per acquisita la fisionomia delle collezioni di monografie dei dipartimenti, ci sono comunque abbastanza elementi per prefigurarne, almeno in linea di massima le caratteristiche più importanti: una copertura media delle raccolte che si attesta intorno all'indicatore di profondità 3; le particolari funzioni, di grande biblioteca pubblica a copertura generale e con una spiccata vocazione all'informazione, attribuite alla BEIC.

Queste caratteristiche consentono di ipotizzare, almeno per quanto riguarda l'apparato di consultazione, un livello di copertura e di analisi tendenzialmente alto.

La forte tendenza alla specializzazione disciplinare consolidata in questa area fa prefigurare un livello A abbastanza snello ed una maggiore analiticità nel livello B.

Un ruolo di reference library così pronunciato può essere realizzato solo disponendo del più completo apparato possibile, sul fronte delle risorse informative di orientamento e di indirizzo, sia bibliografiche sia fattuali, in relazione a tutte le esigenze informative che potranno emergere nel bacino d’utenza, indipendentemente dalla consistenza prevista per l’offerta informativa della BEIC, gestita sia in locale sia in remoto, in ogni specifica area tematica.

L’offerta informativa di reference della BEIC dovrà quindi assestarsi in ogni settore sul livello delle università e degli istituti specializzati di ricerca, ricorrendo a tutte le forme di cooperazione, condivisione o estensione di licenze, partecipazione a consorzi possibili con gli enti presenti nel territorio.

Pur includendo comunque strumenti bibliografici, enciclopedici, biografici ed altre tipologie di opere di consultazione a carattere pluridisciplinare (si pensi, ad esempio, alla base dati Pascal), il primo livello dovrebbe comunque essere caratterizzato dagli strumenti che consentano

• la documentazione diacronica dello sviluppo delle scienze (storia e sviluppo della scienza);
• il soddisfacimento di esigenze di informazione rapida (annuari, indirizzari, indici di congressi, dizionari terminologici, bollettini di recensioni, repertori di brevetti, di norme e standard, ecc.).

Gli apparati costruiti al livello B seguiranno l'andamento delle sezioni e delle sottosezioni previste dall'impianto generale dell'area dipartimentale, accogliendo, dove necessario la strumentazione disciplinare specifica (tavole, formulari, schemi di classificazione, ecc.).

Nel capitolo 8 vengono fornite indicazioni di dettaglio anche per il livello di copertura bibliogarfica.

La costruzione dell’apparato disciplinare di questa area dipartimentale risulta abbastanza complessa e articolata, non solo per presenza di numerose sezioni e sottosezioni, ma essenzialmente per l’ampiezza, e per certi versi, anche per la diversità degli ambiti disciplinari rappresentati. La griglia minima prevista è comunque applicabile anche in questo caso. Tradizionalmente le due macro-aree (le scienze umane e le scienze sociali) hanno una comune derivazione, ma soprattutto sono molto evidenti i percorsi di ricerca trasversali. Di conseguenza è, comunque, prefigurabile la costruzione del livello generale e propedeutico, in cui confluiranno sia quegli strumenti o quei repertori che consentano un’introduzione generale all’area o una copertura, comunque pluridisciplinare (ad esempio la base dati Francis).

Sarà invece opportuno prevedere almeno un livello intermedio, relativo alle sezioni 4-6, ma anche un secondo per le sezioni 7-8. La progressione dovrebbe quindi essere la seguente:

Livello A - Generale e propedeutico all’intera area dipartimentale.

Livello B - Specifico per le sezioni 1-3.

Livello intermedio - Propedeutico alle sezioni 4-6.

Esso dovrebbe accogliere, oltre ai consueti strumenti bibliografici, catalografici, enciclopedici, ecc., con copertura disciplinare specifica, ma ad ampia copertura cronologica e geografica, anche un certo numero di nicchie, dedicate alle cosiddette discipline "ausiliarie" (Cronologia, Genealogia e araldica, Numismatica, Diplomatica, Paleografia, ecc.) e alla documentazione di settori di studi storici incentrati su ambiti ed aspetti particolari (storia del libro e dell'editoria, storia delle biblioteche e di eventuali altre istituzioni culturali).

Per quanto riguarda le discipline ausiliarie resta da definire l'effettiva rappresentazione di quanto già elencato e l'eventuale integrazione con altre più specialistiche (per esempio Sigillografia) e i rispettivi livelli di approfondimento.

In prima istanza si può optare per un buon livello di approfondimento per Archivistica (generale e speciale) e Cronologia, limitandosi per le altre ad opere di carattere introduttivo e di livello generale, ferma restando la possibilità di successive possibili integrazioni e approfondimenti.

Per quanto riguarda invece gli ambiti storici particolari, si ritiene opportuna almeno la presenza di strumenti che ne consentano la copertura bibliografica corrente e retrospettiva (bibliografie e cataloghi specializzati), di sintesi storiche complessive, ma con particolare attenzione all'Italia.

Livello B - Specifico delle sezioni 4-6.

Livello intermedio - Propedeutico alle sezioni 7-8

Livello B - Specifico delle sezioni che seguono (7-13).

NOTA.

La griglia predisposta sopra può anche avere un andamento diverso, secondo le osservazioni già avanzate in precedenza: è cioè possibile, soprattutto se ciò si dimostra più conveniente dal punto di vista della collocazione fisica dei documenti, accorpare i due livelli intermedi con il livello A e fare poi seguire i livelli B specifici delle singole sezioni.

Dovrebbero essere presenti, oltre ai consueti strumenti previsti dalla griglia generale:

• un minimo di strumentazione introduttiva relativa alla Cartografia;
• una raccolta di atlanti di vario tipo (anche se già presenti nell'apparato di consultazione generale);
• dizionari di luoghi (compresi quelli storici e quelli di carattere locale, almeno per l'area italiana).

Si consiglia di optare per l'inserimento anche delle opere di consultazione relative al settore viaggi ed esplorazioni (bibliografie e cataloghi specializzati, sintesi storiche).

Comprenderà anche gli strumenti di consultazione relativi all'Archeologia.

L’apparato relativo a questa sezione avrà un’articolazione interna basata ad un primo livello su un criterio geografico (la progressione sarà quella prevista dalla Dewey) e quindi secondo l’andamento della griglia minima prevista per ogni sezione.

Particolarmente consistente dovrebbe essere la strumentazione relativa alla storia d'Italia. Per questa parte resta da definire l'estensione dell'articolazione dell'apparato fino al livello locale, ma bisognerà prevedere almeno un particolare riguardo alla storia della Lombardia.

L’articolazione interna si allineerà alla progressione prevista dalle sottosezioni.

Oltre alla consueta strumentazione prevista dalla griglia generale, è opportuna, almeno per l'area italiana, la presenza di raccolte di leggi, codici annotati, testi unici.

Comprenderà gli strumenti di base per il controllo, retrospettivo e corrente, della

produzione bibliografica almeno di quelli più rilevanti (ONU, UNESCO, OCSE, Comunità europea, ecc.); repertori di organismi internazionali, annuari.

Oltre alla strumentazione consueta relativa alla biblioteconomia, alla documentazione e all'archivistica, comprenderà anche annuari e guide di biblioteche, archivi, centri di documentazione, repertori di istituzioni e fondazioni culturali, accademie, ecc., repertori di musei di ogni tipo; repertori di associazioni professionali.

I repertori di musei relativi alle arti figurative potranno trovare accoglienza nel dipartimento Arti e letterature, o essere duplicati.

Ovviamente, se per l'ambito internazionale sarà sufficiente la presenza degli strumenti fondamentali, va approfondito finché è possibile l'ambito nazionale e locale.

L’articolazione dell’apparato di questa area dipartimentale ricalcherà l’andamento delle sezioni, che, a parte quella dedicata alla musica, spettacoli e sport, offrono la copertura di due ambiti specifici, quello artistico e quello linguistico-letterario. Si può ipotizzare uno schema del genere:

Livello A - Generale e propedeutico a tutta l’area dipartimentale.

Livello intermedio - Propedeutico alle sezioni 1 e 2.

Livello B - Specifico delle sezioni 1-2, della sezione 3 e della sezione 4.

Livello intermedio - Propedeutico alle sezioni 5-11.

Livello B - Specifico delle sezioni 5-11.

NOTA.

Anche in questo caso, per quanto riguarda la progressione dei livelli A, intermedio e B, valgono le osservazioni già avanzate per l'apparato di consultazione dell'area dipartimentale Scienze umane e sociali.

Comprenderà anche repertori di musei, sia a livello internazionale che nazionale.

L'apparato di questa sezione, come quello della Sezione 2=Arti grafiche e fotografia, sarà caratterizzato anche dalla presenza di materiale iconografico (ad esempio cataloghi di grandi mostre a carattere tematico o che documentino particolari periodi o filoni artistici).

Anche se una buona parte del materiale attinente a questi ambiti avrà una collocazione esterna all’area dipartimentale (poiché appare preferibile offrire questo materiale nel Mediaforum o nella sezione dedicata al tempo libero), è comunque opportuno l’allestimento dello specifico apparato di consultazione (livello B). L’articolazione ricalcherà la progressione delle tre sottosezioni. Il livello di analisi sarà più alto per le prime due sottosezioni, semplicemente introduttivo per la terza.

Gli apparati relativi alle sezioni linguistiche e letterarie saranno costruiti seguendo l'ipotesi generale della griglia prevista per il livello B. Le collezioni di testi e le edizioni nazionali dei classici saranno collocate direttamente, insieme agli altri documenti, nelle sezioni specifiche.

L’apparato relativo alla sezione lingue e letterature classiche, oltre alla strumentazione prevista dal livello B della griglia comune, dovrà prevedere la presenza di una buona collezione di dizionari e thesauri, ma anche di grammatiche.

L’apparato di questa sezione avrà un livello di analisi particolarmente alto. Oltre che della consueta strumentazione prevista dal livello B della griglia comune, l’apparato sarà caratterizzato da:

• una collezione di dizionari linguistici e terminologici, anche di carattere storico. Da definire resta invece la presenza di dizionari dialettali;
• concordanze, almeno per gli autori più significativi.

Le sezioni coprono gli ambiti linguistico e letterario dei paesi europei ed extraeuropei. Anche in queste sezioni obbligatoria è la presenza di una collezione di dizionari linguistici, compresi quelli storici almeno per le aree linguistiche più significative (per il francese, il tedesco, l’inglese e lo spagnolo). Per le stesse aree si propone un buon livello di analisi, anche se non così approfondito, come quello indicato per la Sezione 5. Per le aree linguistiche extraeuropee, può essere sufficiente un livello introduttivo.

Per una biblioteca come la BEIC – considerando i suoi obiettivi, la sua fisionomia di servizio ed il momento in cui viene fondata – una riflessione sulla tipologia, la quantità e l’uso delle risorse elettroniche costituisce uno dei principali contributi alla progettazione complessiva della biblioteca.

Le questioni implicate sono molto delicate e soggette a continue trasformazioni, per cui si rende necessario accompagnare il progetto delle collezioni di documenti elettronici con una esposizione analitica dei problemi sul tappeto. Inoltre, nella esposizione che segue, i problemi dello sviluppo delle raccolte di risorse elettroniche si incroceranno più volte con altri temi di carattere gestionale e con i problemi relativi ai servizi al pubblico.

Infatti, il peso che le risorse elettroniche rivestiranno all’interno della BEIC condizionerà in larga misura il modo di essere e di funzionare della biblioteca stessa.

In primo luogo sono necessarie alcune riflessioni di fondo:

A. La rilevanza e l'impatto delle fonti informative elettroniche sullo sviluppo delle collezioni digitali presentano ad oggi cambiamenti continui difficilmente fotografabili, se non a ritroso, e mutazioni di comportamento rapide e imprevedibili. La crescita numerica esponenziale delle risorse elettroniche e la loro evoluzione verso nature ancora non del tutto chiare rende questi oggetti difficilmente inquadrabili in modellizzazioni preventive teoriche.

B. Anche le dinamiche e i flussi di mercato riflettono uno scenario alquanto in movimento tale da rendere improbe previsioni finanziarie non immediatamente applicabili.

C. Tali considerazioni preliminari richiedono che la stesura della parte del progetto riguardante la collezione di risorse elettroniche venga rivista ed aggiornata due anni prima dell'apertura effettiva della BEIC e che comunque ogni politica che regoli in futuro lo sviluppo e la crescita delle collezioni digitali della biblioteca venga rivista ed aggiornata su base annuale.

D. L'andamento di crescita numerica delle risorse elettroniche prive di supporto produce un grafico non sovrapponibile, o in qualche modo comunque non parallelo, alla crescita dei contenuti su supporto cartaceo. Tale condizione si differenzia anche tra crescita di produzione intellettuale di contenuto posta su supporto cartaceo e quella registrata (nata o riprodotta) su supporto CD-Rom.

E. In relazione al punto precedente si possono individuare diversi orientamenti che tengano conto di due opzioni diverse a cui dare priorità:

Si può dire che il dimensionamento fisico della biblioteca non è un fattore strettamente correlato alla dimensione della collezione digitale, che dovrà piuttosto basarsi sulla fisionomia della biblioteca stessa e sull’impatto che tale collezione digitale (o insiemi di collezioni) deve avere sull’utenza, o meglio su utenze differenziate, soprattutto potenziali.

Il ruolo e la fisionomia della biblioteca, più che il suo dimensionamento fisico, sono i cardini su cui basarsi per la costituzione di una collezione di risorse elettroniche che soddisfi le necessità di fasce di utenza sofisticata, che anticipi le richieste di fasce di utenza in crescita offrendo servizi all’avanguardia affinché bisogni inespressi concretizzati portino movimento culturale e ricchezza economica. Questo flusso circolare di bisogni/servizi comporta, se legato all’analisi della domanda potenziale, un miglioramento della qualità della vita della cittadinanza che afferisce alle collezioni di risorse elettroniche attraverso una crescita culturale e, di conseguenza, anche economica, che inizialmente può coinvolgere fasce di utenza più colta, a livello trasversale (categorie imprenditoriali, medici di base, insegnanti ecc.) ma che, poco per volta, dilagherebbe in modo orizzontale coinvolgendo le fasce di utenza partendo dal basso. Le fonti e gli strumenti concretizzati in servizi virtuali fungerebbero quindi da intermezzo logico tra domanda e offerta.

F. La fisicità della biblioteca appare comunque come nocciolo imprenscindibile dal momento in cui ogni servizio virtuale, che offra collezioni di risorse elettroniche, deve necessariamente svolgersi all’interno della biblioteca stessa (utenti registrati, ma anche walking users che in seguito potrebbero fidelizzarsi a determinati servizi). Ciò al fine di valorizzare il contesto in cui tali servizi nascono e si sviluppano, servizi che sono tesi a creare momenti di aggregazione sociale.

G. La questione delle definizioni ai fini del documento risulta fondamentale: che cosa si intende per risorsa elettronica (fonti elettroniche informative, servizi online, risorse multimediali ecc.), classificazione per tipologia (OPAC, banche dati, e-journals, e-texts ecc.) all’interno del progetto generale

Questa distinzione risulta fondamentale in quanto se una fonte informativa quale una banca dati bibliografica può andare a sostituire eventuali strumenti repertoriali cartacei costosi e meno efficaci, per i servizi online la questione risulta assai diversa.

Infatti nel caso di banche dati bibliografiche, una volta che si è deciso di optare per il solo online (o per un affiancamento transitorio) difficilmente si torna indietro; caso mai si può cambiare il fornitore o il produttore o per differenti versioni della banca dati più convenienti (in termini di costi/benefici).

Per i servizi online (offerti da aggregatori esterni) la questione risulta più complessa in quanto presentano una serie di servizi a valore aggiunto che possono ruotare (oppure no) attorno a dei prodotti banche dati, e che si evolvono continuamente a livello di offerta, ma anche di costi. I servizi online richiedono quindi una taratura continua in rapporto all’impatto che essi hanno sull’utenza.

Nei paragrafi che seguono viene proposta una prima elencazione di questioni (talvolta solo per punti), per alcune delle quali si è già raggiunto un primo livello di sviluppo, che saranno compiutamente affrontate nel documento finale.

I fattori da considerare sono:

1. infrastruttura di rete esterna: backbone, INI (infrastruttura nazionale informativa) e IGI (infrastruttura globale informativa)
2. evoluzione dei software I.R.
3. evoluzione delle interfacce

Altri fattori da considerare sono:

1. infrastruttura di rete interna (LAN, WAN) e integrazioni con altre reti
2. comprensione dei domini di rete in altri gruppi di domini esterni (in considerazione degli accessi IP). La struttura delle rete dovrà essere espandibile per estensioni a aggiunte di nodi o gruppi di nodi.
3. integrazione tra contenitori informativi interni: OPAC, banche dati bibliografiche e full-text (e-journals, e-texts). INTERFACCE INTEGRATE e DINAMICHE
4. Integrazione tra contenitori informativi esterni: risorse e meta-risorse esterne, OPAC, banche dati bibliografiche e full-text (e-journals, e-texts). FUNZIONE GATEWAY

Le risorse elettroniche saranno selezionate sulla base degli stessi principi con cui sarà selezionato il materiale su supporto cartaceo o fissato su altri media.

Ciò che va considerato ai fini della selezione sono due condizioni:

1. aderenza agli obiettivi della politica generale di sviluppo delle collezioni della BEIC
2. modularità in relazione a quanto detto in premessa con la necessità di aggiornamento e revisione costante delle politiche e continuo adattamento ai modelli economici di mercato per insiemi di documenti rientranti in collezioni di risorse elettroniche

Nei paragrafi che seguono vengono passate in rassegna varie tipologie di risorse documentarie elettroniche.

In questo contesto possiamo suddividere le risorse elettroniche in due grosse condizioni:

• Risorse elettroniche ad accesso gratuito
• Risorse elettroniche ad accesso a pagamento

Ai fini della selezione delle risorse elettroniche le condizioni di cui sopra non sempre fanno la differenza in termini di qualità. Vi sono risorse assai prestigiose ad accesso completamente gratuito e risorse che si pagano a caro prezzo che invece non meritano grande attenzione.

Ciò è evidente non solo nelle fonti che possono essere di interesse per le biblioteche a carattere informativo-divulgativo, cui può in linea di massima essere assimilata la BEIC, ma anche per fonti di interesse specialistico che vengono solitamente utilizzate da biblioteche di ricerca di altissima specializzazione. Il servizio PubMed che ruota attorno a MEDLINE, la banca dati di settore biomedico più importante a livello internazionale, che comprende ben 12 milioni di riferimenti bibliografici con abstract è ad accesso completamente gratuito, come decine di altre banche dati di alto livello qualitativo offerte da siti istituzionali. Vi sono anche esempio di noti e prestigiosi periodici elettronici che sono ad accesso gratuito come per esempio il BMJ British Medical Journal o il JHEP di fisica delle alte energie della SISSA di Trieste.

Vi sono siti che raccolgono importanti testi monografici digitalizzati e quindi sono fonte notevole di informazione su determinati settori, per esempio i 571 testi a carattere storico per la matematica sul sito della Cornell University.

Notevoli anche tutte gli archivi di pre-print ad accesso gratuito contenenti materiale di alto livello qualitativo, seppur specialistico (anche se non sempre) che offrono materiale 'grigio' nei vari settori della ricerca.

Un'attenta valutazione di tutto quello che è offerto gratuitamente potrebbe già essere un buon punto di partenza per un portale della conoscenza organizzato per materia e suddiviso per grosse tipologie (OPAC esclusi):

Le risorse a pagamento sono tutte le altre e naturalmente in questo ambito è bene muoversi in un contesto di condivisione e cooperazione (vedi § 6.12).

Per l'editoria scientifica, ad oggi, quasi tutto il materiale corrente presente a stampa è anche presente in versione elettronica e/o online di rete.

Esiste ad oggi una grande massa critica di materiale STM (scientifico-tecnico-medico) disponibile in formato elettronico-digitale, contro una scarsa presenza di collezioni di risorse all'interno delle biblioteche.

6.6. Suddivisione secondaria: il supporto versus RER

Due le grandi categorie seppur molto frastagliate all'interno

• Risorse elettroniche su supporto fisico
• Risorse elettroniche su server

Vediamo separatamente queste due categorie, partendo dalle risorse elettroniche su supporto fisico.

Per le risorse su CD-Rom (per il momento altri media sono accantonati) è necessario suddividere ulteriormente tra:

1. CD-Rom in postazione stand alone

• Licenza singola per una sola utenza (servizio particolare solo per determinati servizi)
• Licenza multipla per più copie della stessa risorsa su diverse postazioni

1. CD-Rom inseriti in un sistema di Database Networking

• Licenza di rete per multiutenza (CD su server)
• Licenza di rete per multiutenza (anche utenza singola in rete) strutturata in un sistema di DatabaseNetworking locale (intranet)
• Licenza di rete per multiutenza (anche utenza singola in rete) strutturata in un sistema di DatabaseNetworking esterno (condiviso in formula Hosting con altre realtà)
• Licenza di rete per multiutenza (anche utenza singola in rete) strutturata in un sistema di DatabaseNetworking esterno (Extranet)

Per quanto riguarda invece le risorse elettroniche su server, sostanzialmente possono coesistere due categorie:

1. Risorse elettroniche su server locale

• Categoria che rientra in un sistema di Database Networking di cui si è già detto
• Risorse acquisite da editori e aggregatori e collocate su server locali (ipotesi costosa che richiede risorse tecniche di software, hardware e personale)
• Materiale digitalizzato (di cui si parlerà a parte) e che potrà comprendere archivi differenti (possibilmente orientati nell'ottica di sistemi aperti OAIS o OAI).

1. Risorse elettroniche ad accesso remoto (RER)

• Acquisite da editori
• Acquisite da aggregatori (sito con banche dati raggruppate, o sito gateway)

• On-line tradizionale ad host computers (vecchi linguaggi Dialog, DataStar)
• Cd-Rom su postazione stand-alone (in locale)
• Cd-Rom su juke-box per recupero dati o full-text di articoli (in locale o su LAN)
• Torri di CD-Rom (rete LAN)
• Nastri su mainframe in gestione autonoma e con linguaggio di interrogazione proprio (su LAN)
• Accesso a Sistemi di Database Networking su mainframe, con sistemi di teleassistenza per la consultazione anche in multiultenza di più banche dati diverse (LAN e WAN)
• Accesso a Sistemi di Database Networking di tipo client/server con precaching dei CD-Rom sui dischi fissi dei server, in multiutenza, ma con mantenimento delle interfacce e dei linguaggi originari delle banche dati scaricate (LAN e WAN)
• Accesso a Sistemi di Database Networking di tipo client/server, in multiutenza con CD-Rom collocati su una o più macchine server con Unica Interfaccia di Ricerca e Unico Linguaggio di Interrogazione (LAN e WAN)
• Accesso a Sistemi di Database Networking di tipo client/server, via Web, in multiutenza, dove per client si intende il navigatore o browser Web della macchina interrogante il server o i server, i quali sono muniti di piattaforma "Gateway" per gestire i protocolli di comunicazione "http" con possibilità quindi di uscire all'esterno della LAN o WAN per connessioni ad altri siti
• Accesso remoto via telnet, in emulazione di terminale, a macchine remote di tipo Unix, o per macchine di tipo IBM, accesso tn3270 con client QW3270
• Accesso remoto su gopher, con login e password richiesti direttamente all'accesso alla macchina chiamata in telnet, oppure direttamente dall'interno del Web (che supporta gopher) se la banca dati è liberamente accessibile
• Accesso remoto via Web, su banche dati presenti in Internet, gratuitamente disponibili o per le quali si è acceso un abbonamento
• Accesso a server remoti via Web a insiemi di banche dati organizzati, host computers su Web oppure aggregatori di database, con possibilità di recupero dei full-text, servizi a valore aggiunto correlati alle banche dati alle quali ci si abbona: intero insieme, uno o più database, parti di database, titoli provenienti da più database.
• Accesso remoto via client Z39.50 a più basi di dati bibliografiche e OPAC contemporaneamente, ma che utilizzano lo stesso protocollo di comunicazione
• Accesso remoto via client a più basi di dati bibliografiche citazionali attraverso sistemi BFS Bibliographic Formatting Software o meglio conosciuti come sistemi BCM Bibliographic Citation Managers. I BFS vanno ad interrogare basi di dati diverse (anche Z39.50) e sono in grado di gestire i dati recuperati in locale, di convertirli in decine di formati citazionali e bibliografici differenti a seconda delle esigenze. Sono in grado di riformattare i record catturati, nel formato del proprio database catalografico al fine di un loro inserimento semi-automatico (catalogazione derivata da base di dati bibliografica).

Quando si parla di costi in relazione al database networking o ai servizi informativi on-line offerti dagli aggregatori di database dobbiamo riferirci a un meccanismo di analisi piuttosto complesso che tocca più aspetti, e che passa per più direttrici:

• l'infrastruttura di rete: esistenza di LAN, WAN, potenziamento
• hardware: suddiviso in macchine serventi e postazioni utenza, come client del sistema
• software: necessario al funzionamento dei sistemi, e che comprende i software dei server, i software client su workstation, o i client browser WWW, eventuali funzionalità aggiuntive ad integrazione del sistema
• il personale e le competenze a disposizione in relazione al sistema che si intende utilizzare
• le banche dati che si intendono acquisire in relazione agli ambiti disciplinari da coprire
• organizzazione di corsi di formazione per i bibliotecari e per l'utenza (servizi di tutoring anche on-line)

Per i sistemi di database networking si dovranno quindi valutare i costi in relazione a:

• hardware necessario per i server: se già eventualmente disponibile/utilizzabile o da acquistare e potenzialità in relazione alle prestazioni
• hardware necessario per le postazioni client: se PC di basso profilo già disponibili o se è necessario rinnovare il parco macchine e in che misura
• software gratuito o a pagamento e in che forma (una tantum, tassa annua) del sistema software per il database networking : vi sono sistemi gratuiti e sistemi che si acquistano, ciò non significa che i primi siano più convenienti dei secondi
• manutenzione richiesta per hardware e software: se è richiesto personale esperto oppure no e con quale impegno
• numero dei database disponibili per piattaforma e valutazione dei titoli offerti in riferimento ai dati contenuti
• invio dei supporti: modalità e tempi di aggiornamento
• tipi di accesso: interfacce e linguaggi di interrogazione, facilità d'uso e fluidità nella trasmissione dell'informazione.

Per i sistemi in aggregazioni di database vanno valutati invece i seguenti costi:

• costi in relazione alle banche dati offerte: titoli e esaustività in relazione alla completezza dei dati e alla loro selettività
• costi in relazione ai servizi offerti correlati alle banche dati contenute nel sito
• possibilità di modulare gli abbonamenti: in relazione a numero di titoli di periodici, o di porzioni di database
• accessi: interfaccia Web ad un unico database o a insiemi distinti
• motore di ricerca
• funzionalità di invio delle ricerche via e-mail, scaricamento dei dati o stampa
• tempi di collegamento e tempi di risposta per le connessioni via Internet
• possibilità di eventuale Intranet

Va posta estrema attenzione alle dinamiche, tra l'altro in continua evoluzione in uno scenario mutevole, in rapporto sia al prodotto banca dati, al suo supporto, sia in relazione al sistema d'accesso: database networking oppure on-line a singola banca dati su Web.

Risulterebbe assai antieconomico dotarsi di un sistema di database networking (per quanto si possano fare previsioni del genere rispetto a ciò che sarà disponibile da qui a 5-8 anni, quando i servizi della BEIC saranno realizzati) contenente un singolo database, in quanto in quel caso risulterebbe sicuramente più funzionale un accesso via Web, laddove esistente, allargato all'intero dominio del sistema. In ogni caso vanno valutati i costi anche laddove vi sia una macchina server già disponibile per altri sistemi.

Possiamo provare a tracciare alcune linee guida per una valutazione del prodotto banca dati in relazione al tipo di sistema che si intende scegliere:

1. Serietà del distributore e specificità della sua area di intervento
2. Modalità di offerta del prodotto e condizioni
3. Frammentazione dell'offerta in differenti pacchetti opzionali e personalizzati
4. Comparazione del prodotto nelle sue varie versioni supporto in relazione ai costi/benefici
5. Comparazione delle varie edizioni del prodotto dei diversi produttori
6. Analisi del contratto proposto, in relazione ad accessi in multiutenza
7. Licenze sito
8. Possibilità di PHS (Partner Host Service) per gli accessi esterni a terzi

1. Definizione dei termini: CD-Rom; Database Networking, tape, online ecc.
2. Condizione: Supporto / Non supporto (strettamente correlato alle questioni definitorie)
3. Programmazione delle revisioni delle politiche di sviluppo e crescita
4. Relazione con le politiche di sviluppo generali
5. Relazione e coerenza con le risorse a stampa presenti nelle collezioni fisiche (modello non standardizzabile, ma valutazione sugli oggetti)
6. Relazione e coerenza con le altre fonti elettroniche: eventuali sostituzioni con strumenti o fonti informative più moderne, integrazione e /o potenziamento
7. Selezione:

1. utenti/clienti
2. bacino di utenza/sistema cliente

1. Integrazione tra le tre figure da individuare:

1. Chi si occuperà della selezione/deselezione della parte software
2. Chi si occuperà della selezione dell'hardware (macchine server e postazioni client)
3. Chi si occuperà della selezione/deselezione delle risorse elettroniche (responsabilità)

1. Considerazioni sull'hardware ai fini dell'ottimizzazione dei servizi:

1. conformità agli standard industriali
2. disponibilità di documentazione a stampa e di tutti i necessari supporti tecnici

1. Considerazioni sul software ai fini dell'ottimizzazione dei servizi:

1. conformità agli standard industriali
2. disponibilità di documentazione appropriata e di tutti i necessari supporti tecnici

La questione è assai complessa e delicata, e su di essa ci si soffermerà diffusamente nella stesura del documento finale.

Sostanzialmente l'attenzione va posta su due versanti:

1. in qualità di fruitori dell'informazione
2. in qualità di produttori

Per quanto riguarda i problemi che la BEIC potrebbe incontrare in qualità di fruitore dell'informazione, si segnala che nell'acquisizione delle risorse elettroniche va posta estrema attenzione alle clausole contrattuali relative alle manovre consentite e a quelle vietate.

Si può suggerire di regolamentare questi aspetti attraverso la stesura di una carta dei diritti (o di un contratto tipo, anche se è preferibile una 'carta dei diritti dell'acquirente' sganciata dal contratto, ma citata all'interno del contratto stesso). Nella carta dei diritti dovranno essere indicati tra i vari punti che cosa si intende per servizi di biblioteca e che cosa si intende per utente autorizzato. Nei servizi di biblioteca si faranno ricomprendere tutte le manovre che si dovranno poter operare sulle risorse elettroniche (in particolare le banche dati), che permetteranno di creare servizi a valore aggiunto e di diffondendere e trasmettere 'a distanza' informazioni a utenze anche remote. Tali manovre (su cui comunque si esplorerà a fondo nel documento finale) dovranno prevedere: circolazione delle informazioni, estrazione dei dati, re-impiego dei dati (a vari livelli), oltre alla conservazione di quanto acquisito.

Ma la BEIC sarà anche produttore/gestore dell’informazione. In questo senso sarà importante conoscere bene le normative esistenti al fine di avere capacità negoziali per acquisire/chiedere la cessione di eventuali diritti esclusivi ai detentori di diritti (sfera dei diritti parimoniali economici). Ciò consentirebbe, per esempio, di porre la BEIC non solo nella condizione di 'service provider' creando e gestendo servizi per la disseminazione dell'informazione (punto a), ma di divenire 'data provider' realizzando archivi differenti integrati tra loro e supportando l'attività di raccolta dati informativi attraverso interfacce dinamiche.

Questo porrebbe la BEIC all'interno del mercato dell'editoria elettronica in qualità di attore e soggetto attivo con probabili ricadute positive in termini di immagine ma anche in termini economici.

In relazione al punto di cui sopra, va sottolineato come a livello internazionale vi siano differenti sistemi normativi che regolano la proprietà intellettuale. A livello europeo il sistema che regola la proprietà intellettuale è quello basato sul diritto d'autore.

La BEIC, essendo inserita appunto in un contesto europeo, dovrà porre particolare attenzione ai movimenti attorno alle direttive europee, partecipando attivamente alle discussioni e proponendosi parte attiva all'interno delle istituzioni. Il comprendere i meccanismi che sottendono ai sistemi normativi che regolano la proprietà intellettuale può risultare strategico.

Per le collezioni digitali la BEIC potrebbe offrire un 'servizio-ponte' tra le Direttive dell'UE e i bibliotecari (attività informativa/formativa, tutorial virtuali, forum di discussione, linee guida).

Allo scopo è bene ricordare che, a livello normativo, il contratto ha valenza superiore rispetto alle leggi. Laddove una norma nazionale, una direttiva europea o un trattato internazionale stabiliscono "eccezioni" alle tutele a vantaggio del diritto di accesso all'informazione è fondamentale quindi che tali 'limitazioni dei diritti' non vadano perduti in contratti capestro che siano più repressivi rispetto a quanto previsto dalle norme.

Questo concetto è fondamentale se si tratta materiale digitale anche nella qualità di semplici fruitori di informazioni, per esempio per le normali attività di circolazione delle informazioni (servizi di document delivery, stampe e scarico di documenti dalla rete ecc.)

Ogni documento che viene trattato in biblioteca può essere oggetto di tutela: sullo stesso possono gravare differenti diritti. Se per i documenti fisici tangibili la questione può essere relativamente semplice, il discorso si complica per l'informazione elettronica dove il puro contenuto può subire manipolazioni, essere copiato in modo da risultare perfettamente identico all'originale, essere riprodotto in copie infinite.

Per questi motivi tutto il discorso sulla proprietà intellettuale dovrà essere costantemente presente nelle politiche di creazione e sviluppo delle collezioni di risorse elettroniche e tenuto in considerazione in ogni operazione sulle stesse.

Visti gli alti costi sia per l'accesso a risorse elettroniche in remoto sia per l'acquisizione di collezioni da gestire in locale, è auspicabile procedere in modo cooperativo lungo queste direttive:

1. definire accessi e modalità
2. andare verso un'ottica di condivisione delle risorse
3. muoversi dagli aspetti tecnici agli aspetti della cooperazione
4. definire linee programmatiche per la cooperazione

Queste quattro linee di intervento si orientano ad un modello che preveda accordi con le Università del territorio (che sono tra gli enti che fin dall’inizio hanno promosso la nascita della BEIC e che hanno maturato significative esperienze nel campo della condivisione dei documenti elettronici, anche dando vita a forme consortili) per rientrare come nodi IP di rete BEIC negli accessi alle risorse elettroniche (locali e remote) in dominii di tipo allargato. Questo per soddisfare per esempio l'utenza studentesca che afferirà alla BEIC, ma anche per offrire strumenti di alta qualità per studi trasversali.

Accessi a sistemi coordinati di banche dati con raccolte di norme e standard (ISO; ANSI, AFNOR, UNI ecc.) potrebbero risultare strategiche per un settore di grande interesse come quello attuale della qualità, di particolare interesse per i servizi di business information che la BEIC intende attivare. Vi sono sistemi client/server su mainframe che consentono accessi condivisi tra enti diversi.

Naturalmente questo modello di accessi condivisi per risorse comuni, presuppone capacità di muoversi all'interno di consorzi con attività negoziali che richiedono personale con competenze particolari.

Nell'ottica di tale cooperazione potrebbe risultare interessante una cooperazione con attori diversi del mercato dell'editoria elettronica al fine di offrire servizi all'avanguardia incardinati entro altri servizi della biblioteca.

Tali cooperazioni potrebbero concretizzarsi in progetti di digitalizzazione per collezioni particolari, o di servizi innovativi quali per esempio un servizio di Print on Demand o stampa a richiesta. Tale idea viene descritta al successivo § 6.13.

I libri, l’editoria elettronica, ma principalmente le biblioteche, rivestono un ruolo essenziale in relazione al diritto di accesso all'informazione quali veicoli nella promozione dell'educazione, della cultura e delle diversità linguistiche. Due gli indirizzi principali delle linee guida del Consiglio d'Europa:

• il cambiamento di status del libro come veicolo di contenuti
• il nuovo ruolo degli attori che si occupano dei contenuti: autori, traduttori, pubblicatori, librerie, distributori e biblioteche

Premessa ad un discorso sul Print on Demand in contesto europeo è la bozza delle linee guida del Consiglio d'Europa sulla legislazione e sulle misure politiche per lo sviluppo del libro e dell'editoria elettronica. In tale documento si riconosce la funzione che i libri e l'editoria elettronica giocano come vettori della libertà di espressione, senza limitazioni di accesso all'informazione e il contributo fondamentale che svolgono nel rafforzamento della democrazia e del rispetto dei diritti umani all'interno della società.

On demand printing è una tecnologia che rivoluziona il modo di produrre, di distribuire e di acquistare libri e quindi rivoluzionerà il mercato dell'editoria e coinvolgerà anche le biblioteche. Print on demand è un servizio, un'attività lanciata in Europa nel 1998, negli Stati Uniti e Canada sin dagli inizi degli anni novanta, in risposta ai bisogni dei creatori di contenuti e alle necessità dei piccoli e medi editori, dovuti in parte alle grosse difficoltà nel processo di distribuzione.

Le biblioteche potrebbero avere un ruolo determinante nel confezionamento di servizi alternativi e personalizzati a utenze specifiche. La BEIC in questo contesto potrebbe esercitare un ruolo prevedendo un servizio di Print on Demand, posto nelle adiacenze della sala "attualità e prime informazioni" da una parte e in un punto dedicato al "materiale fuori stampa" (tipico della tecnicologia PoD) dall'altra. Un terzo punto potrebbe essere coinvolgere l'utenza studentesca per la stampa a richiesta di testi didattici.

Il Print on Demand potrebbe essere una soluzione alternativa alle questioni sulla proprietà intellettuale e sulla gestione dei diritti, diritti di proprietà che inficiano il diritto di accesso all'informazione da parte della collettività. Il modello Print on Demand, facile ed economico potrebbe risultare vincente stabilendo il giusto equilibrio tra le legittime esigenze degli aventi diritto (autori ed editori) e il diritto di accesso all'informazione che le biblioteche devono poter assicurare ai propri utenti per l'interesse generale collettivo.

Le nuove opportunità che il Print on Demand potrebbe offrire alla BEIC si concretizzano principalmente in due ambiti:

• Diffusione e circolazione dell'informazione
• Tutela e conservazione delle raccolte

In talune biblioteche degli Stati Uniti il Print on Demand è entrato a far parte dei nuovi servizi offerti all'utenza, e talvolta è incardinato all'interno del servizio di prestito.

L'esperienza attuata in alcune biblioteche pubbliche statunitensi permette di distribuire all'utenza differenti copie per documenti con un alto tasso di richieste, soddisfacendo una fetta di mercato che ha esigenze culturali meno impegnative, ma che comunque si rivolge alle biblioteche. In contesti più specialistici, per la distribuzione di testi accademico-scientifici, in accordo con varie biblioteche di università, tale servizio consentirebbe una stampa a richiesta per contenuti di livello altamente specializzato, in modo da soddisfare le esigenze di utenze specifiche.

Il Print on Demand quale opzione all'interno dei servizi di prestito e di document delivery della BEIC vedrebbe, per certi versi, il superamento di alcuni punti critici.

Tre i punti trasversali, individuabili in un primo momento, raccolti comunque all'interno di un unico servizio PoD, dove sarà disponibile una macchina stampatrice adeguata e preposta al servizio (per le caratteristiche tecnologiche delle macchine, una progettazione di dettaglio potrà essere effettuata solo poco prima dell'apertura della BEIC):

1. attualità e prime informazioni
2. materiale fuori stampa
3. materiali didattici e di studio

Il primo punto verrebbe incardinato all'interno dell'esposizione contemporanea continuamente rinnovata, con circa 10.000 documenti fisici presenti. Il settore editoria elettronica è in evoluzione e quindi per il 2007 sicuramente vi sarà ampia disponibilità di testi già digitalizzati dagli editori e messi su server remoti. Alcuni dei testi 'esposti', ovviamente esclusi dal prestito, potranno essere 'stampati a richiesta' dagli utenti, con costi relativamente bassi: decisamente inferiori all'acquisto, poco superiori ai costi di fotocopiatura, offrendo un servizio assai interessante e rispettoso delle norme sui diritti di proprietà intellettuale.

Il secondo punto riguarderebbe materiale fuori stampa presente in rete e comunque recuperabile per stampe a richiesta. L'individuazione di tali materiali su server di editori o stampatori online rientrerebbe all'interno delle informazioni organizzate nel portale di cui al punto b) del § 6.17.

Altro servizio interessante, che in talune esperienze estere viene affiancato anch'esso ai servizi di prestito in biblioteche accademiche è la possibilità di stampare testi dei corsi universitari in modalità Print on Demand e di "affittarli" agli studenti. La BEIC potrebbe pensare di creare un terzo punto per questo tipo di materiale didattico (scuole superiori e università).

Si tratta di testi ad alta frequenza di prestito giornaliero o di dispense che vengono richiesti dagli studenti per poche ore, al fine di una loro riproduzione, tra l'altro spesso illegale. Del resto il testo universitario ha costi elevati e quindi la reprografia consente allo studente di avere a disposizione del materiale su cui studiare. Al fine di sanare questo circuito vizioso e tramutarlo in un circuito fruttuoso per tutti, il Print on Demand offre l'opportunità di stampare tirature più basse a costi modesti, di ristampare tutte le volte che serve il testo eventualmente aggiornato, di evitare una fotocopiatura dei testi indiscriminata. Un testo stampato a richiesta costa poco più di un testo fotocopiato, ma la qualità è assai migliore. Il fatto quindi di piazzare sul mercato molte più copie, rispetto alla stampa tradizionale, torna a vantaggio anche dell'autore (vedi progetto europeo HERON Higher Education Resources ON demad).

Lo scenario in Europa presenta, oltre alle esperienze nordiche già abbastanza collaudate, alcune interessanti esperienze PoD in via di sviluppo, sebbene limitate e circoscritte, a differenza degli Stati Uniti e Canada dove l'attività di Print on Demand trova spazio, come abbiamo visto, all'interno dei servizi di biblioteca. La BEIC potrebbe inserirsi quale ponte tra il mondo dell'editoria elettronica e l'utenza, all'interno di un esperimento pilota che coinvolga un numero definito di editori e materiali, individuati a seconda del target a cui si rivolge il servizio.

La natura e proporzioni della collezione di risorse elettroniche da acquisire sono in relazione sia alla fisionomia (carattere e peculiarità) sia al dimensionamento (strutturale e organizzativo) della biblioteca stessa e non per ultimo alle risorse finanziarie a disposizione.

I fattori da valutare sono quindi prima di tutto quelli legati alla biblioteca e ai suoi servizi, quindi alla sua utenza:

1. la quantità e la qualità del patrimonio contenuto nella biblioteca
2. la tipologia e le esigenze dell'utenza
3. lo scopo istituzionale e le peculiarità della biblioteca
4. i servizi che la biblioteca è tenuta ad offrire
5. la disponibilità di risorse: finanziarie, di personale specializzato e strutturali
6. il contesto biblioteconomico in cui la biblioteca opera in relazione al territorio ed al tessuto culturale in cui è inserita

Questi fattori possono essere raggruppati in quattro filoni:

1. Fattore utenza e fattore funzione: tipo di utenza, dimensione culturale e numerica
2. Fattore eredità bibliografica: patrimonio librario, qualità e quantità delle altre raccolte
3. Fattori materiali: risorse finanziarie, umane e logistiche
4. Fattore cooperazione: contesto biblioteconomico e funzioni istituzionali

La scelta delle risorse elettroniche da mettere a disposizione all'utenza, ma anche da utilizzare all’interno, come strumento di lavoro per i bibliotecari, rispecchierà quella che è la fisionomia stessa della BEIC, quindi una buona scelta renderà un buon servizio di informazione, ma anche sarà di supporto al lavoro quotidiano del bibliotecario:

1. Valutazione delle caratteristiche intrinseche della risorsa
2. Valutazione dell'utilità in rapporto agli obiettivi del servizio e della mission della biblioteca in generale.

Particolare attenzione va posta nell’attività di scelta del materiale da acquisire. Infatti, la forma e i modi in cui una risorsa elettronica si presenta possono essere numerosi e a prima vista ci si può facilmente confondere, per cui bisognerà saper individuare e scegliere all'interno di una attenta valutazione.

I tradizionali criteri di scelta applicati alle bibliografie ci dicono in cinque punti chiave quali sono i criteri base da prendere in considerazione, e risultano validi anche per l'acquisto di database. In particolare si tratta di individuare:

• PROPOSITO (perché)
• AUTORITÀ (chi? ci fidiamo?)
• AMBITO E COPERTURA (cosa contiene?)
• DESTINATARI (a chi?)
• FORMATO E ORGANIZZAZIONE (è ben organizzata?)

Scendendo più in dettaglio e in rapporto ad una scelta ben più complessa rispetto al materiale cartaceo, prima di acquistare delle fonti di informazione digitale, i criteri da prendere in considerazione possono essere più numerosi.

Utilizzeremo il termine banca dati, per la griglia di seguito riportata, e per questo tipo di analisi, tenendo fermo il concetto che nelle banche dati vengono qui ricomprese:

• le fonti informative repertoriali in generale:

• i periodici elettronici che sono organizzati all'interno di contenitori/archivi che rientrano nella categoria banche dati

• eventuali archivi di testi digitali

In questa griglia si possono riassumere i target che scaturiscono dai cinque criteri base di cui sopra, ampliabili in una ventina di punti fondamentali che permettono di analizzare in modo più analitico lo strumento nel suo complesso.

Scopo: ambito disciplinare in rapporto all'utenza, specificità della banca dati

Tipo di supporto e versione digitale: floppy, Cd-Rom (per accesso stand alone o multiutenza), abbonamento on-line

Tipologia: banca dati fattuale, bibliografica, catalografica ecc. (analisi del tipo di fonte)

Analisi strutturale: composizione architetturale dell'insieme: database singolo o collettivo (insieme di più database) anche in relazione alle vari versioni (insiemi che variano rispetto ai supporti)

Edizione: nuova edizione, banca dati intera o parte di una banca dati più ampia, sezione di un database unita ad altro

Natura: monografica oppure seriale

Area temporale: corrente o retrospettiva (o anche opera aperta o chiusa)

Area geografica di copertura: locale, nazionale, europea, internazionale

Esausitività: copertura in relazione a quando prodotto per quella determinata disciplina e in quell'ambito geografico

Aggiornamento: legato alle differenti versioni e supporti

Struttura del database: analisi del record, dei suoi campi componenti, presenza o meno di abstract o recensione

Autorevolezza: produttori del database, indicizzazione da parte di software house, distributori intermediari, fonti dell'informazione originarie; metodo e realizzazione della banca dati

Trattamento: accuratezza dei dati, formato di presentazione dei dati, comprensibilità

Indicizzazione: presenza di thesauri o schemi di indicizzazione

Caratteristiche particolari: tipologia particolare della banca dati per aspetti legati alla documentazione che descrive o dei dati che tratta

Interfaccia di accesso: modalità di connessione, interfaccia (CUI, GUI) in rete o su client (Z39.50, o altre tipologie di client); amichevolezza di approccio con l'utente

Linguaggi di interrogazione: flessibilità nelle ricerche, sessioni di ricerca per raffinamenti successivi, utilizzo di operatori

Modalità di interazione e di colloquio: possibilità di salvataggio dati, di stampa o di invio di ricerche anche via mail, possibilità di memorizzare le sessioni di ricerca, funzionalità SDI, Library Holding, connessioni con link dinamici a eventuali full-text, modalità colloquiale in uscita e in ingresso

Rapporto con banche dati similari: unicità, eventuali sovrapposizioni di informazioni con altre banche dati simili per disciplina, complementarietà, comparazione nella struttura dei dati in relazione al tipo di informazione e ad eventuali presenze di abstract o recensioni con altre banche dati analoghe

Costi: in relazione alle versioni differenti, e a tutti gli aspetti citati

Nei precedenti elaborati progettuali che sono stati predisposti, si sostiene in modo netto che all’interno della BEIC i materiali non saranno suddivisi per supporto e che si promuoverà un uso combinato di documenti cartacei ed elettronici. Tale scelta viene anche ribadita in più punti del presente documento.

Anche il dimensionamento e le peculiarità delle collezioni fisiche della biblioteca rivestono la loro importanza per alcuni aspetti fondamentali. Gli aspetti dell'integrazione si muovono lungo queste linee:

1. politico/finanziarie (politiche degli acquisti in condivisione di risorse, aggregazioni in consorzi, aspetto costi e problematiche legali/amministrative)
2. strutturali (potenziamento rete, ma soprattutto potenziamento dell'hardware come strumento essenziale di lavoro nelle biblioteche)
3. gestionali (formazione del personale, procedure di lavoro interne)
4. miglioramento servizi (indicatori di qualità, attenzione alle aspettative dell'utenza)

Vari i tipi di integrazioni che si descrivono di seguito:

• Integrazione ai fini della costruzione delle raccolte (loro crescita e sviluppo)

• integrazione tra risorse fisiche cartacee e tra risorse elettroniche (su supporto diverso da quello cartaceo)
• integrazione tra risorse di cui al punto precedente e le risorse elettroniche prive di supporto (per risorse prive di supporto si intendono le risorse che possono essere collocate su un server locale o remoto).

• Integrazione tra contenitori diversi (interni alla biblioteca)

• integrazione a livello descrittivo tra archivi differenti attraverso l'uso di Metadati (metadati descrittivi, amministrativi-gestionali MAG, di conservazione, tecnici, di utilizzo ecc.)

• Integrazione tra l'insieme delle collezioni digitali interne che costituiscono il corpus virtuale della biblioteca e l'esterno (funzione gateway)
• Integrazione nei servizi e tra i servizi

• convivenza delle risorse elettroniche all'interno delle sezioni di pertinenza, poste e organizzate virtualmente "accanto" ai contenuti incarnati su media differenti.

• Il cuore nella sala consultazione e reference a mo' di sala di comandi e di controllo
• Un punto di accesso con percorso guidato potrebbe essere collocato dentro il servizio di informazione di comunità e documentazione locale
• Un secondo punto dentro il servizio di business information
• Un punto per ogni settore 'tematico'
• accessi differenziati da punti differenti posti nei vari servizi, con creazione di interfacce e percorsi dinamici a seconda del servizio in cui si trova l'utente (l'utilizzo di metadati e sistemi di crosswalking tra metadati per oggetti differenti dovrebbe garantire tale dinamicità)

Il modello di interfacce dinamiche differenziate potrebbe assomigliare a quello strutturato per la Internet Public Library (www.ipl.org), sebbene integrato con altre tipologie di risorse elettroniche e sicuramente più moderno nell'impianto generale.

Come già è stato detto il problema delle risorse elettroniche è immediatamente correlato a quello della loro fruibilità e più in generale a quello dei servizi al pubblico.

Dalle integrazioni di cui al § 6.16 si potrebbe prevedere la creazione di due "ambienti" virtuali:

1. mappa virtuale che ricrea la biblioteca fisica esistente all'interno di un ambiente di realtà virtuale: una biblioteca parallela a quella reale accessibile dalle postazioni interne della biblioteca, ma anche dall'esterno;
2. creazione di un portale visibile dall'esterno (ma anche dalle postazioni interne) che dia informazioni fruibili dall'utenza remota.

I problemi legati all’organizzazione e all’uso delle risorse elettroniche consigliano di inserire a questo punto del documento alcune considerazioni che, sia pure non riferite unicamente a questa tipologia di documenti, sono in gran parte legate alla modalità con cui i documenti elettronici vengono organizzati in funzione dell’uso e poi effettivamente fruiti.

Una stessa risorsa informativa può essere presentata ad un utente di biblioteca in modalità diverse:

1. Presentazioni su supporto analogico disponibile all’utente (p.e., libri e riviste cartacei, audio o videocassette consegnati all’utente per l’uso)
2. Presentazioni su supporto digitale disponibile all’utente (p.e., CD audio, CD-Rom, DVD consegnati all’utente per l’uso)
3. Presentazioni gestite dalla biblioteca tramite strumenti analogici (p.e., audio o videocassette messe in ascolto o visione al di fuori del contatto dell’utente)
4. Presentazioni gestite dalla biblioteca tramite strumenti digitali (documenti digitali trasferiti e resi fruibili per l’utente tramite strumenti informatici e periferiche connesse, anche in forma di stampa o registrazione su supporto analogico o digitale (carta, nastro magnetico, floppy disk, CD-Rom).

In confronto alle modalità analogiche, i formati digitali permettono l’immagazzinamento in supporti di altissima capacità e l’applicabilità immediata di potenti tecniche di elaborazione dei dati, mentre la possibilità di teletrasmissione, condivisa con alcuni tipi di modalità analogiche (magnetiche), consente quelle velocità di trasferimento dell’informazione che stanno radicalmente cambiando i parametri della civiltà umana.

L’informazione in forma digitale elimina quindi la necessità di accumulare voluminose raccolte di supporti presso di cui l’utente deve recarsi per poter accedere in tempi relativamente brevi ai documenti. Tuttavia, almeno per decenni ancora, una parte consistente dell’informazione che verrà scambiata non sarà disponibile in forma digitale, e comunque la presentazione su carta continuerà a essere preferita, per motivi tecnici, culturali o psicologici, anche per l’informazione disponibile in forma digitale.

Libri, giornali, riviste continueranno a essere prodotti su carta per un uso più o meno durevole nel tempo, e la conservazione dei supporti in biblioteche di impianto sostanzialmente tradizionale continuerà ad avere motivazioni differenti da funzionalità di tipo museale.

Per una grande biblioteca proiettata nel futuro come la BEIC, la base concettuale dell’offerta informativa è rappresentata dall’unità, che si riconosce nella tendenza alla digitalizzazione globale dell’informazione, nella multimodalità delle presentazioni funzionali per la selezione e la fruizione da parte degli utenti.

Già oggi gran parte delle pubblicazioni periodiche di ambito scientifico a stampa sono disponibili in versione digitale.

Nelle attività della BEIC risorse a stampa o in formato digitale, immagazzinate localmente o ad accesso remoto saranno considerate unitariamente se sono manifestazioni di una stessa unità informativa. Le acquisizioni di risorse informative su supporto o di licenze d’uso comprenderanno le diverse modalità di presentazione in un’unica soluzione o saranno comunque definite e attuate in modo integrato sulla base di valutazioni delle specifiche convenienze di tali presentazioni, per quanto riguarda le caratteristiche d’uso, i costi di acquisizione, di gestione ecc.

Ad esempio, per molte banche dati l’acquisto della presentazione su carta potrà essere ritenuta inutile, mentre per altre potranno essere messi a disposizione degli utenti aggiornamenti o estratti su carta, senza assumersi l’onere di conservarli in permanenza. Così per quotidiani o periodici, la copia cartacea potrà essere acquisita per essere tenuta in sala lettura per un tempo limitato, eliminandola successivamente (scarto) e mantendo per l’arretrato solo l’accesso online. Altri periodici potranno essere conservati, con la gestione tradizionale di biblioteca della rilegatura e della collocazione a scaffale; altri potranno essere accessibili soltanto online, sia che la BEIC provveda a scaricarli e a gestirli localmente sui propri server, sia che li renda disponibili in accesso remoto.

Sarà inoltre valutata la convenienza di una gestione locale delle risorse digitali, mediante sistemi di database networking alimentati da CD-Rom o trasferimenti FTP, rispetto all’accesso remoto tramite client proprietario, client Z39.50 o browser Web.

Sviluppati inizialmente per la gestione e l’interrogazione di database trasferiti e aggiornati tramite CD-Rom in rete locale o geografica, su architetture di teleassistenza, client-server o Web browser-server, mantenendo le interfacce e i linguaggi di interrogazione originari, oppure con un’unica interfaccia e un unico linguaggio di interrogazione, i sistemi di database networking hanno per qualche tempo accusato maggiori limitazioni rispetto alle versioni su Web in accesso remoto. Tali limitazioni si riferivano e si riferiscono tuttora, alla garanzia di accesso all’aggiornamento più recente del database (cosa impossibile per la modalità di aggiornamento tramite CD-ROM periodici, rilasciati a cadenza di diversi mesi), e alla possibilità di raggiungere agevolmente altre fonti e servizi informativi navigando sui link.

L’evoluzione in corso nei sistemi di database networking sta colmando queste lacune, rendendoli di nuovo competitivi nei confronti dell’accesso remoto. In ogni caso le tecnologie di database networking sono comunque indispensabili per CD-ROM che non hanno corrispettivo online. Molte risorse informative resteranno disponibili solo su CD-ROM, soprattutto al di fuori di un determinato ambito scientifico ancora per un lungo periodo.

6.18.3. Il ruolo della BEIC nelle dinamiche del mondo dell’informazione

L’offerta informativa della BEIC sarà definita e realizzata, in termini di qualità e quantità dei contenuti, accessibilità, economia, in funzione:

• dell’utenza individuata in relazione agli obiettivi della BEIC come biblioteca di riferimento e di alta divulgazione, e ai modelli strategici di connessione interbibliotecaria nel bacino interessato
• delle dinamiche della produzione e distribuzione commercale e non commerciale di contenuti informativi.

Per ottimizzare il rapporto costi / benefici nell’acquisizione delle risorse informative, saranno attivate le opportune forme consorziali e di condivisione / estensione di licenze, specialmente con le istituzioni universitarie, tecnico-scientifiche e di ricerca operanti nel territorio, o in ambito nazionale o europeo. Tali accordi saranno molto importanti per permettere:

• all’utente della BEIC, che molto frequentemente sarà anche utente di strutture universitarie e di ricerca, ma troverà nella BEIC un ambiente a vocazione multidisciplinare favorevole per studi intersettoriali e di confine, di puntare immediatamente all’informazione a livello di ricerca che possa rispondere alle sue necessità informative;
• all’utente non specialista della BEIC di fruire di risorse informative specialistiche, generalmente non raggiungibili al di fuori dei circuiti informativi della ricerca, in modi orientati dale capacità di filtro e di reference della BEIC

Su questa base la BEIC costituirà il prototipo di un ruolo innovativo e dinamico delle biblioteche nel mercato editoriale italiano e europeo, che avrà importanti conseguenze di ordine economico e culturale.

Nel contesto di questi accordi il rapporto con l’industria della produzione, trasformazione e distribuzione del contenuto sarà diretto e collaborativo e punterà a sviluppare e promuovere prodotti informativi a effettivo valore aggiunto, contrastando, con una politica di diffusione spinta, articolata e flessibile, la permanenza di rendite di posizione che ostacolano l’evoluzione e la crescita della cultura in un mondo che sarà in apparenza sempre meno stabile e in realtà sempre più interconnesso attraverso dinamiche complesse e mutevoli.

La promozione del tradizionale oggetto libro sarà uno degli obiettivi delle molteplici forme di collaborazione che saranno attuate, ma gli accordi con gli editori potranno spaziare dal deposito in BEIC sia del prodotto cartaceo sia delle matrici in formato elettronico a forme di stampa a richiesta (Print on Demand).

Caratteristica della BEIC sarà la multimodalità nell’accesso e nella fruizione delle risorse informative. L’utente potrà agevolmente scegliere la presentazione più agevole e conveniente, fra carta, video e multimediale. Possiamo vedere in parallelo le modalità d’accesso, su carta e a video, alle risorse informative nella BEIC:

• Per le risorse su supporto cartaceo sono previsti tre livelli di accessibilità, differenziati per l’immediatezza della disponibilità della risorsa informativa in relazione all’intensità della richiesta prevista o verificata, quando la BEIC sarà operativa:

• scaffale aperto,
• magazzini di piano, connessi a determinate aree a scaffale aperto
• magazzino di conservazione.

• fasce d’età

• 3-5 anni
• 6-13 anni
• 14-18 anni
• tipologie di materiale e modalità di fruizione

• Novità, attualità e prima informazione
• Emeroteca
• Narrativa corrente
• Reference e consultazione generale
• Libri rari e manoscritti
• Mappe e cartografia
• aree tematiche

• Tempo libero, viaggi e divertimento
• Informazione di comunità e documentazione locale
• Business information
• Scienze e tecnologie
• Scienze umane e sociali
• Arti e letterature
• Mediaforum.

• Per le risorse digitali messe a disposizione a video, l’accesso sarà organizzato tramite Virtual Reference Desk (VRD) tematici, in relazione esplicita ma non necessariamente in stretta corrispondenza con le aree tematiche dei supporti cartacei.

• repertori bibliografici, connessi tramite reference linking all’OPAC della BEIC; si può prevedere che quando la BEIC sarà operativa tali repertori saranno in buona parte collegati a banche dati full-text, gratuite o a pagamento;
• OPAC di biblioteche selezionate, connesse o no a servizi di document delivery e prestito interbibliotecario gestiti dalla BEIC per la propria utenza;
• banche dati, e-print server, biblioteche digitali, servizi informativi e siti Web specifici di settore.

• un mappa virtuale che ricrea la biblioteca fisica esistente con tecniche di realtà virtuale
• un portale che collega i VRD tematici mettendo a disposizione una serie di servizi ulteriori: moduli d'ordine (o form vari), forum e conferenze, mailing list, news, negozi virtuali, ecc. L’utente avrà la possibilità di personalizzare il portale: si realizzerà in questo modo anche a livello virtuale l'idea di biblioteca centrata sull'utente.

Nel quadro delle attività progettuali e di programmazione dei servizi e delle collezioni locali e virtuali della BEIC, si possono individuare diversi orientamenti che tengano conto di due possibili differenti opzioni:

• partire dalla definizione delle collezioni cartacee per parametrizzare su di esse i servizi e le collezioni in digitale
• indipendentemente dal dimensionamento quantitativo e qualitativo delle collezioni cartacee, interpretare direttamente i bisogni dell'utenza prevista e predisporre meccanismi di interpretazione dinamica, che portino allo sviluppo di servizi / collezioni basati sulla domanda, potenziale, espressa o inespressa, dell’utenza, affiancando, integrando o ri-orientando servizi o collezioni predefiniti o preesistenti.

Si può presentare ora un quadro della situazione attuale riferita alle seguenti categorie di risorse:

• Banche dati e strumenti di reference
• E-journal
• E-text
• Open archive

Data la sua qualificazione di reference library, la BEIC sarà dotata di tutti gli strumenti di reference al massimo livello per ogni area disciplinare.

Gli strumenti di reference saranno accessibili all’interno di Virtual Reference Desk specifici per ciascuna area disciplinare; vi sono alcune belle esperienze in rete, soprattutto in ambito australiano, come per esempio l'organizzazione delle risorse di rete nei Virtual Reference Desk tematici predisposti nella pagina "Subject-Based Electronic Resources" della USQ Library:

<http://www.usq.edu.au/users/klebansk/> per la parte scientifica

<http://www.usq.edu.au/users/eberle/bookmark.htm> Business Bookmarks

ecc.

L'acquisizione sia di banche dati sia di periodici elettronici dovrà necessariamente prevedere forme consortili di licenze contrattuali: di particolare interesse, in ambito lombardo, le esperienze maturate intorno al CILEA. In quest'ottica va vista anche l'eventuale acquisizione di collezioni pregresse che potrebbero già essere disponibili e accessibili attraverso le università. Da valutare anche la possibilità di PHS (Partner Host Service) per l’accesso alle risorse gestite localmente da parte di utenti remoti.

Viceversa, in molti casi potrà risultare conveniente, più che l’acquisto del materiale, l’estensione alla BEIC dei diritti di accesso già acquisiti dalle università.

Per i periodici elettronici la questione si fa ancora più complessa, data la situazione fluida e non fotografabile allo stato attuale. Si consiglia quindi una verifica, al momento opportuno, che vada ad indagare su quello che vi sarà di disponibile sul mercato e in quale modalità.

Se per i periodici su carta sarà necessario iniziare due/tre anni prima della data di apertura della BEIC, per i periodici elettronici sarà opportuno attivare gli abbonamenti l'anno immediatamente precedente, avendo cura di tenere sotto controllo la situazione a partire dai due/tre anni precedenti e recuperando eventuale pregresso in formato digitale che nel frattempo potrebbe essere variato (nella quantità disponibile e nelle modalità di acquisizione).

Si può ipotizzare che nel 2007, quando si prevede l’apertura della BEIC, i periodici che usciranno su carta avranno una versione elettronica

• per circa il 94% dei titoli di area scientifico-tecnica;
• per circa il 60% dei titoli relativi alle scienze umane e sociali;
• per circa il 40% dei titoli di letteratura e arte.

Dei periodici disponibili in acquisto nelle due versioni,

• per circa il 30% la versione elettronica sarà disponibile con l’acquisto della versione su carta senza maggiorazione di prezzo;
• per circa il 40% la versione elettronica sarà disponibile con l’acquisto della versione su carta al prezzo maggiorato, in media, del 15%;
• per circa il 10% la versione elettronica sarà disponibile con l’acquisto della versione su carta al prezzo maggiorato, in media, del 30%;
• circa il 20% potrà essere acquistato nell’ambito di pacchetti integrati con servizi proposti dagli editori, al prezzo maggiorato, in media, del 7,5%.

Attualmente, buona parte dei quotidiani e dei periodici che coprono la fascia prevista per l’Emeroteca danno accesso gratuito a una versione online della pubblicazione, indipendentemente dall’acquisto della versione su carta.

Su queste ipotesi, per i 2750 periodici a scaffale previsti, si può calcolare un fabbisogno complessivo annuale per abbonamenti di circa lire 1.571.000.000 a fronte del fabbisogno di lire 1.455.420.000 indicato per le sole versioni a stampa.

Due tabelle che si forniscono in allegato illustrano analiticamente queste ipotesi di costo.

Restano da considerare i periodici disponibili in acquisto solo in versione elettronica. Generalmente si tratta di periodici altamente specialistici, di vitale importanza per università e istituzioni di ricerca, ma probabilmente fuori dagli interessi della BEIC.

In generale le collezioni universitarie sono, nella loro alta specializzazione, di livello superiore rispetto a quanto mediamente previsto per la BEIC; questo è vero soprattutto per l’area scientifico-tecnica. L’estensione alla BEIC dei diritti di accesso a determinate collezioni universitarie di periodici elettronici può alzare al Livello Ricerca, almeno in riferimento ai periodici, l’indicatore Conspectus per le aree tematiche che si prevede siano coperte a livello più basso nelle collezioni cartacee della BEIC.

Va sottolineato che oggi sono disponibili in Web a titolo completamente gratuito oltre 2.900 newspaper di tutto il mondo. L'accesso a tali free access newspaper verrà affiancato ai quotidiani su carta acquistati per la sezione Emeroteca.

Sono pure disponibili ad accesso gratuito oltre 3.100 periodici di buona qualità e di livello adeguato ad una biblioteca pubblica.

Un buon numero di titoli di periodici di questo tipo e di buona qualità sono messi a disposizione dalla IPL, The Internet Public Library, Online Serials <http://www.ipl.org/reading/serials/>

Il modello IPL è assai interessante per la presentazione delle pagine dei periodici elettronici ad accesso gratuito suddivise per ambiti disciplinari, ma anche ricercabili da interfaccia di ricerca. Esiste anche un form per l'immissione di nuovi titoli da parte degli utenti.

La BEIC permetterà un agevole accesso sia ai periodici elettronici acquistati in versione parallela (carta e online) o solo online, sia a una vastissima selezione di periodici ad accesso gratuito.

Per quanto riguarda le monografie digitali, una loro quantificazione all'interno delle collezioni BEIC deve necessariamente viaggiare in parallelo con le collezioni cartacee.

Come specificato in altri punti del progetto, accordi con gli editori consentiranno una digitalizzazione delle monografie presenti in BEIC, per le opere sotto tutela, protette dalle leggi che regolano la proprietà intellettuale. Al di fuori di eventuali accordi con editori sarà possibile procedere ad una digitalizzazione delle opere fuori tutela, individuabili in modo trasversale e presenti in biblioteche italiane ed estere, opere di dominio pubblico.

Su entrambe queste due tipologie (opere su cui gravano diritti d'autore o editoriali e opere di dominio pubblico) si applicherà la tecnologia Print On Demand.

Forme e modi e identificazione delle opere da digitalizzare, tecnologie e tempi di attuazione dei processi dovranno essere valutati dal gruppo digitalizzazione.

Possiamo riassumere le attività proponibili per la BEIC in relazione agli e-text nella seguente tabella che fotografa la situazione attuale:

Sempre da quanto recuperato da IPL, The Internet Public Library, la Online Texts Collection presenta un'interfaccia di ricerca a oltre 16.500 titoli monografici, tutti ad accesso gratuito.

Tali titoli sono anche organizzati secondo classificazione Dewey e rimandano alle versioni esistenti all'interno delle varie Digital Libraries presenti nel mondo.

Le collezioni che raccolgono grosse quantità di testi digitalizzati sono ad oggi, nel mondo, oltre 150 per oltre 20.000 monografie digitalizzate.

Un’altra categoria importantissima di risorse elettroniche si riferisce ai documenti contenuti negli Open Archives. Il termine Open non significa necessariamente "gratuito", come pure il termine Archive non ha il significato tradizionale di "archivio" come è inteso in contesto archivisto-documentario.

Si tratta di server, solitamente disciplinari, ma anche istituzionali, contenenti documenti di ambito accademico scientifico che ad oggi sono per lo più ad accesso libero (in seguito l'accesso potrebbe essere regolato da password o IP a riconoscimento di dominio).

In tali server sono contenuti spesso documenti di alto livello scientifico che in seguito vengono pubblicati sulle riviste specializzate di settore. Negli ambienti accademici, da qualche anno, gli OA stanno costituendo una zona di scambio ove gli scienziati mettono a disposizione della collettività i lavori scientifici appena creati.

In diversi settori disciplinari vi è una gran quantità di questi documenti liberamente disponibili, di solito ad utilizzo degli specialisti, ma che comunque costituiscono un utile punto di riferimento.

Per esempio il server della NASA ha centinaia di migliaia di documenti accessibili mediante vari servizi.

Il CERN mette a disposizione oltre 170.000 documenti di fisica delle alte energie a testo pieno e liberamente scaricabili in vari formati; sempre per la fisica il server di Los Alamos, arXve.gov, con diversi mirror sparsi per il globo, rappresenta il primo esempio (attivo dal 1991) di rete centralizzata.

Reti europee a modello distribuito sono state sviluppate per la matematica (MPPress) e per l'informatica (ERCIM, nell’ambito della Networked Computer Science Technical Reports Library, NCSTRL).

L’economia ha una rete internazionale di servizi, NetEC/RePec, dove i dipartimenti economici delle università e degli istituti di ricerca di tutto il mondo fanno confluire i lavori dei loro studiosi.

Anche il server CogPrint per le scienze cognitive, neuroscienze, linguistica e filosofia e il server per la chimica Chemical Physics Preprint Database mettono a disposizione documenti specifici in tali aree disciplinari.

In campo biomedico vengono utilizzati differenti modelli di comunicazione, ma dal 2000 stanno sorgendo anche in questo settore aree ad accesso libero dove gli studiosi possono collocare i propri lavori. Tali esperienze sono portate avanti dalla collaborazione di editori, biblioteche e associazioni. È il caso, per esempio, di HighWire Press, dell'e-print server NetPrint o di PubMedCentral.

Mathematics and Physics Preprint and e-Print Servers è la pagina web predisposta sul sito del CERN e che raccoglie i server di ambito tecnico-scientifico e di economia ad oggi esistenti e che contengono documenti a testo pieno liberamente accessibili:

<http://library.cern.ch/derobbio/mathres/preprint.html>

Per il settore biomedico esiste una pagina analoga:

<http://www.math.unipd.it/~adr/database/e-printmed.htm>

Come già specificato altrove, sarà necessario procedere ad un'integrazione di tali contenitori differenti.

Da una parte il sistema gestionale provvederà con un meccanismo di Open URL ad accogliere le descrizioni delle risorse elettroniche in modo aperto connettendole ai relativi contenuti. La connessione di tipo open URL consente una gestione dei profili utenti e un'integrazione tra contenitori differenti.

Dall'altra parte il sistema gestionale provvederà, in modo automatico, a presentare visualizzazioni personalizzate per tipologia di utente, ma anche e soprattutto per sezioni disciplinari all'interno del portale e della mappa visuale.

Per definire il profilo e le caratteristiche della collezione di periodici della BEIC si è tenuto conto degli ordini di grandezza già individuati all’interno dello Stralcio sia per la collezione di periodici nel suo complesso (2750 testate) che per le varie sezioni in cui la collezione si articolerà (Emeroteca: 300 testate; Area dipartimentale Scienze e tecnologie: 600 testate; Area dipartimentale Scienze umane e sociali: 1100 testate; Area dipartimentale Arti e letterature: 750 testate), operando tuttavia una piccola ridistribuzione del numero di testate all'interno delle varie aree e aggiungendo, rispetto a quelle previste, una sezione dedicata a Biblioteconomia e scienze dell'informazione.

Le peculiarità della BEIC presentano problemi del tutto originali nel momento in cui ci si accinge a progettare le collezioni di periodici. Si è pensato a una raccolta che sia nel suo complesso omogenea, ma che sappia al tempo stesso adeguarsi all'articolazione della biblioteca in differenti aree logiche di servizio e in differenti aree disciplinari, assecondando la natura e le peculiarità di ciascuna di esse e tenendo conto delle diverse tipologie di utenza che si prevede di servire.

Tra le varie opzioni possibili, sono da subito apparse impraticabili sia la scelta massimalista, sia quella del giusto mezzo: da un lato, garantire a tutte le aree disciplinari un livello di copertura bibliografica tale da supportare l'attività di ricerca indipendente sarebbe stato, oltre che impossibile, estraneo alle finalità della BEIC; dall'altro, la scelta di un livello di copertura bibliografica medio, uguale per tutte le sezioni, sarebbe risultata inefficace, in quanto avrebbe trasformato la raccolta di periodici in una mera sequenza di titoli senza alcuna caratterizzazione e senza un filo conduttore.

Si è quindi optato, nel rispetto della ripartizione in aree dipartimentali prevista dal progetto, per l'individuazione di alcuni nuclei tematici fondamentali intorno ai quali costituire aggregati di pubblicazioni in qualche modo affini.

Tali nuclei dovranno costituire la struttura portante dell'intera raccolta; a partire da essi sarà possibile organizzare le collezioni dei singoli settori disciplinari dando vita a un insieme omogeneo.

I nuclei tematici attorno ai quali si sono organizzate le varie sezioni sono cinque:

• un nucleo artistico-letterario, incentrato su una ricca raccolta di periodici di letteratura, nel quale tutte le discipline siano adeguatamente rappresentate e tale da garantire un livello di poco inferiore, e in taluni casi pari, a quello di ricerca;
• un nucleo storico-filosofico, anch'esso estremamente ricco e tale da garantire un livello assai prossimo a quello di ricerca, che integra il nucleo precedente e al tempo stesso si collega su un altro versante all’area delle scienze sociali;
• un nucleo economico-giuridico, destinato a soddisfare esigenze sia di studio che di accesso a informazioni fattuali;
• un nucleo fisico-matematico, forzatamente meno ricco rispetto ai precedenti ma comunque assai significativo se si tiene conto di quali siano le tradizionali collezioni delle biblioteche pubbliche, che da un lato si collega ai nuclei precedenti sul versante dei periodici dedicati alla storia del pensiero scientifico e alla matematica applicata alle scienze economico-sociali, dall'altro ha il compito di integrare la raccolta delle discipline scientifiche meno riccamente rappresentate (ad esempio, ingegneria);
• infine, un nucleo biomedico, anch'esso assai al di sotto del livello di ricerca, ma in ogni caso tale da garantire un supporto agli studi di tipo universitario nonché la possibilità di studio e aggiornamento per i numerosi professionisti che operano in questo ambito disciplinare.

Attorno ai cinque nuclei sopra descritti, si è cercato di organizzare tutte le altre sezioni garantendo a ciascuna di esse una collezione di periodici che offra, come minimo, un livello di informazione di base avanzato, e possa quindi soddisfare non solo le esigenze di lettura informativa e ricreativa di un pubblico generico, ma anche le prime esigenze di studi universitari.

Alla luce di questa scelta, sarà quindi di fondamentale importanza non solo l’acquisizione di periodici specifici per ogni singola area disciplinare, ma anche la disponibilità di numerosi periodici interdisciplinari che costituiscano il trait d'union tra le varie sezioni.

Nel delineare i caratteri della raccolta di periodici, sono stati definiti il profilo e le caratteristiche di ogni singola area disciplinare sia dal punto di vista quantitativo che da quello qualitativo, indicando anche i criteri di massima su cui basare la decisione di attivare o non attivare l'abbonamento a ogni singola testata.

L'analisi si è quindi soffermata sui seguenti aspetti:

1. livello generale di copertura bibliografica delle aree dipartimentali e delle aree logiche di servizio
2. tipologia di utenza prevista per le singole aree disciplinari
3. livello generale di copertura bibliografica delle singole aree disciplinari, sulla base degli indicatori di profondità delle collezioni definiti nell'ambito di Conspectus (secondo la forma adottata dal WLN, già descritta in precedenza)
4. livello di copertura che si intende raggiungere, all'interno delle singole aree disciplinari, dal punto di vista delle annate arretrate possedute
5. percentuale di periodici italiani e di periodici esteri
6. tipo di supporto per le annate correnti e arretrate
7. numero di periodici da acquistare per ogni singola area disciplinare
8. prezzo medio dei periodici all'interno di ogni singola area disciplinare
9. fabbisogno previsto per ogni singola area disciplinare
10. possibili criteri per la selezione dei titoli

Si rendono necessarie a questo punto alcune altre osservazioni di carattere preliminare, che riguardano anche aspetti molto delicati, come quello del fabbisogno finanziario legato all’impianto e allo sviluppo della collezioni di periodici della BEIC:

• all'interno di ciascuna area disciplinare, la collezione di periodici dovrà integrarsi in maniera omogenea con gli altri tipi di pubblicazione. La decisione relativa al livello di copertura bibliografica comporta una serie di scelte che non possono riguardare i periodici isolatamente, ma che devono invece investire la biblioteca nel suo complesso; ciò significa che le proposte formulate all'interno del presente capitolo dovranno essere considerate nell'ambito della più generale definizione del profilo delle raccolte di ogni singola area disciplinare (cfr. in particolare quanto vine proposto per i dipartimenti all’interno del capitolo 8);
• i livelli di Conspectus indicati per ciascuna sezione sono da intendersi riferiti all'impegno corrente di acquisizione, e non alla consistenza iniziale delle raccolte;
• i livelli di Conspectus indicati per ciascuna area disciplinare sono da intendersi riferiti ai periodici ad essa specificamente dedicati; tuttavia, la collezione di periodici utili a supportare gli studi in ciascun ambito disciplinare si estende normalmente oltre i confini della singola disciplina, fino a comprendere numerose pubblicazioni afferenti ad ambiti disciplinari affini o comunque in qualche modo collegati. Pertanto, il richiamo che la biblioteca potrà esercitare sulle fasce di utenza che abbiamo previsto dovrà essere valutato anche alla luce della collezione complessivamente disponibile;
• la sempre maggiore diffusione delle pubblicazioni elettroniche sta determinando una vera e propria rivoluzione nel mondo dei periodici; ogni previsione, anche a medio termine, su quali saranno le caratteristiche, i costi e le possibilità di archiviazione dei prodotti disponibili in versione elettronica rischia di essere invalidata nel giro di pochi anni. Nel presente documento non si farà quindi riferimento a un particolare tipo di supporto elettronico (anche se parlando di periodici elettronici il pensiero corre immediatamente a quelli accessibili via web), ma alla necessità, in determinate circostanze e per determinate tipologie di materiale, di offrire all'utente le prestazioni che in generale caratterizzano le pubblicazioni elettroniche rispetto a quelle su carta. Al momento dell'effettivo avvio delle operazioni di acquisizione dei periodici sarà necessario verificare, con la collaborazione dell'esperto addetto alle risorse elettroniche, ciò che il mercato offre, in modo da operare scelte consapevoli, economicamente vantaggiose e in linea con lo sviluppo tecnologico;
• particolare attenzione dovrà essere prestata all'opportunità di acquistare i periodici in versione elettronica attraverso la partecipazione a consorzi, soprattutto nel caso in cui tale forma di acquisto garantisca la possibilità di accedere all’intera collezione (o a una parte significativa di essa) dei maggiori editori internazionali; la copertura tematica a 360 gradi che la BEIC intende offrire ai propri utenti rende infatti questa modalità di acquisto potenzialmente molto vantaggiosa, ferma restando la verifica dei costi e la soluzione dei problemi di archiviazione e di accesso perpetuo alle annate per cui si è pagato;
• la scelta del tipo di supporto delle pubblicazioni da acquistare dovrà tener conto anche dei criteri che la BEIC vorrà darsi circa la conservazione del materiale posseduto; occorrerà quindi riesaminare il presente documento dopo che tali criteri saranno stati definiti con precisione;
• vista la natura di reference library che la BEIC programmaticamente intende darsi, si prevede l’acquisto, per ogni area disciplinare, di bibliografie e/o abstract correnti; trattandosi di un’indicazione la cui validità è da considerarsi generale, essa non viene ripetuta nell’ambito della descrizione di ogni singola sezione;
• si è cercato di immaginare, per ogni area disciplinare, il tipo di utenza che ragionevolmente si può ritenere interessata alla collezione di periodici; sarà tuttavia necessario sottoporre a verifica questa previsione, in modo da raggiungere due diversi obiettivi: da un lato, calibrare lo sviluppo futuro delle raccolte sull'utenza reale della biblioteca; dall'altro, introdurre tutte quelle modifiche che si ritiene possano attrarre nuova utenza;
• è stata segnalata, all'interno di ogni singola area disciplinare, l'eventuale opportunità di acquistare annate arretrate di periodici correnti o addirittura intere collezioni di periodici ormai cessati. Preme tuttavia sottolineare, a livello generale e ferma restando la necessità di decidere caso per caso, come per i periodici che abbiano iniziato la pubblicazione da poco tempo (a titolo indicativo, negli ultimi cinque-dieci anni) e che non siano di uso effimero o comunque soggetti a rapido invecchiamento, possa essere utile far partire l'acquisto dal primo numero pubblicato, anziché dall'annata corrente;
• sempre in relazione all’acquisto di annate arretrate di periodici correnti, occorrerà prestare la massima attenzione, soprattutto in campo STM, alle possibilità di accesso in edizione elettronica offerte direttamente dall’editore (sia in virtù dell’abbonamento corrente che dietro apposito pagamento), oppure garantite attraverso appositi progetti di digitalizzazione (ad esempio, JSTOR). Un esempio assai significativo in tal senso è dato dall’archivio PROLA (Physical Review Online Archive), attraverso il quale l’American Physical Society intende rendere disponibile entro l’estate 2001 l’intera collezione di Physical Review a partire dalla prima annata (1893);
• il numero di periodici da acquistare all'interno di ogni area disciplinare, il loro prezzo medio e il conseguente fabbisogno complessivo di fondi devono essere considerati puramente indicativi dell'ordine di grandezza su cui si posizionerà la raccolta di ogni sezione, e andranno ridefiniti con cura al momento in cui si comincerà a prendere in considerazione la scelta dei singoli titoli: per fare un solo esempio, decidere di includere nella (o escludere dalla) collezione di fisica due soli titoli quali le sezioni A e B di Nuclear Physics significa determinare un aggravio (o un alleggerimento) del budget della relativa area disciplinare di 18260,9 dollari (poco meno di 40 milioni di lire al cambio attuale);
• la spesa prevista per ciascuna area disciplinare è riferita agli abbonamenti correnti; occorrerà quindi prevedere un’ulteriore quota di bilancio, sicuramente assai consistente, da destinare all’acquisto di annate arretrate o di periodici cessati, in particolare per le aree umanistica e artistico-letteraria;
• sarà necessario iniziare ad attivare gli abbonamenti almeno due/tre anni prima della data di apertura della biblioteca, in modo da offrire agli utenti una collezione che abbia già una certa consistenza.

Ci atteniamo, per questa descrizione introduttiva, all’articolazione in tre aree dipartimentali, dedicate rispettivamente a Scienze e tecnologie, Scienze umane e sociali, Arti e letterature.

Tuttavia l’individuazione di alcuni nuclei tematici fondamentali e la descrizione del profilo della raccolta fatta al livello di singola area disciplinare offrono la possibilità di aggregare le singole sezioni nel modo che si ritiene più opportuno, mantenendo inalterato il quadro complessivo della collezione di periodici.

La descrizione della collezione è preceduta da alcune considerazioni preliminari sull’utenza potenziale dei tre dipartimenti: tali riflessioni, proposte in questa sede perché qui per la prima volta si entra nel merito della struttura bibliografica delle aree dipartimentali, è da considerarsi valida anche come quadro di riferimento generale per la definizione delle collezioni di monografie.

Si ricorda, infatti, che i periodici (tranne i periodici d’informazione e i quotidiani, che saranno collocati in emeroteca) non verranno ospitati in un’apposita sezione, ma saranno integrati nei dipartimenti, per cui non avrebbe senso che le collezioni di monografie e le collezioni di riviste di ciascun dipartimento fossero progettate con criteri disomogenei.

A differenza della altre aree dipartimentali di cui si parlerà tra poco, per l'area Scienze e tecnologie si prevede un’utenza meno orientata in senso specialistico e più interessata a informazioni di carattere divulgativo e/o bibliografico. È infatti verosimile che gli studiosi delle discipline afferenti a questa area dipartimentale facciano riferimento, per soddisfare i propri bisogni informativi, alle biblioteche estremamente specializzate degli istituti di ricerca o delle università presso cui operano, e che quindi non ritengano di avvalersi della collezione di periodici della BEIC.

In ogni caso, per quanto le esigenze degli utenti possano variare in misura anche notevole a seconda delle varie discipline, è possibile individuare almeno quattro situazioni tipo:

• discipline che costituiscono materia di studio nelle scuole secondarie superiori (ad es., matematica, fisica, scienze naturali), per le quali si può prevedere un forte interesse da parte di insegnanti, studenti di scuola secondaria e studenti universitari;
• discipline (in particolare l’informatica) che hanno una crescente importanza pratica nella vita di tutti i giorni, per le quali si può prevedere un vasto interesse soprattutto a livello divulgativo, ma con frequenti puntate verso un livello più specialistico;
• discipline legate non solo all’attività di ricerca e di insegnamento accademico, ma anche ad attività professionali estremamente diffuse (ad es., medicina, ingegneria), per le quali si può prevedere un forte interesse (orientato verso pubblicazioni di elevato livello scientifico o di alta divulgazione) da parte dei professionisti che intendano aggiornare il proprio bagaglio di conoscenze;
• discipline che possono essere oggetto di curiosità generica da parte di un pubblico non specialistico (ad es., biologia, zoologia ecc.), per le quali la biblioteca dovrà garantire una ricca collezione di periodici divulgativi o a carattere generale.

Particolare riguardo andrà riservato a quei periodici che, pur conservando un livello scientifico altissimo, non focalizzano la propria attenzione su un’unica disciplina (ad es., Nature, Science ecc.): tali periodici rappresentano uno strumento di fondamentale importanza non solo per gli studiosi, ma anche per chi si occupa più in generale di informazione scientifica (ad es., giornalisti).

L’area disciplinare Scienze e tecnologie vedrà necessariamente una preponderanza di periodici stranieri, in particolare in lingua inglese; sarà quindi l’area meno legata all’ambito locale, nella quale il costo medio degli abbonamenti risulterà il più elevato, e nella quale maggiormente si potrà far ricorso a periodici su supporto elettronico.

Dato il rapido invecchiamento cui sono normalmente soggette le pubblicazioni scientifiche, all'interno dell'area sarà normalmente evitato l'acquisto di annate arretrate di periodici, con l'eccezione di quelli dedicati alla storia della scienza o che per la loro importanza siano col tempo divenuti essi stessi oggetto di studio da parte degli storici della scienza e fatta salva la possibilità di accesso (a prezzi contenuti) in versione elettronica.

Le singole decisioni di acquisto relative ai periodici afferenti a questa area dovranno tener conto dei seguenti elementi:

• Contenuto

• coerenza con la mission della biblioteca, in relazione all'utenza che si intende servire;
• tipo di approccio alla materia: saranno da privilegiare, procedendo dal basso verso l'alto nella scala di valori di Conspectus, dapprima i periodici divulgativi, quindi quelli generali, infine quelli specialistici;
• interdisciplinarità;
• attenzione a nuovi filoni di studio nell'ambito della disciplina;
• presenza di indici e abstract;

• Qualità

• inclusione del periodico nelle bibliografie correnti e/o in eventuali core lists relative alla disciplina;
• impact factor;
• presenza del periodico in biblioteche specializzate;
• reputazione dell'editore;
• reputazione del direttore responsabile;
• anni di vita del periodico;

• Opportunità
• presenza/assenza sul territorio
• supporti disponibili
• costo

L'area dipartimentale Scienze umane e sociali si rivolge nel suo complesso a tutti i tipi di utenza individuati (illustrati più avanti in un’apposita legenda), anche se con alcune differenza tra le singole discipline, e si propone di soddisfare bisogni informativi molto diversi tra loro.

La raccolta di periodici dovrà contribuire al soddisfacimento di questi bisogni, collegando in un insieme omogeneo richieste generiche di informazioni o di documenti, esigenze di approfondimento degli studi da parte di studenti della scuola secondaria, esigenze di aggiornamento e di preparazione dei corsi di insegnamento da parte dei docenti della scuola secondaria, esigenze di supporto agli studi di livello universitario e, in misura minore, di supporto alla ricerca, esigenze infine di accesso a informazioni di tipo fattuale da parte di un'utenza legata al mondo delle professioni, delle aziende, degli affari e della finanza, interessata a ricavare dati e notizie immediatamente spendibili nelle proprie attività.

All'interno dell'area, possiamo distinguere due tipologie fondamentali di periodici, che offrono un panorama complessivo estremamente ricco e variegato, sia per quanto riguarda la produzione italiana che estera:

1. periodici contenenti informazioni fattuali (dati, statistiche, elenchi di prodotti, normative, indagini di mercato ecc.)
2. e periodici contenenti testi

anche se la separazione tra le due tipologie non è sempre nettamente marcata.

Nei campi dell'economia e del commercio occorrerà prestare particolare attenzione ai periodici del primo tipo: si tratta infatti di pubblicazioni che possono attrarre un'utenza nuova, costituita da professionisti e imprenditori, interessata più al reperimento di informazioni concrete che allo sviluppo teorico delle discipline, e quindi solitamente poco attratta dai normali servizi offerti dalle biblioteche di pubblica lettura o dalle biblioteche specialistiche.

Sarà pertanto necessario porre la massima cura per assicurare alla BEIC tutta quella gamma di periodici pubblicati da associazioni di imprenditori, camere di commercio, associazioni sindacali, e più in generale di periodici di categoria, che spesso si collocano al confine tra la pubblicazione ufficiale e la letteratura grigia e che potranno contribuire ad alimentare il servizio di business information.

Questa attenzione verso il mondo produttivo e imprenditoriale non significa tuttavia che debbano essere trascurati gli sviluppi teorici delle aree disciplinari che afferiscono all'area dipartimentale Scienze umane e sociali, così come non vanno trascurati, laddove la materia lo consenta, gli aspetti divulgativi. La collezione di periodici dovrà quindi svilupparsi attorno a un nucleo solido di periodici generali, che garantiscano agli utenti un quadro complessivo chiaro e accurato delle singole aree disciplinari, a cui si affiancherà, in misura diversa a seconda delle varie discipline, un numero rilevante di periodici specialistici.

Particolare attenzione andrà prestata ai periodici a carattere interdisciplinare che funzionano da raccordo tra una disciplina e l'altra e che per loro natura più difficilmente trovano spazio nelle raccolte delle biblioteche specialistiche.

Alcune delle aree disciplinari afferenti all'area dipartimentale Scienze umane e sociali (in particolare economia, commercio, storia) dovranno infine garantire una copertura approfondita sia per quanto riguarda gli aspetti relativi alla realtà locale milanese e lombarda, sia per quanto riguarda gli aspetti relativi alla comunità europea.

Per tutte le aree disciplinari occorrerà garantire una ricca presenza di periodici contenenti abstract e bibliografie, preferibilmente in versione elettronica.

Le singole decisioni di acquisto relative ai periodici afferenti a questa area dovranno tener conto dei seguenti elementi:

• Contenuto

• coerenza con la mission della biblioteca, in relazione all'utenza che si intende servire;
• tipo di approccio alla materia: saranno da privilegiare, procedendo dal basso verso l'alto nella scala di valori di Conspectus, dapprima i periodici divulgativi, quindi quelli generali, infine quelli specialistici;
• interdisciplinarità;
• attenzione a nuovi filoni di studio nell'ambito della disciplina;
• presenza di indici e abstract;

• presenza di una sezione di recensioni, in particolare per i periodici umanistici;

• presenza di informazioni fattuali, in particolare per i periodici di economia e commercio;
• attenzione alla realtà locale;

• Qualità

• inclusione del periodico nelle bibliografie correnti e/o in eventuali core lists relative alla disciplina;
• presenza del periodico in biblioteche specializzate;
• reputazione dell'editore;
• reputazione del direttore responsabile;
• anni di vita del periodico;

• Opportunità
• presenza/assenza sul territorio
• supporti disponibili
• costo

Anche l'area dipartimentale Arti e letterature si rivolge potenzialmente a tutti i tipi di utenza individuati, in quanto le discipline in essa rappresentate possono essere oggetto di interesse, a vario livello, da parte di chiunque. Si tratta probabilmente dell’area dipartimentale all’interno della quale si richiede il maggiore equilibrio complessivo tra pubblicazioni di tipo divulgativo e pubblicazioni specialistiche.

Occorre rilevare che quasi tutte le discipline rappresentate nell’area sono materia di studio per gli studenti delle scuole secondarie superiori; particolare attenzione andrà dunque dedicata ai periodici orientati verso la didattica, o che comunque possano rivelarsi utili da questo punto di vista, in modo da fornire a docenti e studenti gli strumenti necessari all’approfondimento degli studi, privilegiando, laddove possibile, le pubblicazioni che per le loro caratteristiche possano garantire un maggiore appeal nei confronti di questa fascia di utenza (si tratta, per inciso, di un aspetto del profilo della raccolta che dovrebbe essere adeguatamente pubblicizzato presso le scuole).

Si prevede tuttavia che l’area dipartimentale Arti e letterature possa essere frequentata in maniera massiccia anche dagli specialisti delle varie discipline. Dato che nei confronti di questo tipo di utenza, tradizionalmente molto attenta a quanto offerto dalle biblioteche, la visibilità della BEIC non può essere garantita dall’abbondanza di fondi antichi, occorrerà puntare su una raccolta particolarmente ricca di periodici correnti, sull’approfondimento tendenzialmente esaustivo delle discipline "di confine" o dei settori nuovi all’interno delle varie discipline e su una abbondante dotazione di strumenti bibliografici.

Tutto questo non significa però che la raccolta non debba dotarsi, nei limiti del possibile, anche dei numerosi periodici, ormai cessati da tempo, che hanno avuto un’influenza decisiva sulla storia della nostra cultura (si pensi, per esempio, ai periodici letterari fioriti in Italia nella prima metà del '900), così come sarà utile, per molti dei periodici correnti, far partire la collezione dal primo numero pubblicato.

Anche nel caso dell'area dipartimentale Arti e letterature la raccolta di periodici deve proporsi come fondamentale punto di riferimento per quelle discipline che meglio rappresentano la tradizione culturale milanese e lombarda; in particolare la sezione Musica e spettacoli dovrà offrire un panorama molto ricco della produzione periodica a livello sia nazionale che internazionale e garantire una conoscenza approfondita delle tendenze e degli studi più recenti.

La raccolta dei periodici di Arti e letterature dovrà infine garantire, sia pure nell’ambito di una predominante attenzione alle varie culture europee e più in generale "occidentali", anche una informazione di base relativa alla produzione letteraria e artistica delle culture extraeuropee maggiormente rappresentate tra la popolazione del comprensorio milanese.

Le singole decisioni di acquisto relative ai periodici afferenti a questa area dovranno tener conto dei seguenti elementi:

• Contenuto

• coerenza con la mission della biblioteca, in relazione all'utenza che si intende servire;
• tipo di approccio alla materia: saranno da privilegiare, procedendo dal basso verso l'alto nella scala di valori di Conspectus, dapprima i periodici divulgativi, quindi quelli generali, infine quelli specialistici;
• interdisciplinarità;
• attenzione a nuovi filoni di studio nell'ambito della disciplina;
• presenza di indici e abstract;

• presenza di una sezione di recensioni;

• attenzione alla realtà locale;

• Qualità

• inclusione del periodico nelle bibliografie correnti e/o in eventuali core lists relative alla disciplina;
• presenza del periodico in biblioteche specializzate;
• reputazione dell'editore;
• reputazione del direttore responsabile;
• anni di vita del periodico;

• Opportunità
• presenza/assenza sul territorio
• supporti disponibili
• costo

Per l'emeroteca si può prevedere un'utenza estremamente variegata, che va dallo studente allo studioso, dal professionista all'utente generico. I bisogni informativi da soddisfare all'interno di questa sezione possono essere i più disparati, ma sono raggruppabili in due grandi categorie: attualità (politica, economia, cultura, cronaca ecc.) e tempo libero (hobby, sport, viaggi ecc.).

Nell'emeroteca possono inoltre essere inserite pubblicazioni divulgative che rispondano prevalentemente a bisogni informativi correnti o effimeri, e che per questo motivo potrebbero non trovare posto nell'area disciplinare di riferimento.

Possono invece essere escluse dall'emeroteca alcune pubblicazioni che, pur rientrando in una delle due categorie sopra indicate (attualità e tempo libero), trovano una più utile collocazione in altre sezioni della biblioteca (ad esempio, le pubblicazioni specificamente rivolte ai ragazzi, più utili in un spazio giovani a sé stante).

L'emeroteca si propone di rispondere in maniera tendenzialmente esaustiva ai bisogni informativi degli utenti per quanto riguarda l'attualità; in essa troveranno quindi posto tutti i quotidiani nazionali italiani, i principali quotidiani locali di ambito lombardo, alcuni quotidiani locali delle altre regioni italiane e i maggiori quotidiani esteri, in particolare (ma non solo) in lingua inglese, francese, tedesca e spagnola (da considerare anche i quotidiani dei paesi di origine dei nuclei più consistenti di immigrati).

Analogo discorso vale per i settimanali e più in generale per i periodici che si occupano di politica, economia e attualità, mentre per i rotocalchi che focalizzano la propria attenzione unicamente su gossip e mondo dello spettacolo la scelta potrà essere meno ampia.

Sarà cura della biblioteca offrire non solo una vasta scelta delle più importanti pubblicazioni dei paesi europei, ma anche alcune delle principali pubblicazioni relative alle culture extraeuropee che siano significativamente rappresentate tra la popolazione del comprensorio milanese.

Per quanto riguarda i periodici per il tempo libero, si sono individuati alcuni argomenti di particolare rilievo, per i quali la copertura bibliografica dovrà comprendere le principali pubblicazioni in lingua italiana e alcune delle più importanti in lingua straniera.

In generale, si prevede di acquistare le pubblicazioni correnti destinate all’emeroteca su supporto cartaceo, riservando eventualmente alle pubblicazioni elettroniche il compito di integrare la collezione, ma non quello di sostituire i periodici tradizionali.

7.6. Descrizione delle collezioni di periodici per aree disciplinari

Al di là dell’aggregazione nei dipartimenti, è necessario definire il profilo delle collezioni per specifiche aree disciplinari.

Le schede che seguono sono relative alle seguenti aree:

Filosofia

Religione

Geografia

Storia antica

Storia generale d'Europa e degli altri continenti

Sociologia e antropologia

Scienza politica

Economia

Commercio, comunicazione e trasporti

Management

Diritto

Amministrazione pubblica

Servizi sociali

Istruzione

Usi e costumi, folklore

Economia domestica e vita familiare

Arti figurative, arti grafiche e fotografia

Musica

Spettacoli

Lingue e letterature classiche

Linguistica

Letteratura

Informatica

Matematica

Astronomia

Fisica

Chimica

Scienze della terra

Scienze della vita

Botanica

Zoologia

Medicina

Psicologia e psicanalisi

Agricoltura e veterinaria

Ingegneria

Urbanistica e architettura

Oltre ai codici Conspectus, nella forma adottata dal WLN e che si è deciso di utilizzare anche per il presente progetto, le griglie descrittive delle varie aree disciplinari fanno riferimento anche a un codice che si propone di indicare le tipologie di utenza previste per ciascun ambito. Pertanto, le schede riporteranno un codice per l’utenza, uno per il livello di profondità della copertura bibliografica, e uno per la lingua delle raccolte.

L’elenco completo dei codici utilizzati è il seguente:

• Utenza

• A = affari
• G = generica
• H = orientamento storico / letterario
• I = orientamento artistico / multimediale
• J = orientamento tecnico / scientifico
• P = professionisti
• R = ragazzi
• S = studiosi
• U = studenti universitari

• Copertura bibliografica

• NA = not assessed
• 0 = fuori tema
• 1 = livello minimo d'informazione
• 1a = livello d'informazione minimo, copertura diseguale
• 1b = livello d'informazione minimo, copertura focalizzata
• 2 = livello d'informazione di base
• 2a = livello d'informazione di base, introduttivo
• 2b = livello d'informazione di base, avanzato
• 3 = studio o supporto didattico
• 3a = livello di studio o di supporto didattico di base
• 3b = livello di studio o di supporto didattico intermedio
• 3c = livello di studio o di supporto didattico avanzato
• 4 = livello di ricerca
• 5 = livello comprensivo

• Lingua

• P = Principale. Prevale nella collezione la lingua principale del paese. Materiali in altre lingue sono poco o niente affatto presenti
• S = Selettivo. La collezione comprende materiali selezionati in altre lingue, in aggiunta a quelli nella lingua principale
• A = Ampio. È rappresentata un'ampia selezione di lingue
• X = Lingua diversa da P. Il materiale è per la maggior parte in una lingua diversa da quella principale della biblioteca e del paese

Seguono le 37 schede descrittive relative alle aree disciplinari sopra indicate.